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Schluss mit dem Papierkrieg!

  • Gepostet vor 1 Jahr
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Sie können sich noch so anstrengen aber Ihre To-do-Liste wird einfach nicht kürzer? Damit sind Sie nicht allein. Jüngste Untersuchungen durch ICM im Auftrag von Canon Europe sehen in zunehmendem Papierkrieg und ausufernder Bürokratie die größten Zeitfresser für die Besitzer kleiner und mittlerer Unternehmen.

Mittlerweile verbringt schon jeder fünfte Entscheidungsträger die meiste Zeit mit Verwaltungsaufgaben. Darüber hinaus geben europaweit 31 Prozent von ihnen an, dass Papierkram und Verwaltung die Hauptherausforderungen für ihr Geschäft darstellen.

Mehr als ein Drittel wünscht sich mehr Zeit für die Geschäftsentwicklung. Dass ein Fünftel der Entscheidungsträger den größten Teil seiner Zeit mit Verwaltungsaufgaben zubringt, kann dann nicht mehr überraschen.

Hohe Produktivität ist mit begrenzten Mitteln und kleiner Belegschaft nur schwer zu erreichen, und so kämpfen manche Unternehmer ständig gegen eine nicht enden wollende Papierflut an.

Auch wenn die Verwaltungsaufgaben auf der Prioritätenliste weit unten stehen, sollte man ihnen mit diesem Vier-Punkte-Programm begegnen:

1. Probleme und Schwachstellen erkennen und beseitigen
2. Nach entsprechenden Alternativen suchen
3. Geeignete Lösungen erwerben und einführen
4. Den Erfolg der Maßnahmen bewerten und weitere Probleme angehen

Dabei ist wichtig, dass jedes Unternehmen seine eigenen Schwachstellen herausfindet und die zur Beseitigung am besten geeignete Informationsmanagement-Lösung auswählt.

Für manche kann die richtige Lösung auch Outsourcing bedeuten. Französische Geschäftsinhaber lagern am häufigsten ihre IT aus (35 Prozent) – und sind zufrieden damit. Zwei Drittel geben an, dass ihr Zeitaufwand für IT genau richtig ist.

Gerade bei kleinen Unternehmen und Start-Ups ohne zentralisierten IT Systemen zeigt sich, dass je früher Dokumente in digitale Information umgewandelt werden, desto schneller, kosteneffizienter und genauer werden ihre Prozesse. Deshalb kann die Einführung eines leistungsfähigen Informationsmanagements die richtige Maßnahme zur Effizenzsteigerung darstellen. Damit können sie beispielsweise Dokumente und Daten aus unterschiedlichen Quellen digitalisieren und speichern, sogar von unterwegs.

Zu oft ist eine ausufernde Verwaltung und zu viel Papierkram der Grund dafür, dass zu wenig Zeit für umsatzsteigernde Maßnahmen bleibt und eine höhere Produktivität verhindert wird.

Durch einen besseren Informationsfluss können sich Unternehmer und ihre Mitarbeiter auf die beiden Punkte konzentrieren, auf die es wirklich ankommt, wenn man erfolgreich sein möchte: Kundenservice und Unternehmenswachstum. Denn nach wie vor gilt: Ein zufriedener Kunde ist ein treuer Kunde.