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Digital für sich nutzen

Vom Bewerbungsgespräch bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen betrifft jeder personelle Vorgang die Verwaltung und Speicherung von personengebundenen Mitarbeiterdaten. Daher ist die strenge Konformität für die Abteilung äußerst wichtig. Die Maßnahmen, die die Abteilung zur Gewährleistung der Datensicherheit einsetzt, müssen für den Benutzer sicher, transparent und einfach zu befolgen sein.

In der Vergangenheit wurde die Vertraulichkeit dadurch gewährleistet, dass alle sensiblen Dokumente in Aktenschränken weggesperrt wurden. Dadurch konnte der Informationsfluss einfach und sicher kontrolliert werden. In einer digitalen Welt, in der Informationen problemlos repliziert und verbreitet werden können, ist das nicht mehr möglich. Ohne Kontrolle landen Informationen leicht an ungeschützten, schwer zu findenden Orten oder werden für nicht autorisierte Zwecke missbraucht.

In einem immer enger werdenden regulatorischen Umfeld ist es entscheidend, dass Unternehmen die Prozesse für den Umgang und die Speicherung von vertraulichen Informationen überprüfen. Zukunftsorientierte Personalabteilungen setzen auf neue digitale Prozesse und Technologien wie die Automatisierung, um die Einhaltung von Datenvorschriften auf stabile und konsistente Weise zu unterstützen – und verschaffen sich dadurch einen Vorteil.

Group of four doing a puzzle

Das Zeitalter der DSGVO

Datenmissbrauch vermochte schon immer den Ruf von Unternehmen zu beschädigen, doch in Zeiten der DSGVO sind die Folgen noch gravierender. Im schlimmsten Fall können die Geldbußen bis zu 4 % des weltweiten Umsatzes eines Unternehmens oder 20 Millionen Euro – je nach dem was höher ist – ausmachen1. Schwerer wiegt aber die Frage: Möchten Verbraucher bei Unternehmen kaufen, die nicht einmal mit Daten richtig umgehen können? Oder bewerben sich Mitarbeiter bei Firmen, deren Image Schaden erlitten hat? Ziemlich unwahrscheinlich.

Die DSGVO betrifft alle vorhandenen personengebundenen Daten, von Netzwerkdateien bis zu Papierakten. Dadurch ist klargestellt, dass sämtliche personengebundenen Daten bestimmungskonform über alle Quellen sicher verwaltet werden müssen. Aus diesem Grund sollte die Personalabteilung strenge und wasserdichte Abläufe installieren, die jede Phase im Umgang mit den Daten absichern. Fast noch wichtiger ist, dass die Prozesse leicht zu verstehen und zu befolgen sind, damit das Risiko eines versehentlichen Rechtsbruchs vermieden wird.

Sorgfältiger Umgang mit Daten

Durch Einführung digitaler Abläufe kann die Erfüllung der DSGVO-Vorgaben erleichtert werden. Wenn ein übersichtliches, leicht zugängliches Datenverwaltungssystem eine unzusammenhängende Datensammlung ersetzt, können Informationen über interne Anwendungen und externe Kommunikationen hinweg strukturiert, verarbeitet und an einem definierten Ort gespeichert werden. Dadurch entsteht mehr Transparenz und Kontrolle für die Abteilung.

Das Datenmanagement-System sollte durch sichere Prozesse und Richtlinien verstärkt werden, damit jeder, der mit den Daten umgeht, weiß, was er darf und was nicht. Diese Maßnahmen bewirken, dass sensible Daten getrennt und mit größerer Sorgfalt behandelt werden. Es bedeutet auch, dass Personaldateien leichter durchsucht und nur für berechtigte Personen freigegeben werden können. Bei einer Anfrage zu einem Thema, einer bestimmten Person oder bei einem behördlichen Auskunftswunsch können die Informationen schnell und einfach recherchiert werden.

Aufrechterhaltung eines compliance-konformen Ökosystems zur Dokumentenverwaltung

Im Zeitalter von Cloud-Diensten und Kollaborations-Software muss auch die Personalabteilung überdenken, wie sie mit dem Thema Dokumentenmanagement umgeht. Technologien wie Scan- und Dokumentenmanagement-Software können diesen Prozess unterstützen. So kann beispielsweise ein schriftliches Bewerbungsdokument gescannt werden, um daraus eine digitale Akte zu erstellen. Diese erhält eine digitale Kennzeichnung und wird damit im weiteren Workflow verfolgbar.

Durch Nutzung der Cloud-Möglichkeiten kann eine große Anzahl dieser Dokumente einfach gespeichert werden, wobei sie zugleich leicht aufzufinden sind. Das unterstützt die Compliance-Bemühungen, da die Abteilung nachweisen kann, dass vertrauliche Dokumente sicher aufbewahrt und nicht länger relevante Informationen gelöscht werden, ohne Gefahr zu laufen, dass unberechtigte Kopien immer noch in den Akten vorhanden sind.

Die Vorteile der Automatisierung

Die größten Risiken in Bezug auf Sicherheit und Konformität entstehen oftmals durch menschliche Fehler. Die Unwägbarkeiten manueller Prozesse verschärfen sich im digitalen Zeitalter, insbesondere im Bereich Personal. Wenn eine Gehaltsabrechnung versehentlich an die falsche Person gesendet oder ein falscher Mitarbeiter in eine vertrauliche Kommunikation aufgenommen wird, kann dies schwerwiegende Folgen haben.

Die Einführung von Automatisierung bietet die Möglichkeit, menschlichen Einfluss zu minimieren und damit auch das Risiko von Rechtsverstößen zu verringern. Ein weiterer Vorteil ist, dass Automatisierung das Leben von Personal-Verantwortlichen leichter und stressfreier macht, denn sie erhalten mehr Freiraum für wichtigere Tätigkeiten.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt

Immer mehr Unternehmen verfolgen Strategien zur digitalen Transformation. Dabei sind Personalverwaltungen zu besonderen Schwerpunkten geworden. Aus papierbasierten Prozessen wie Mitarbeitereinstellungen und Jahresberichten digitale Formulare zu machen, kann die Genauigkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen verbessern. Der einzelne Mitarbeiter wie auch die Personalabteilung können dabei Zeit sparen.

Wer die Konsequenzen aus der DSGVO richtig verstanden hat, der sollte sofort die volle Kontrolle über die Geschäftsinformationen übernehmen, um kurz- und langfristige Vorteile für das gesamte Unternehmen zu sichern. Die Risiken aus dem Missmanagement von Daten und Dokumenten können schwerwiegend sein. Daher wird sich die Personalabteilung, die sich mit Bedacht und kompetent mit Digital- und Automatisierungstechnologie auseinandergesetzt hat, einen Vorsprung haben.

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