BUSINESS BYTES

Warum Abläufe so wichtig sind

  • Gepostet vor 3 Jahren
  • 2 Minuten Lesezeit

Wie oft geraten Sie ins Grübeln, wenn Sie nach dem Speicherort eines Dokuments gefragt werden? Wie oft mussten Sie schon einen Termin verschieben, weil Sie einen bestimmten Ordner nicht finden konnten?


Wir alle kennen das. Das Problem tritt vor allem dann gehäuft auf, wenn Mitarbeiter dieselben Dateien bearbeiten. Fast drei Viertel der Mitarbeiter geben an, dass ihr Unternehmen über zentrale Systeme für die Speicherung von Dateien verfügt. Deshalb ist es nicht ein Problem der Infrastruktur.


Es liegt daran, dass stolze 41 Prozent der Mitarbeiter ihre Dokumente auf einem privaten Laufwerk speichern. Menschen neigen dazu, sich einen Ablauf zu schaffen, der Ihnen passt – das ist nicht immer das, was Ihrem Unternehmen passt. Häufig sind sich die Mitarbeiter nicht einmal der Folgen ihres Tuns bewusst.


Das bedeutet aber nicht, dass man nichts ändern kann. Die beste Lösung für dieses Problem ist die Einführung standardisierter Abläufe durch die Verantwortlichen. So simpel es auch klingen mag, diese Änderung sollte für Sie Priorität haben, denn über die Hälfte der Unternehmen verfügen über keine einheitlichen, klaren Prozesse.


Die Einführung neuer Systeme ist schön und gut. Doch wenn die Mitarbeiter nicht darüber informiert und mit den entsprechenden Richtlinien ausgestattet werden, wird es immer wieder zu gefährlichen Redundanzen kommen. Auf der anderen Seite führt es dazu, dass die Mitarbeiter ihr Vertrauen in das Unternehmen und seine Fähigkeit zum Speichern und Abrufen von Dokumenten verlieren und es als unorganisiert und ineffizient wahrnehmen. Hier liegt auch der Grund dafür, dass sie ihre eigenen Geräte verwenden.


Nicht nur die Mitarbeiter leiden unter diesem Mangel an klaren Abläufen, sondern es hat auch einen direkten Einfluss auf die Rentabilität und Produktivität. Immerhin beträgt die durchschnittliche Zeit, die täglich durch das Suchen nach Dokumenten vergeudet wird, 25 Minuten. Es ist erschreckend, wenn man den entsprechenden Geldwert bedenkt.


Letzten Endes müssen die IT-Verantwortlichen Schritte unternehmen, um das Vertrauen der Mitarbeiter wiederzugewinnen. Sie müssen Verantwortung übernehmen und unternehmensweite Prozesse erarbeiten, festlegen und umsetzen, die die Produktivität steigern und das Vertrauen in die Systeme des Unternehmens neu aufbauen. Sobald diese Abläufe greifen, werden Sie überrascht sein, was alles mit diesen zusätzlichen 25 Minuten erreicht werden kann.