Bessere Geschäftsabläufe durch digitalen Wandel

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Der Reiseplan für Ihren digitalen Wandel

Ineffizienz ist der Hauptgrund für 53 % der digitalen Transformationen – erfahren Sie, wie Sie Ihr Geschäft optimieren.

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Winding mountain road lit up brightly

Wie Sie Ihre Geschäftsprozesse verbessern

Es hat sich herumgesprochen, dass der digitale Wandel sich nicht urknallmäßig in einem Großprojekt bewerkstelligen lässt. Genauso wenig wird das papierlose Büro über Nacht Wirklichkeit. Vielmehr ist es eine Reise, die aus überschaubaren Etappen besteht. Unternehmen, die Abläufe und Workflows erkennen und priorisieren, die sich für eine Digitalisierung eignen, werden schneller und effizienter ihr Ziel erreichen.

Die meisten Organisationen arbeiten in einer Hybridumgebung, in der es darum geht, ein Gleichgewicht zwischen digitalen und analogen Geschäftsprozessen zu halten. Bevor Sie investieren, ist es daher wichtig, sich klarzumachen, welche Abläufe am geschäftskritischsten, problematischsten und zeitaufwändigsten sind. Viele davon betreffen das Personalwesen und die Finanzabteilung.

Der Wandel der Finanzabteilung

Die Finanzabteilung ist bekannt für analoge Prozesse und veraltete Systeme. 88 % der Finanzmitarbeiter geben zu, dass es ihnen schwerfällt, mit den digitalen Zielen des Unternehmens Schritt zu halten. In einer aktuellen Canon Umfrage erklärte jeder Dritte, dass man die Kreditorenbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung oder die Lieferantenverwaltung automatisiert habe.

Rechnungsverarbeitung

Wo in der Finanzabteilung sollte die digitale Transformation beginnen? Eine der ersten Maßnahmen sollte die Analyse der Rechnungsverarbeitung sein. Die manuelle Rechnungsbearbeitung ist weit verbreitet, kann aber zu großen Problemen beim Cashflow führen. Studien zeigen, dass die Fehlerquote bei der händischen Vervollständigung von Rechnungen zwischen 12 und 15 % liegt, unabhängig von Dienstalter oder Erfahrung des Teams. Das beste Mittel dagegen ist eine Rechnungsautomatisierung, durch die Workflows harmonisiert und das Erfassen, Validieren und Abgleichen von Rechnungsdaten vereinheitlicht werden.

Einkaufsprozess

Auch durch eine automatisierte, durchgängige Lösung für Einkaufsprozesse (P2P) lässt sich die betriebliche Effizienz steigern. Während unproduktive, überholte Workflows Wachstum und Rentabilität bremsen, reduziert eine automatisierte P2P-Lösung Zeit-, Kosten- und Verwaltungsaufwand.

Team huddle

Der digitale Wandel im Personalwesen

Die digitale Entwicklung hin zum papierlosen Büro steht bei Unternehmen weiterhin oben auf der Tagesordnung, denn dadurch erhalten Mitarbeiter neue Möglichkeiten, und Neuerungen werden beschleunigt. Zwar wird von alten wie neuen HR-Mitarbeitern erwartet, dass sie mit Daten besser umgehen können, dennoch verwalten 2 von 3 Unternehmen ihre Personalakten weiterhin in Papierform.

Die Digitalisierung des Personalwesens beginnt damit, dass man händische Verwaltungsprozesse unter die Lupe nimmt. Die digitale Verwaltung und Archivierung von Dokumenten senkt den Zeitaufwand und die Compliance-Kosten.

Durch die Automatisierung von Prozessen, wie der Erfassung von Spesen- und Urlaubsanträgen und Mitarbeiter-Feedback, hat die Belegschaft mehr Zeit für die Planung, Betreuung, perspektivische Rekrutierung und Entwicklung von Schulungsprogrammen.

Einrichtung einer digitalen Poststelle

Was die Prozesseffizienz der Buchhaltung (z.B. Fakturierung), des Personalwesens (z.B. Bewerbungen) und letztlich aller Abteilungen eines Unternehmens betrifft, ist die Art und Weise, wie eingehende Post verwaltet und archiviert wird. Ohne das richtige System ist die Postsortierung ein Zeitfresser. Zudem passieren Fehler, und man weiß nie, ob die Post tatsächlich beim richtigen Empfänger angekommen ist. Die Einrichtung einer digitalen Poststellen-Lösung ermöglicht es, binnen weniger Stunden die gesamte eingehende Post automatisch zu erfassen, zu identifizieren, zu bestätigen, zu verschlagworten und an die richtigen Systeme oder Leute zu verschicken. Dadurch kann eine digitale Poststelle Betriebskosten senken und den Kundendienst verbessern.

Firmen werden feststellen, dass je nach Abteilung oder Funktion eine andere Stufe der digitalen Reife erreicht wurde und dass auch die jeweiligen Prozesse einen unterschiedlichen Digitalisierungsgrad aufweisen. Wenn eine Organisation ihre Geschäftsprozesse verbessern will, sollte sie nicht auf ein entferntes Ziel (wie das papierlose Büro) fixiert sein. Vielmehr ist es ratsam, eine intelligente Hybridlösung entwickeln, bei der manuelle, digitale und automatisierte Prozesse im Einklang sind. Denn nur so lässt sich der digitale Wandel reibungsfrei umsetzen.

So wird Ihr digitaler Wandel zum Erfolg – dank Begleitung durch Canon

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