Büroalltag in Österreich - Angestellte sprechen Klartext! 25 Tipps von Canon, die den Büroalltag erleichtern

WIEN, 12. Oktober 2016 – Ineffiziente Arbeitsabläufe, unzuverlässige Bürotechnik und Datenlecks: Laut einer Marketagent-Umfrage in Auftrag von Canon Austria sind Österreichs Büroangestellte tagtäglich mit einer beachtlichen Fülle an Störfaktoren konfrontiert. Der Umfrage nach regt sich mehr als die Hälfte der Angestellten über nicht funktionierende Technik auf. „Vom großen bis hin zum kleinen Ärgernis - jeder Störfaktor beeinflusst unsere Zufriedenheit und Produktivität“, kommentiert Peter Saak, Geschäftsführer von Canon Austria.

Canon Austria präsentiert die Ergebnisse einer aktuellen Marketagent-Umfrage unter Österreichs Büroangestellten. Ärgernisse, sowohl technischer als auch menschlicher Natur, beeinflussen demnach den Arbeitsalltag. Darunter leiden nicht nur die Nerven, sondern auch die Produktivität.

Canon_STOPP_Bild_1.jpgCanon sagt "STOPP" zu den Ärgernissen im Büroalltag
und gibt Tipps, die den Arbeitsalltag erleichtern:
http://www.canon.at/STOPP
(Foto: © Canon Austria)

Genervt von überflüssigen Arbeitsabläufen und Routinetätigkeiten
Zu einem gesunden Unternehmen gehören effiziente Arbeitsabläufe. Hier gibt es das größte Optimierungspotential. So fühlen sich 90 Prozent der Befragten durch administrative Tätigkeiten von der Arbeit abgehalten und 60 Prozent geben an, Zeit mit der Suche nach Dokumenten zu verschwenden. Intelligente Dokumentenmanagement-Systeme von Canon bilden firmeninterne Prozesse in ihrem Optimalzustand ab. Einmal eingerichtet, werden bereits beim Einscannen die Dokumente interpretiert, beschlagwortet und richtig zugeordnet. Arbeitsabläufe werden automatisch gestartet und Termine für die Bearbeitung gesetzt. Dies führt zu einer höheren Effizienz im gesamten Unternehmen, zur rascheren Kommunikation mit Kunden oder Klienten und zur Vermeidung von „liegengebliebenen“ Akten. Diese Form der Automatisierung befreit Mitarbeiter von Routinearbeiten und schafft Zeit für unternehmensrelevante Aufgaben.

„Neben überflüssigen Terminen werden administrative Tätigkeiten als größte Last empfunden. Wichtige Arbeitsstunden gehen verloren, ohne etwas Sinnvolles geleistet zu haben. Intelligente Dokumentenmanagementsysteme helfen dabei, wertvolle Zeit zu sparen“, weiß Saak.

Sicher ist sicher – Datensicherheit ohne Kompromisse
Informationen und Daten sind das Kapital eines jeden Unternehmens. Diese gehören optimal geschützt. In der Praxis beklagt aber knapp ein Drittel der Befragten die Sicherheitsstandards in Unternehmen. „Jeder Umgang mit Informationen, egal ob in Papierform oder digital, erfordert höchste Datensicherheit. Eine Voraussetzung ist, dass Bürosysteme mit den aktuellsten Sicherheits-Funktionen ausgestattet sind“, erklärt Saak.

Sind Serversysteme meist gut geschützt, so stellen die Schnittstellen von Papier zu digital die größeren Schwachstellen dar. Kaum jemand macht sich Gedanken über die Datensicherheit von nicht abgeholten Dokumenten am Drucker. So hat bereits jeder Zehnte Büroangestellte „pikante“ Dokumente eines Kollegen, die im Ausgabefach des Druckers vergessen wurden, zu Gesicht bekommen.

Canon bietet, je nach Sicherheitsbewusstsein des Unternehmens, eine Vielzahl von Möglichkeiten an: Ob von der Authentifizierung am System, über die Festplattenverschlüsselung, die automatische Mehrfachdatenlöschung jedes Kopier- oder Druckauftrags bis hin zum Outputmanagementsystem, das Mitarbeitern erlaubt, ihre Dokumente immer dort zu drucken, wo sie sich gerade befinden. Egal wo sie sind - ihre Dokumente folgen ihnen.

„Sicherheit in der Bürokommunikation steht für unser Unternehmen an oberster Stelle. Canon hat sein Angebot an Sicherheitsfeatures für seine Multifunktionssysteme stetig ausgeweitet und setzt höchste Standards entsprechend dem steigenden Sicherheitsbewusstsein und der Notwendigkeit, sensible Unternehmensdaten zu schützen. Daher haben die neuesten Canon imageRUNNER ADVANCE Modelle standardmäßig nicht nur eine Initialisierungsfunktion integriert, die Festplattendaten sowie kundenspezifische Einstellungen überschreibt. Darüber hinaus sind die Software-Kits HDD Data Erase und HDD Data Encryption standardmäßig im Lieferumfang beinhaltet, die Druckbilddaten überschreiben, löschen und zusätzlich verschlüsseln“, ergänzt Saak.

Büroklima und Umwelt
In vielen Führungsetagen besteht Nachholbedarf, um das Büroklima für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter angenehmer zu gestalten. So fühlen sich 59% der Befragten durch Lärm am Arbeitsplatz gestört. Ein Teil dieses Lärms ließe sich sehr einfach vermeiden. Die Kombination aus Canon Hard- und Softwaresystemen minimiert einige Ärgernisse des Büroalltags: Energiesparsame und geräuscharme Hardware mit benutzer-individuellen Displays und Softwaresysteme sowie Dokumentensysteme, die die automatisierte Ablage vereinfachen und gleichzeitig die täglichen Suchzeiten auf einen Bruchteil reduzieren, schonen die Umwelt, die Nerven der Mitarbeiter und machen Unternehmen effizienter.

Qualität und Zuverlässigkeit
Egal, ob streikende Drucker, Streifen in den Kopien oder fehlende Verbrauchsmaterialien: 55% der Befragten wollten ihren Computer oder Drucker schon einmal aus dem Fenster werfen.

Damit es nicht soweit kommt, unterstützt Canon sowohl IT Abteilungen als auch User mit einem automatischen Fehler- und Verbrauchsmaterialmeldesystem. Canon Techniker tauschen Verschleißteile bei Geräten schon aus, bevor beim Kunden überhaupt eine Störung aufgetreten ist. Drucker und Kopierer bemerken noch vor ihren Anwendern, dass z.B. der Toner ausgeht und melden dies selbständig an Canon. Je nach Lagerstand beim Kunden werden die benötigten Verbrauchsmaterialien automatisiert an den richtigen Standort geliefert.

STOPP: 25 Tipps, die den Arbeitsalltag erleichtern & Canon Business Days
Mehr als 1.700 Stunden verbringen Büroangestellte pro Jahr an ihrem Arbeitsplatz. Die Ergebnisse der Studie über die Ärgernisse der Österreicherinnen und Österreicher im Büroalltag zeigen, dass unnötige Arbeitsschritte, nicht funktionierende Technik und einige andere Störfaktoren vom effizienten Arbeiten abhalten. Canon möchte Unternehmen dabei helfen, dies zu ändern, damit sie sich auf ihre Kernprozesse konzentrieren können. Harmonie und eine gut funktionierende Bürokommunikation sind dabei das A und O. Daher hat Canon 25 Tipps zusammengestellt, die das Büroklima verbessern und den Arbeitsalltag erleichtern.

Unter www.canon.at/STOPP können sich Büroangestellte, Geschäftsführer und alle, die sich beim Arbeiten weniger ärgern möchten, informieren, wie sie selber zu einem besseren Büroklima beitragen können und wie Canon sie dabei unterstützen kann. Im Rahmen der Canon Business Days können sie sich gleich live davon überzeugen: In den Canon Schauräumen in Graz, Salzburg, Linz und Wien zeigt Canon in vier Themenbereichen alles über modernes Arbeiten in Büro- und Produktionsumgebung.

Weitere Informationen und die Möglichkeit zur Anmeldung zu den Canon Business Days unter www.canon.at/STOPP.

Die Studie
Im Auftrag von Canon Austria hat das Meinungsforschungsinstitut Marketagent.com eine Umfrage unter Österreichs Büroangestellten durchgeführt. 506 Personen haben daran teilgenommen. Näher betrachtet wurden die Themenfelder „Büroklima und Umwelt“, „Effizienz der Arbeitsabläufe“, „Sicherheit“ sowie „Qualität und Zuverlässigkeit der technischen Infrastruktur“.

Änderungen und Irrtümer vorbehalten, Stand: Oktober 2016

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25 Tipps von Canon [PDF, 488 KB]
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