Geschäftswandel

Datenverwaltung in der modernen Personalabteilung

Wie man eine effiziente und konforme Informationsveraltung erreicht

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Der digitale Wandel im Personalwesen

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Wie man eine transparente, effiziente und konforme Informationsveraltung erreicht

Unternehmen sammeln und verwalten mehr Daten als je zuvor. Üblicherweise verwalten Personalabteilungen u.a. Verträge, Pensionsinformationen und Gehälter. Doch Fortschritte in der Digitaltechnik führen dazu, dass Informationen aus vielen weiteren Quellen ausgewertet und gesammelt werden, vom Social-Media-Engagement bis hin zu Produktivitätsdaten.

Jedoch sind nicht alle Personalabteilungen so weit voraus. Tatsächlich kämpfen viele von ihnen mit der Einführung des digitalen Wandels und stehen noch ganz am Anfang. Dabei ist es wichtig, die Fundamente richtig zu setzen, denn ein im Sinne der DSGVO mangelhaftes Datenmanagement führt mit einiger Sicherheit zu empfindlichen Strafen. Wie sehen die Schritte zu einer transparenten, effizienten und konformen Datenverwaltung aus?

Schritt 1: Compliance sicherstellen

Rechtskonformität sollte in allen Personalabteilungen oberste Priorität haben, besonders nach Einführung der DSGVO. Diskretion hatte immer schon einen hohen Stellenwert, doch nun drohen Unternehmen bei Verletzungen des Datenschutzes empfindliche Strafen. In der Personalabteilung werden höchst vertrauliche personengebundene Daten gebündelt, von den Privatadressen bis zu Beschwerden über Belästigungen.

Deshalb können diese sensiblen Daten nicht einfach in Aktenschränken verwahrt werden. Während früher Schlüssel und Schloss ausreichende Sicherheit boten, leben wir heute in einer digitalen Welt. Wenn es um Prüfungs- und Compliance-Belange geht, müssen Unternehmen schnell und effizient nachweisen können, über welche Informationen sie verfügen. Wie soll ein Unternehmen dem Anspruch gerecht werden, DSGVO-konform zu sein, wenn es nicht hundertprozentig sicher sein kann, welche Daten gespeichert werden? Für Unternehmen, die noch immer überwiegend papiergebunden arbeiten, ist das die größte Herausforderung. Denn es ist nicht praktikabel, jedes Dokument zu durchsuchen, und man kann nicht sicher sein, wie viele Kopien es von diesem Schriftstück gibt.

Doch es gibt auch Firmen, die ausschließlich digital arbeiten. Diese haben eine viel größere Transparenz darüber, welche Daten wo gespeichert sind und wer darauf Zugriff hat. Die Einführung digitaler Workflows kann HR-Teams dabei helfen, Compliance in der eigenen Abteilung herzustellen und sie dann auch im gesamten Unternehmen durchzusetzen.

Two colleagues smiling, working at a laptop in a kitchen

Schritt 2: Effizienzschub

Compliance mag zwar die höchste Priorität haben, doch immer dicht gefolgt von Effizienz. Unternehmen sind in zunehmendem Maß daran interessiert, ihre Personalprozesse zu bewerten – wie engagiert sind die Mitarbeiter? Wie produktiv sind sie? Gibt es strukturelle Gründe, wenn Mitarbeiter kündigen? Mit zunehmender Menge an gesammelten Daten verbringen die Personalabteilungen noch mehr Zeit mit deren Verwaltung und Verarbeitung.

Deshalb sollten Unternehmen eine datenorientierte Personalstrategie anstreben. Doch ohne die geeigneten Strukturen werden die Personalabteilungen mit nervender Dateneingabe und überbordenden administrativen Aufgaben überlastet. Vor diesem Hintergrund sollten die Personalverantwortlichen ihre aktuellen Workflows dahingehend überdenken, ob sie sich an die neuen Anforderungen anpassen lassen.

Beispielsweise, ob die momentanen Abläufe mehr Zeit in Anspruch nehmen, als notwendig wäre. Wird die Abteilung so davon abgehalten, eine wertsteigerndere Datenstrategie zu verfolgen? Oder werden die neuen Aufgaben in noch mehr manuelle Arbeiten ausarten? Oft stellt sich dabei heraus, dass die Personalabteilungen auf die neuen Herausforderungen nicht vorbereitet sind, da sie bereit am Anschlag arbeiten.

Dann muss die Unternehmensführung entscheiden, ob digitale und automatisierte Verfahren helfen können. Denn durch die Einführung dieser Technologien kann der Zeitaufwand für minderwertige Verwaltungsaufgaben reduziert werden. Es wird nicht nur die Effizienz der Personalabteilung verbessert, sondern auch die Struktur geschaffen, um komplexere, datengesteuerte Fähigkeiten für die Zukunft zu unterstützen

Schritt 3: Wert steigern

Unternehmen, die auf ihrer Transformationsreise schon weit gekommen sind, sollten sich damit beschäftigen, wie sie den größten Nutzen aus den Daten herausholen können. Derzeit schöpfen viele Personalabteilungen nicht das volle Datenpotenzial aus: Mehr als 97 % der HR-Abteilungen erfassen zwar Messdaten, aber 95 % haben Probleme mit diesem Prozess, häufig aufgrund von Unsicherheiten, was genau gemessen werden soll.

Unternehmen sollten für die Analyse von Standardfaktoren keine Ressourcen verschwenden, nur weil sie sich dazu verpflichtet fühlen. Datenanalyse sollte dazu dienen, spezifische geschäftliche Herausforderungen zu lösen. Im ersten Schritt ist es wichtig, herauszufinden welche das sind. Neigen Mitarbeiter z.B. dazu, das Unternehmen nach einer gewissen Zeit zu verlassen? Firmen sollten dann analysieren, welche Umstände dazu führen. Hat man auch diese Gründe erkannt, muss man die Probleme angehen und letztlich lösen.

Unternehmen werden immer datenorientierter. Interne Abteilungen müssen entsprechend nachziehen und neue Verantwortungen übernehmen. Personalleiter müssen bei der Bewältigung dieses Prozesses eine Schlüsselrolle für ihre Abteilung übernehmen. Trotz anderer Prioritäten intern Beteiligter muss die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen immer im Mittelpunkt stehen, da häufig sensible Daten betroffen sind. Darüber hinaus darf der Wandel der Personalabteilung nicht zu einem Prozess werden, bei dem nur noch Kästchen angekreuzt werden. Die Personalleitung muss vielmehr sicherstellen, dass die richtigen Strukturen und Prozesse vorhanden sind, damit ihre Abteilung so effizient wie möglich arbeiten und sich auf das wertvollste Kapital eines Unternehmens, seine Mitarbeiter, konzentrieren kann.

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