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Den Finanzchef zum Steuermann machen

  • Gepostet vor 3 Jahren
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Ob Mode oder Smartphones – Kunden hatte noch nie eine so breite Auswahl. Einzigartigkeit und Individualismus sind daher Begriffe, die jeder im Munde führt. Doch zusammen mit den immer kürzer werdenden Produktzyklen liegt genau hier das Kernproblem, das allen Herstellern Kopfzerbrechen bereitet. Es muss sichergestellt sein, dass stets neue Produkte innerhalb eines festen Zeitplans entwickelt, getestet und auf den Markt gebracht werden – einschließlich "Beiwerk" wie Betriebsanleitungen, Schulungs- und Werbematerialien, die zur Verfügung stehen müssen.


Innerhalb dieses Geflechts ist das Hauptaugenmerk des Finanzchefs natürlicherweise auf die monetären Aspekte gerichtet. Dabei wird die operative Seite gern übersehen. Auch wenn das Tagesgeschäft heute in den Händen von Abteilungsleitern und Managern gut aufgehoben ist, können es sich Finanzchefs nicht leisten, sich ganz herauszuhalten. Das liegt zum einen an den operativen Problemen, die mit der Steuerung von Geldflüssen verbunden sind. Zum anderen ist der Finanzchef als Zahlenmensch prädestiniert dafür, Erlöse zu maximieren und Kosten zu senken.
Ein gutes Beispiel hierfür kommt aus der verarbeitenden Industrie: die Produktinformationen – von den Datenblättern bis zum Benutzerhandbuch.


Die schon erwähnten kurzen Produktzyklen und die ständigen Produktanpassungen sorgen bei der notwendigen Dokumentation für immense Probleme. Von der simplen Bedienungsanleitung bis zum umfangreichen Trainingshandbuch für eine neue Software müssen die begleitenden Daten bei allen Produktvarianten angepasst werden. Das ist teuer und hat wirtschaftliche Konsequenzen. Zeitverzögerungen bei der Herstellung der Dokumentation können dazu führen, dass Liefertermine platzen, was wiederum Auswirkungen auf den Cashflow und die Einnahmen hat.


Ein Finanzchef, der diese Abläufe effizient handhabt, kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Er sollte dafür sorgen, dass durch ein konformes Informationsmanagement diese scheinbar peripheren Bereiche in ihrer tatsächlichen finanziellen Bedeutung für das Unternehmen wahrgenommen werden. Das Informations- und Dokumentenmanagement eines Unternehmens stellt 15 Prozent der Gesamtausgaben eines Unternehmens dar. Also ist die Kostensteuerung in diesem Bereich eine Kernaufgabe.

Viele Hersteller setzen zwecks Kostensenkung bei der Produktion auf "just in time". Doch in puncto Produktinformationsprozesse hat sich dieses Prinzip in vielen Firmen noch nicht durchgesetzt. Anstatt Berge von Bedienungsanleitungen einzulagern oder zahllose Übersetzungen von Handbüchern für kleine Marktsegmente zu produzieren, könnte die Dokumentation punktgenau dann aktiv werden, wenn sie vom Endkunden oder einem Vertreter in der Zulieferkette benötigt wird. Dies führt zu Einsparungen bei Papier, Druckkosten, Übersetzungen, Lagerung und Versand.

Eine weitere Möglichkeit Kosten zu sparen besteht darin, den Mitarbeitern stets aktuelle Produktinformationen an die Hand zu geben. Untersuchungen haben ergeben, dass dadurch das Nachfragen bei Servicetechnikern um bis zu 90 % verringert werden kann. Das bestätigt wieder mal, dass die richtige Information beim richtigen Mitarbeiter die Effizienz erhöht. Ein anderes Beispiel: Die frühzeitige Veröffentlichung von Schulungsmaterial bedeutet, dass Mitarbeiter bereits zur Markteinführung auf mögliche Probleme adäquat reagieren können – was ein Wettbewerbsvorteil ist.


Neben den möglichen Kosteneinsparungen gibt es auch Chancen auf Erlöse, die in diesem Bereich generiert werden können. Nehmen wir als Beispiel den Markt für recycelte Düsentriebwerke. Hier gibt es einen After-Sales-Markt für Dokumentation, wobei Ersatzteil-Handbücher mit einem Aufschlag vertrieben werden können.  Nur ein Finanzchef, der sich dieser nebensächlich erscheinenden Möglichkeiten bewusst ist, kann Umsätze daraus realisieren. So werden aus eigentlichen Kostentreibern – wie Produktinformationen – neue Einnahmequellen.


Auf den ersten Blick fallen all diese Punkte in den Aufgabenbereich eines Abteilungsleiters oder Managers. Jedoch bedeutet die Umsetzung solcher Pläne immer auch Investitionen. Ein verantwortungsbewusster Finanzchef erkennt in der Zusammenarbeit mit den jeweiligen Abteilungen, wo Gewinnerwartungen Ausgaben rechtfertigen – und handelt entsprechend.


Allgemein ausgedrückt sollten Finanzvorstände sich bewusst sein, dass ihre Position – außerhalb des Tagesgeschäfts, jedoch mit einem Blick für das, was unterm Strich übrig bleibt – ideal ist, um Ineffizienzen zu entdecken und Chancen zu nutzen.