Umdenken: Personalwesen in einer digitalen Welt
Der Umgang mit Aktenordnern ist mühselig und kostet Zeit und Geld. Die Digitalisierung des Personalwesens offenbart die Macht des papierlosen Büros.
Wie digital ist Ihr Büro?
Erkennen Sie Ihre digitale Reife, und leiten Sie den Wandel ein.
Ein Leitfaden zum erfolgreichen digitalen Wandel
Für 42 % ist eine veraltete Infrastruktur das Haupthindernis beim Wandel – erfahren Sie, wie Sie Ihr Unternehmen digitalisieren können.
Ist Ihr Büro digitalisiert?
Alle reden von digitaler Transformation, und überall versuchen Unternehmen nach den Früchten zu greifen, die damit verbunden sein sollen. Doch die Wirklichkeit sieht anders aus. Die versprochene Kapitalrendite (ROI) bleibt in der Regel aus. 2016 ergab eine IT-Leiter-Studie von Couchbase, dass 90 % der digitalen Transformations-Projekte nur marginale Verbesserungen gebracht hatten, hinter den Erwartungen zurückgeblieben oder rundum gescheitert waren. Ein Jahr später prognostizierte IDC, dass noch immer 70 % der digitalen Transformations-Projekte zum Scheitern verurteilt seien.
Ehrgeiz und Motivation sind wichtige Unternehmensressourcen für den Wandel. Viele erleiden jedoch einen Realitätsschock, wenn sie feststellen, dass digitaler Wandel nicht von jetzt auf gleich erfolgt. Wie also kann ein Unternehmen realistisch planen und Enttäuschungen vermeiden?
Das Überholte modernisieren
Die Krux besteht darin, dass die meisten Unternehmen unter einer schwerfälligen Infrastruktur ächzen, die auf veralteten Systemen aufbaut. Ein aktuelle Studie* ergab, dass 42 % der Firmen darin eines der drei Haupthindernisse beim digitalen Wandel sehen. Unternehmen agieren heute in einem hart umkämpften, schnelllebigen Markt, der Beweglichkeit verlangt. Sie stehen unter zunehmendem Druck, ihre Kernsysteme zu modernisieren und zu migrieren, um sie agiler zu machen.
* Mulesoft, Connectivity Benchmark Report, 2018
Beurteilung Ihrer digitalen Reife
Eine der wichtigsten Voraussetzungen für einen erfolgreichen Wandel ist ein genaues Verständnis, in welchem digitalen Reifestadium sich Ihr Unternehmen befindet. Wahrscheinlich ist dies von Abteilung zu Abteilung unterschiedlich. Während Büroangestellte durch ihre tägliche Arbeit mit einer Reihe digitaler Abläufe vertraut sind, herrschen in der Finanz- und Personalabteilung papierbasierte Prozesse vor. Indem man den digitalen Reifegrad firmenübergreifend untersucht, versteht man besser, wo man anfangen und Prioritäten setzen muss.
Stufen des digitalen Wandels
Digital
Zu Beginn des Wandels werden viele Firmen noch überwiegend manuell arbeiten und digitale Prozesse nur bei Bedarf einsetzen. Hierzu zählen zum Beispiel Kanzleien, die normalerweise unter einem Papierberg ersticken. Diesen abzuarbeiten erfordert viel Zeit.
Unternehmen dieser Sparte sollten versuchen, mehr Abläufe zu digitalisieren, mit dem Schwerpunkt auf dem Scannen und Erfassen auf Dokumenten. Durch die Möglichkeit, Unmengen von Dokumenten digital zu suchen und sofort zu finden, sparen Kanzleien wertvolle Zeit.
Prozessautomatisierung
Automatisierung findet zunehmend Eingang am Arbeitsplatz. Dadurch entfallen banale Routinetätigkeiten, die nur kostbare Zeit fressen. Für Firmen, in denen die Digitalisierung bereits Raum gegriffen hat, ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen der nächste Schritt. Die Automatisierung von Aufgaben (wie die Sortierung auf der Poststelle, die Selektierung von Kundendienstanfragen und digitalen Signaturen) kann Unternehmen dabei helfen, Workflows und Effizienz zu verbessern.
Optimierung
Für Firmen auf der höchsten Reifestufe sollte die Optimierung von Geschäftsprozessen das Ziel sein. Es ist wichtig, den Zusammenhalt im Unternehmen zu berücksichtigen: Der Wandel sollte sich auf Prozesse konzentrieren, deren Optimierung die Kundenzufriedenheit steigert.
Wandel ist nicht auf Knopfdruck möglich. Firmen sollten sich bei der Planung daher realistische Ziele setzen. Der erste Schritt ist ein umfassendes Verständnis, in welchem digitalen Reifestadium sich Ihr Unternehmen befindet, bevor Sie über künftige Möglichkeiten und Prioritäten entscheiden. Wie in der Fabel vom Igel und vom Hasen liegt der Schlüssel zum Erfolg darin, langsam aber klug zu agieren.
Mit Canon Herausforderungen des digitalen Wandels angehen
)