Optimieren Sie Ihre Bürobetriebskosten

Ganz gleich, wie groß Ihr Unternehmen ist oder in welcher Branche Sie tätig sind - im aktuellen wirtschaftlichen Klima müssen Unternehmen ihre Kosten konsequent kontrollieren - auch die Kosten Ihrer Infrastruktur.

Infrastrukturkosten stellen nach den Personalkosten bekanntlich den zweitgrößten Kostenfaktor einer Büroorganisation dar. Diese lassen sich weiter in die Bereiche Immobiliennutzung, Einrichtung, Um- und Ausbau, Gebäude- und Bürobetrieb, sowie das dementsprechend notwendige Management unterteilen.


Bestandteile der Infrastrukturkosten - Quelle: FaciCon


So viel kostet Sie der Betrieb Ihres Büros

Neben Kosten für Empfang, Telefon- und Postservice, Catering und Archivierung zählt man auch die Druck- & Kopierkosten zu den Bürobetriebskosten.

Im Verhältnis zu anderen Kostenblöcken aus den Bereichen Gebäude- und Bürobetrieb wird das Thema „Drucken & Kopieren“ in der Praxis häufig unterschätzt.

In zahlreichen Untersuchungen wurde jedoch ermittelt, dass die Druck- und Kopierkosten eines durchschnittlichen Unternehmens…

... bis zu 35 % mehr als die Reinigung
... bis zu 50 % mehr als die komplette Telekommunikation (Festnetz- und Mobiltelefonie)
... bis zu 70 % mehr als die Energiekosten (Wärme, Strom, Kälte, Wasser)
... und schlussendlich auch bis zu 33 % der Mietkosten betragen können!

Es lohnt sich also durchaus, diesen Kostenblock genauer zu analysieren und zu verbessern.


Druck- und Kopierkosten im Vergleich - Quelle: FaciCon


Wissen Sie, was eine gedruckte Seite in Ihrem Unternehmen kostet?

Können Sie jederzeit Auskunft darüber geben…
• was Sie eine gedruckte Seite kostet und wie viele Seiten überhaupt gedruckt werden?
• wie hoch der Anteil an Farbdrucken ist?
• wie viele Arbeitsplatzdrucker (z. B. Tintenstrahldrucker) bei Ihnen im Einsatz sind?
• wie hoch die Kosten für Verbrauchsmaterialien all Ihrer Drucker sind?
• wie Sie die Druckkosten erfolgreich senken können?

Sie können Fragen dieser Art im Moment nicht beantworten?
Damit sind Sie nicht allein - über 93% aller Firmen kennen ihre dokumentenbezogenen Kosten nicht. Möglicherweise könnten Sie ja bereits durch kleine Änderungen in Ihrer Organisation die Ausgaben für Kopieren und Drucken drastisch reduzieren. Doch wenn Sie dies nicht analysieren, werden Sie diese Möglichkeiten wahrscheinlich nie entdecken - only what’s measured gets done!

Am Beginn einer derartigen Analyse stehen die Erhebung des aktuellen Status und die Feststellung der Ist-Kosten. Es geht darum, zu erfassen welche Geräte Sie im Einsatz haben und welche Kosten mit diesen in Verbindung stehen. Natürlich müssen Sie auch die Druckgewohnheiten Ihrer Mitarbeiter herausfinden, d.h. wie viel zu welchem Zeitpunkt mit den einzelnen Geräten gedruckt wird.
Eine große Herausforderung liegt darin, die damit einhergehenden Kosten zu identifizieren und zusammenzufassen, da diese meist auf unterschiedliche Kostenstellen oder Budgets aufgeteilt sind.

Eine nicht ganz einfache Aufgabe, aber einige Anbieter auf Immobilien- & Lieferantenseite haben sich bereits auf die Beratung in diesem Bereich spezialisiert. Mit Hilfe intelligenter Software-Lösungen lassen sich mittlerweile sämtliche Druckaufträge - egal ob im Netzwerk oder auf lokalen Druckern - erfassen. Auf diese Weise ist es möglich zu analysieren, wo die meisten Kosten entstehen und wie man diese reduzieren kann. Sämtliche Informationen fließen üblicherweise in ein sogenanntes Outputmanagement Konzept ein. Dabei werden Geräteanforderungen definiert, sowie Prozesse für Wartung, für die Versorgung mit Verbrauchsmaterialien, für die Implementierung und das Mitarbeitercoaching standardisiert. In einer umfassenden Leistungsbeschreibung zusammengefasst ist damit die Grundlage für eine erfolgreiche Umsetzung geschaffen.

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Infrastrukturkosten

In vielen Fällen mündet eine Analyse der Drucker- & Kopiererinfrastruktur in einer Reduktion der kostspieligen, lokalen Arbeitsplatzdrucker - das Drucken & Kopieren wird soweit wie möglich zentralisiert. Als Faustregel für die maximale Entfernung Arbeitsplatz zu Drucker gilt, dass die Zeit für den Weg zum Drucker nicht länger sein darf, als die Verweildauer beim Drucker selbst.

Ganz gleich, wie groß Ihr Unternehmen ist oder in welcher Branche Sie tätig sind - Beratungsspezialisten kennen die jeweils wirtschaftlichste Platzierung, sowie die optimale Menge und Art von Druckausgabegeräten für Ihre Organisation. Selbst der Zugriff von bis zu vierzig Arbeitsplätzen auf einen zentralen leistungsfähigen Copy/Print-Corner ist heutzutage kein Problem mehr. Vielmehr lassen sich durch die Zentralisierung die Kosten für Wartung, Instandhaltung und Störungsmanagement deutlich optimieren, auch die logistischen Fragen rund um die Verbrauchsmaterialien sind dadurch ebenfalls besser zu lösen!

Übrigens: der häufig vorgeschobene „Druck vertraulicher Unterlagen“ stellt schon lange kein Hindernis mehr dar sich von lokalen Arbeitsplatzdruckern zu trennen. Über sogenannte Secure Printing oder Follow Me Konzepte können Dokumente beispielsweise so lange am Druckserver zurückgehalten werden, bis der Anwender sich an einem beliebigen System im Haus via PIN-Code, Mitarbeiterkarte (Chip/Magnetkarte), oder Fingerabdruck identifiziert hat - so wird unter anderem verhindert, dass Ausdrucke einfach unabgeholt im Ausgabefach liegen bleiben. Neben der verringerten Anzahl von unerwünschten Drucken, sinken auch die dadurch entstehenden Altpapiermengen und damit die Entsorgungskosten. In Verbindung mit dieser Funktion wurde am Markt eine Reduktion des Druckvolumens von bis zu 22% ermittelt.
Zur weiteren Erhöhung der Effizienz können zudem Regeln definiert werden, die Druckaufträge im Bedarfsfall, z.B. bei Ausfall oder Fehler eines Druckers, automatisch umleiten und so eine höhere Ausfallsicherheit zu gewährleisten. Weiterleitungen können auch so konfiguriert werden, dass große und somit teure Druckaufträge auf leistungsfähige und günstigere Gruppengeräte umgeleitet werden.


Kleine Druckjobs, große Seitenanzahl - Quelle: Canon


Stellen Sie die optimale Nutzung Ihrer Investition sicher

Um sicherzustellen, dass Sie das Beste aus Ihrem Unternehmen herausholen, müssen Sie Ihr Personal mit der richtigen Technologie ausrüsten. Doch es ist ebenso wichtig, Ihre Mitarbeiter mit einem eingehenden Verständnis dafür auszustatten, wie sie die Geräte bei ihren spezifischen Arbeitsaufgaben einsetzen.
Denn nach Auswahl des Vertragspartners stellt die behutsame Implementierung und Akzeptanzsicherung bei den Mitarbeitern eine der größten Herausforderungen bei der Einführung eines Print- & Outputmanagement Systems dar. In vielen Fällen werden Sie anfänglich kaum auf große Begeisterung stoßen - immerhin nehmen Sie vielen Mitarbeitern die geliebten Arbeitsplatzdrucker weg. Und, auch wenn bei der Entwicklung von moderner Bürotechnologie von Beginn an der Benutzer im Mittelpunkt steht, so kann die IT-Umgebung von heute doch recht komplex sein - der Bedarf an fachkundiger Schulung und Ausbildung erklärt sich von selbst.

Nur durch geeignete Schulungsmaßnahmen & Informationskampagnen auf jedem benötigten Niveau - ob für Administratoren, Benutzer, Facility-Manager bis hin zum Hausarbeiter - können Sie Ihre Mitarbeiter für die Vorteile, die eine integrierte Gesamtlösung mit sich bringt, gewinnen.

Die Mühe lohnt sich - schließlich können Sie mit der Optimierung Ihres Outputmanagement Konzepts die Kosten um bis zu 50% senken, was sich auf Ihre Infrastrukturkosten mit bis zu 20% niederschlagen kann!


Rückfragehinweis:

Andreas Gnesda
gnesda@gnesda.com
Geschäftsführender Gesellschafter
FaciCon Gnesda Real Estate & Consulting GmbH

Thomas Zinner
thomas.zinner@canon.at
Strategic Marketing Manager
Canon Austria GmbH

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