Entgegen den Zentralisierungstendenzen in der Wirtschaft, versucht die TIROLER ganz nah am Kunden zu agieren. Diese anhaltende Erfolgsgeschichte ist nur möglich, wenn man am Puls der Zeit bleibt und offen für Neues ist. Vor diesem Hintergrund stellt sich das Unternehmen den Herausforderungen, die die anstehende Digitalisierung mit sich bringt, und optimiert laufend Geschäftsprozesse, um die Effizienz zu steigern und die Interaktion mit den Kunden zu verbessern.

„Wir beobachten laufend die bestehenden Kommunikationswege und analysieren das damit verbundene Optimierungspotenzial“, betont Mag. (FH) Alexander Jenewein, der sich bei der TIROLER VERSICHERUNG um die Bereiche „Projekte und Prozesse“ kümmert. Gerade bei Routineaufgaben sieht er durch die Implementierung unterschiedlicher technischer Lösungen eine große Effizienzsteigerung.​

Im Frühjahr 2020 startete das Versicherungsunternehmen die Evaluierungsphase​ für eine umfassende Gesamtlösung für die KFZ-Anmeldung​ – inklusive der Einbindung der elf Kundenbüros außerhalb​ Innsbrucks. Mit einer End-to-End-Lösung wollte man vom Input über​ die Verarbeitung bis zum Output und der Archivierung, die einzelnen​ Prozesse im Gesamtkontext optimieren. Die damit verfolgten Ziele fasst Alexander Jenewein folgendermaßen zusammen: „Wir wollten einerseits das Risiko, das mit einer physischen Akte verbunden ist, reduzieren und andererseits durch den Verzicht von Papier einen​ Beitrag zur Nachhaltigkeit leisten. Die Einsparung an gedruckten Seiten ist nicht zu unterschätzen.“​

Darüber hinaus galt es den Service rund um die KFZ-Zulassung weiter zu optimieren und parallel dazu mit einem digitalen Archiv die notwenige Sicherheit gegenüber der Behörde, aber auch den Kunden zu schaffen, indem jeder einzelne Schritt dokumentiert​ und nachvollziehbar ist. Im Rahmen der Evaluierung ist man auf die Dokumentenmanagement-Lösung „Therefore“ von Canon gestoßen, die mit ihrem klaren Funktionsumfang überzeugte. „Wir haben schnell​ erkannt, dass Therefore für uns eine optimale Basis darstellt, um ohne große Adaptierungen die KFZ-Zulassung auf digitale Beine zu stellen“, versichert Alexander Jenewein. Darüber hinaus verbindet die TIROLER und Canon schon über viele Jahre eine Zusammenarbeit im Bereich der imageRUNNER-Drucker und der Workflow-Software uniFLOW, die auch in das Projekt der KFZ-Zulassung integriert wurden.​

Der mit „Therefore“ aufgesetzte Workflow ermöglicht es, Anträge automatisiert zu erstellen, zu bearbeiten, zu schließen und schlussendlich zu archivieren. Dabei wird der Zulassungsakt und alle damit in Verbindung stehenden Anträge als PDF in „Therefore“ hinterlegt und der jeweilige Status, wie beispielsweise „in Bearbeitung“, „unterzeichnet“ oder „archiviert“, erfasst. Über die zentrale Suchabfrage kann der Status abgefragt und der Fall gezielt bearbeitet werden. Zusätzlich werden die Akten am Ende geschlossen, um Änderungen auszuschließen. So wird für eine revisionskonforme Speicherung gesorgt.​

Das ist für die TIROLER sehr wichtig, da die KFZ-Anmeldung​ stellvertretend als Behörde agiert. Für den Antragsteller hat sich mit der Einführung von „Therefore“ fast nichts verändert – der Antrag wird nicht mehr in Papierform unterschrieben, sondern auf einem Signatur-Pad. Hier hat sich die TIROLER für eine Lösung inklusive einem PDF-Viewer entschieden. Über das Signatur-Pad kann der Antragsteller das zu unterzeichnende Dokument vor der Unterschrift nochmals durchsehen, was die Akzeptanz bei Kunden erleichtert.​

Um physische Anträge und Dokumente zu digitalisieren, kommt der uniFLOW Scan Processing Server zum Einsatz. Mitarbeiter schalten die Funktion an den 30 unterschiedlichen imageRUNNER-Systemen über den Kartenleser frei. Die gescannten Dokumente werden über das Menü dem ausgewählten Akt hinzugefügt. Auch für den Ausdruck von Dokumenten wird auf uniFLOW und hier auf die Funktion „mobile Print“ bzw. „Print to IP“ zurückgegriffen und auf dem selektierten Drucker für den Kunden zu Papier gebracht.​