INSIGHTS

Das Automatisierungs-Dilemma

Warum arbeiten so wenige Druckdienstleister automatisiert?

automation

Die Revolution des Drucks

Niemanden in der Druckbranche überrascht es, dass Print derzeit eine Revolution durchläuft. Die Auflagen im kommerziellen Druck gehen seit Jahren zurück, zugleich aber steigen die Digitaldruckvolumen, vor allem beim Farbdruck (jährliches Wachstum von über 10 %1). Im Transaktionsdruck, wo Digitaldrucktechnologie seit Jahrzehnten zum Einsatz kommt, ist die Verbindung mit digitalen Kanälen mittlerweile nahtlos. Doch auch hier erfordern abnehmende Druckvolumen die Suche nach neuen Einnahmequellen. Auf beiden Gebieten wächst der Druck, sowohl Durchlaufzeiten als auch Kosten zu senken. 

Doch das ist nur die halbe Wahrheit. Der Wandel in der Branche führt dazu, dass immer mehr Unternehmen ihren Kunden neue Kommunikationsplattformen oder -programme anbieten, oft kanalübergreifend. Diese sind zeitnäher und personalisierter als etwa der programmatische Druck. Wenn wir Print weiterhin wie seit Jahrzehnten verwalten, werden wir die Nachfrage nach unseren Dienstleistungen nicht mehr rentabel erfüllen können. Und uns wird die Chance verwehrt, von neuen Trends zu profitieren. 

Es gibt zwei Pole beim Umgang mit digitalen Workflows: manuell und automatisiert. Eine Einzelfertigungs-Mentalität ist typisch für manuelle Abläufe. Jeder Auftrag wird von Hand eingegeben, Schritt für Schritt abgearbeitet und schließlich ausgeliefert. Im Gegensatz dazu wird bei einem vollautomatisierten (unüberwachten) Workflow der Auftrag ins System eingegeben (oft direkt vom Kunden), und er durchläuft alle Prozesse ohne manuelle Eingriffe. Dies sind die beiden Extreme, und praktisch jeder Druckdienstleister befindet sich irgendwo dazwischen.

Warum automatisieren wir nicht stärker?

Eigentlich eine Selbstverständlichkeit: Je automatisierter eine Druckerei ist, desto effizienter läuft sie. Denn dies sorgt für kürzere Durchlaufzeiten und niedrigere Kosten. Doch laut InfoTrends haben nur 13 % der Druckdienstleister komplett oder weitgehend automatisierte Workflows2.


Warum arbeiten so wenige Druckereien automatisiert? Der meistgenannte Grund ist die Flexibilität. Aber muss man wirklich Flexibilität aufgeben, um eine höhere Automatisierung zu erreichen? Die Antwort muss nicht Entweder-oder lauten. Bei der Analyse von Arbeitsabläufen erkennt man, dass ein Prozess viele Schritte beinhaltet und dass jeder davon bis zu einem bestimmten Grad – je nach Art des Jobs, der zu verarbeiten ist – automatisierbar ist.


Der Einfachheit halber beschränken wir uns auf fünf Schritte. Jeder Schritt bietet bestimmte Möglichkeiten zur Automatisierung. Überlegen Sie, welche Optionen für Ihren eigenen Workflow am sinnvollsten sind.

Operator working with PRISMA workflow solutions

Auftragsverwaltung

Wie kommen die Aufträge rein? Können Prozesse durch ein Online-Webportal optimiert werden? Manche Dienstleister ermöglichen es ihren Kunden nicht nur, Dateien elektronisch zu schicken, sondern haben auch interaktive Websites, über die Kunden mithilfe von Vorlagen eigene Inhalte erstellen und übermitteln können. Denken Sie auch an automatisierte Zahlsysteme, vor allem für internationale Transaktionen mit Fremdwährungen. Für B2B-Geschäfte sollten auch verschlüsselte Datenübertragungen und ein EDI-Bestellwesen erwogen werden.

Prüfung und Vorbereitung der Inhalte

Wie werden Daten nach Eingang für die Produktion vorbereitet? Wenn es sich um eine Standardbestellung aus vorhandenen Daten handelt, kann der Prozess sehr einfach sein. Neue Daten hingegen müssen auf ihre Integrität und Genauigkeit hin überprüft werden. Dies beginnt mit Standard-Druckvorstufen-Funktionen wie der Überprüfung aller verfügbaren Ressourcen (Schriften, hochauflösende Bilder etc.) und kann auch Datenverifizierung beinhalten, um sicherzugehen, dass alle Datensätze korrekt empfangen wurden und dass, im Fall von Geschäftsdokumenten, der Saldo der Geldbeträge vor dem Druck stimmt. Viele dieser Funktionen sind bereits seit Jahren verfügbar und haben sich in der Branche bewährt. Sie zu nutzen, geht einher mit einer besseren Automatisierung und zieht schnelle Erfolge nach sich.

Flexible Produktionskapazitäten

Bei Dokumenten, die für den Druck bestimmt sind, ist der nächste Schritt der Start der Produktion. Für Druckdienstleister gibt es vielfältige Optionen: von Toner über Tinte bis Offset, jeweils für Bogen- oder Rollendruck. Werden die gedruckten Dokumente im System selbst, an einem separaten Gerät oder extern weiterverarbeitet? All diese Entscheidungen müssen nicht jedes Mal individuell getroffen werden. Entscheidungen können automatisiert – basierend auf Auflagenhöhe, Durchlaufzeit, Papier, Endformat und anderen Kriterien – getroffen werden. Jobs können zwischen Systemen aufgeteilt werden, um maximale Nutzung und minimale Durchlaufzeiten zu gewährleisten. Jeder Schritt, der ohne manuelle Eingriffe auskommt, senkt den Zeitaufwand und die Fehlerquote. Schauen Sie sich jeden Touch Point an und entscheiden Sie, welcher wirklich notwendig ist.

Zeitnahe Auslieferung

Wie schnell können die fertigen und verpackten Dokumente in die logistische Lieferkette gelangen? Es ist eine Überlegung wert, Ihre Workflowsysteme mit den Logistik- und Transportsystemen zu verknüpfen, um Updates und Tracking in Echtzeit zu ermöglichen. Dadurch wird der ausgehende Vesand optimiert, und Sie können zudem Ihren Kunden eine Sendungsverfolgung in Echtzeit bieten. Je effizienter diese Verknüpfung ist, desto kürzer ist die Durchlaufzeit – die Basis, um Ihren Kunden Expressversand anzubieten. Besondere Services, wie Premiumversand, erfordern Ihrerseits nicht viel Aufwand, sind aber mit zusätzlichen Erlösen verbunden.

Präzises Berichtwesen über die gesamte Lieferkette

Wenn der Auftrag abgeschlossen und dem Kunden übergeben wurde, ist der Prozess noch nicht zu Ende. Um Verbesserungspotenzial beurteilen zu können, muss man die Ergebnisse kennen. Kommen beim Prozess Analysewerkzeuge zum Einsatz, mit denen sich ermitteln lässt, ob sich der Aufwand für die Automatisierung bezahlt macht? Heutzutage gibt es eine Vielzahl von Optionen zur Darstellung wichtiger Kennzahlen. Dashboards bringen einen Überblick über die gesammelten Daten. Auf Basis dieses Wissens können Sie fundierte Entscheidungen treffen, auf welchen Feldern zusätzliche Verbesserungen sinnvoll wären und wo Expansionschancen bestehen.

Schritt für Schritt

Manchmal muss es noch gar keine vollständige Automatisierung sein. Doch sinnvolle, punktuelle Optimierungen gehen nicht nur mit mehr Effizienz, sondern auch mit Einsparungen einher. Die frei gewordenen Kapazitäten können Sie für zusätzliche Aufträge und neue Services für Ihre bestehenden Kunden nutzen. Und das heißt letztlich: Sie verbessern Ihr Geschäft.

Sind Sie bereit für den nächsten Schritt in Richtung Automatisierung?

Hier mehr erfahren

1 InfoTrends Western Europe Print On Demand 2017-2022 Market Forecast
2 European Production Software Investment Outlook, InfoTrends 2018