Geschäftswandel

Bringen Sie die digitale Personalverwaltung durch Dokumentenmanagement auf Spitzenniveau

Modernisierung der HR-Workflows

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Handbuch: Lösungen im Personalwesen

Transformieren Sie Ihre Personalabteilung von der Rekrutierung bis zum Ausscheiden von Mitarbeitern.

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Wie die Modernisierung von Prozessabläufen, HR-Abteilungen dabei helfen kann, den Mehrwert des Unternehmens zu steigern

Digitale Workflows werden immer mehr zur Norm, doch bestimmte Abteilungen können sich einfach nicht vom Papierkram freimachen. Beispielsweise setzt die Personalabteilung häufig auf zeitraubende, archaisch anmutende Formen der Bearbeitung, von der Einstellung bis zum Ausscheiden aus dem Unternehmen. Anstatt den Mitarbeitern bei der Karrieregestaltung zu helfen, werden sie durch papiergebundene Abläufe und ineffiziente Prozesse gefesselt. Wie können Dokumentenmanagement-Lösungen dabei helfen, diese Herausforderung zu meistern?

Schauen wir uns die Anwendung von Technologie in vier bekannt schwierigen Bereichen der Personalverwaltung an: Rekrutierung, Einstellung, Verwaltung und Ausscheiden aus dem Unternehmen.

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Rechtskonformes Rekruiting

Die Rekrutierung neuer Fachkräfte war für Personalabteilungen schon immer schwierig. Es geht nicht nur darum, neue Talente zu finden, sondern der hohe Verwaltungsaufwand kann den gesamten Ablauf unnötig erschweren. Dokumentenmanagement-Lösungen können für effiziente, automatisierte Einstellungsverfahren sorgen, die Hindernisse von Anfang an aus dem Weg räumen.

Vielbeschäftige Personalabteilungen bearbeiten Unmengen von Bewerbungen und es ist schwierig, stets die neuesten Compliance-Anforderungen zu beachten. Eine der größten Herausforderung ist die Sicherstellung der Datenlöschungen nicht erfolgreicher Bewerbungen. Bei papiergebundener Rekrutierung können gedruckte Lebensläufe unbemerkt irgendwo im Büro herumliegen, obwohl sie schon längst hätten entsorgt werden müssen. Durch eine digitale Lösung wird auch das vereinfacht – nicht erfolgreiche Bewerbungen werden permanent und ohne notwendigen Eingriff gelöscht.

Bei einer erfolgreichen Bewerbung müssen HR-Mitarbeiter häufig mit hohem Zeitaufwand Daten in ein Personalsystem eingeben. Digitalsysteme können dabei wertvolle Zeit einsparen, denn sie können Daten digital extrahieren und an einem zentralen Speicherort rechtskonform ablegen.

Doch es geht nicht nur um Konformität, sondern die digitalen Systeme bieten Unternehmen auch einen transparenten Einblick in den Bewerbungsprozess. Die Analyse der gesamten Rekrutierungskette gibt Aufschluss über Engpässe und Verzögerungen, die erkannt und beseitigt werden können, wodurch auch das System selbst ständig verbessert wird.

Rekrutierung mit neuen Mitteln

Aufgrund der Zunahme an gesetzlichen Bestimmungen war es noch nie so schwierig, neue Mitarbeiter einzustellen. Das betrifft nicht nur die Personalabteilung. 47 % der HR-Profis geben an, dass Schwierigkeiten im Einstellungsprozess dazu führen können, dass Kandidaten frühzeitig abspringen. 45 % geben an, dass Ungenauigkeiten im Vertrag schon mal zu rechtlichen und wirtschaftlichen Konsequenzen geführt haben.

Heutzutage gibt es keinen Grund mehr, die Abläufe durch banale Unzulänglichkeiten, z.B. einen Tippfehler im Vertrag, zu gefährden. Entsprechende Software kann mittlerweile automatisch Dokumente, wie Verträge oder Verschwiegenheitsvereinbarungen, erzeugen. Das spart Zeit und vermeidet Ungenauigkeiten.

Darüber hinaus scheinen die Zeiten, in denen ein Papier persönlich unterschrieben werden musste, ohnehin bald vorbei zu sein. Das digitale Signieren ermöglicht es Mitarbeitern, wichtige Dokumente von überall aus zu unterzeichnen, was wiederum Zeit spart. Doch digitale Dokumente sind nicht nur effizienter. Sie können auch leichter gespeichert, nachverfolgt und geprüft werden. Das vereinfacht auch die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen.

Einfache Verwaltung

Übermäßige Bürokratie führt häufig zu Frustrationen bei Beschäftigten, besonders wenn sie nicht Teil ihrer täglichen Arbeit ist. Standardaufgaben der Personalverwaltung, wie Anträge auf Jahresurlaub, Krankheitsformulare und Beurteilungen, müssen nicht zum Klotz am Bein werden.

Digitale Systeme reduzieren diese Arbeiten durch Standardisierung und Automatisierung auf ein Minimum. Urlaube von Mitarbeitern in einem zentralen Kalender zu erfassen, mag noch einfach sein. Doch wird es schwierig, schnell auf Anfragen zu reagieren, besonders wenn das Unternehmen wächst. Portale, in denen Mitarbeiter ihre Anträge selbst erfassen und verwalten können, befreien die Personalabteilung von dieser Last.

Mittlerweile können HR-Lösungen dazu genutzt werden, Beurteilungen auszufüllen und die Vorgesetzten automatisch daran zu erinnern, zu überprüfen, ob sie den Unternehmensanforderungen entsprechen. Auf diese Weise reduziert sich die tägliche Verantwortung der Mitarbeiter in der Personalabteilung. Sie haben mehr Zeit, sich um Themen, wie Mitarbeiterbindung zu kümmern, was dem Unternehmen einen Mehrwert bietet.

Reibungsloses Offboarding

Das Ausscheiden von Mitarbeitern hat große Auswirkungen auf das Informationsmanagement, besonders in Bezug auf Sicherheit, Rechtmäßigkeit und Compliance. Wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet, muss die Personalabteilung dafür Sorge tragen, dass bestimmte Informationen gelöscht oder archiviert werden, so wie es die Gesetze vorschreiben. Es ist ebenfalls wichtig, dass es klare Richtlinien für die Rückgabe von Firmeneigentum und die Aufhebung von Zugriffsrechten gibt.

Obwohl es relativ selten vorkommt, dass verärgerte Mitarbeiter gegen diese Regeln verstoßen, kann dies für ein Unternehmen schwerwiegende Folgen haben. Warum sich dabei auf Glück verlassen? Dennoch fehlt es Unternehmen häufig an entsprechenden umfassenden Verfahren, um Missbrauch zu verhindern. Digitale HR-Lösungen tragen dazu bei, diesen Prozess so sorgenfrei wie möglich zu gestalten. Durch Automatisierung wird auf einfache Weise klar, wo in jeder Phase die Verantwortung liegt.

Verringerung der Belastung

Die Personalverwaltung hat immer noch den Ruf für Mitarbeiter und die in der Abteilung selbst Beschäftigten eine Belastung zu sein. Doch das muss nicht so sein. Eine Automatisierung per Dokumentenmanagement-Software kann die Abläufe beschleunigen, Zeit und Geld sparen, Fehler reduzieren, die Einhaltung von Vorschriften und die Sicherheit verbessern und Sorgen um verlorene Dokumente beseitigen. Sie eröffnet einen Weg, um sich von den Ketten der manuellen, papiergebundenen Abläufe zu befreien.

All dies ermöglicht es HR-Fachleuten, ihre Arbeit besser nachvollziehbar und überprüfbar zu erledigen und sich gleichzeitig darauf zu konzentrieren, dem Unternehmen einen Mehrwert zu verschaffen.

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