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Systemsicherheit in der modernen Arbeitswelt

Moderne Arbeitsumgebungen sind voll von potenziellen Sicherheitsproblemen.

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Schützen Sie Ihr Büro vor Anfälligkeiten in Sachen IOT

Erfahren Sie, wie Canon Sie dabei unterstützen kann, ein sichereres vernetztes Büro zu bekommen und sich vor internen und externen Sicherheitsbedrohungen zu schützen.

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Security team

Woher kommen die Bedrohungen?

Es ist ein Irrglaube, dass alle Sicherheitsverletzungen von Kriminellen begangen werden, die sich irgendwie Zugang zu Ihrem Arbeitsplatz verschafft haben und mit intelligenten Methoden Ihre Daten hacken. In Wahrheit jedoch sind die meisten Datenverluste auf Insider zurückzuführen. Die Gefahren gehen von Personen innerhalb des Unternehmens aus, z.B. Mitarbeitern oder ehemaligen Mitarbeitern, Auftragnehmern oder Geschäftspartnern, die Insiderinformationen über Ihre Sicherheitsmaßnahmen und Computersysteme haben. Unternehmen müssen sich sowohl gegen interne als auch externe Bedrohungen schützen, gegen böswillige Angriffen als auch gegen gedankenloses Nutzerverhalten.

Technische Innovationen machen den Büroarbeitsplatz für Daten entgegen landläufiger Meinung immer durchlässiger. Nach einer Schätzung von Gartner werden im Jahr 2020 weltweit 20 Milliarden "Dinge" vernetzt sein, was die Sache in puncto Datenschutz nicht einfacher macht. Durch immer mehr "Smartgeräte" im Büro, von cloudbasierten Druckern bis zu E-Mail-fähigen Smartwatches, wächst die Zahl der potenziell anfälligen Berührungspunkte rasant.

Hard copy data being shared

Führen Sie den 6-stufigen Sicherheits-Check für Ihr Büro aus

Ganz klar: das sicherste Netzwerkgerät ist dasjenige, das ausgeschaltet ist. Doch auch wenn das bedeutet, dass Ihr Sicherheitsverantwortlicher gut schlafen kann, wird es kaum zu wirtschaftlichem Erfolg führen. Alle vernetzten Geräte beinhalten gewisse Sicherheitsrisiken, doch die offensichtlich hochgradig gefährdeten Bereiche lassen sich leicht überprüfen. Für die Unternehmen ist es wichtig, das Maß an Risiko festzulegen, mit dem Sie "gut" leben können – dieses Maß ist für jedes Unternehmen unterschiedlich. Unser einfacher Fragenkatalog zum Sicherheitsmanagement will Ihnen auf Ihrem Weg zu mehr Datensicherheit helfen. Je häufiger Sie mit "ja" antworten, umso höher ist Ihr Datenrisiko.

1. Können die Systeme ohne jede Authentifizierung genutzt werden?

Falls ja, dann können Andere auch prinzipiell auf Ihr Netzwerk zugreifen. Der Authentifizierungsgrad, der von einem Gerät gefordert wird (zum Drucken oder sonstige Aktionen) hängt von Ihrem Sicherheitsprofil ab. Doch als absolutes Minimum sollten Benutzer über einen PIN-Code, ein Passwort oder eine verschlüsselte RFID-Karte verfügen. Einige Unternehmen werden mehrere Authentifizierungsmethoden verwenden, um die Datensicherheit zu erhöhen, jedoch können allzu einschränkende Prozesse die Benutzer frustrieren und die Produktivität beeinträchtigen. Alle Benutzer und Administratoren sollten nur über ein Rollen- und Berechtigungssystem Zugriff auf die Geräte haben.

2. Teilen sich Anwender bestimmte vernetzte Geräte?

Alle vernetzten Geräte sind "Informationsträger" und als solche potenziell gefährdet. Nehmen Sie zum Beispiel Bürodrucker. Um Druckaufträge zu schützen, empfiehlt es sich, Pull-Printing (d.h. die Möglichkeit, eigene Druckaufträge nur dann freizugeben, wenn sie auf dem Gerät vorhanden sind) zu aktivieren. Ohne Authentifizierung steht den Benutzern Pull-Printing nicht zur Verfügung. Dies bedeutet, dass die Dokumente, die Sie von ihrem Desktop aus zum Drucken senden, Sicherheitsbedrohungen ausgesetzt sind, bis Sie das Zieldruckgerät erreichen, das möglicherweise außer Sicht liegt. So können vertrauliche Informationen auf einem Drucker unüberwacht liegen und von jedem, der vorbeikommt – ob autorisiert oder nicht, mitgenommen werden.

3. Haben die Geräte Internetzugang?

Viele moderne multifunktionale Bürosysteme setzen offene Internet-Ports voraus, um vorbeugende Wartungsarbeiten, Einbindung in Cloudservices und Filesharing zu betreiben. Sofern keine entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen ergriffen werden, stellt das eine potenzielle Gefahr dar.

Security team whiteboard session

4. Verfügt das Gerät über Festplatten?

Wie bei vielen vernetzten Geräten enthalten auch Drucksysteme im Büro eine Festplatte (bei den meisten Multifunktionsdruckern is das so). Darauf werden Druckaufträge, entweder temporär oder dauerhaft, geräteintern gespeichert. Wenn dies der Fall ist, ist eine Bestimmung der Daten schwierig. Dann ist es sinnvoll, weitere Sicherheitsmaßnahmen zu installieren, z.B. automatische Löschung der Druckjobs. Falls diese Funktionalität nicht gegeben ist, sollte zumindest dafür gesorgt werden, dass beim Standortwechsel (typischerweise bei einem Umzug oder zum Ende der Betriebsdauer) alle Daten sicher gelöscht werden.

5. Bieten die Systeme WLAN-, USB- oder mobilen Zugang?

Allgemein gilt, je mehr Verbindungsoptionen ein Gerät bietet, umso mehr Möglichkeiten hat ein potenzieller Angreifer, um Zugriff auf das System und das mit ihm verbundene Netzwerk zu erlangen.

6. Wie sind Ihre Druckdaten verschlüsselt?

Man könnte heutzutage davon ausgehen, dass alle Netzwerkdaten oder temporären Daten, die als Ergebnis eines Druckvorgangs entstehen, verschlüsselt sind, um zu verhindern, dass Dritte die Inhalte abfangen. Leider ist dies nicht immer der Fall. Es lohnt sich, eine einfache Überprüfung durchzuführen, um sicherzustellen, dass die gedruckten Daten immer verschlüsselt sind: während des Transports, beim Speichern in Druckerwarteschlangen oder im Zwischenspeicher oder wenn Druckaufträge auf Festplatten gespeichert werden.

Was kommt als nächstes?

Sie haben nun schon unsere Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen geprüft. Wie schneidet Ihr Büro up? Erfüllen Sie bereits unsere praktischen Tipps oder muss noch etwas getan werden?

Werden Sie kein weiterer Fall in der Cybercrime-Statistik. Erfahren Sie, wie Sie Ihr IdD-verbundenes Büro sichern – mit unserer Studie zur Arbeitsplatzsicherheit.

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