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Print Accounting mit uniFLOW OM bei Dr. Morré

Beim Steuerberater Dr. Morré in Graz wurde vor Kurzem die Accounting Software "uniFLOW" für die einfache und transparente Kostenabrechnung des Druck-, Scann- und Kopierbereiches - speziell auch klientenbezogen - installiert.

Das Unternehmen:

Dr. jur. Karlheinz Morré ist als Wirtschaftstreuhänder und Steuerberater in Graz tätig. Die Leistungen reichen von steuerrechtlicher und betriebswirtschaftlicher Beratung über Erstellung von Jahresabschlüssen bis hin zur Personalverrechnung und Buchhaltung. Dr. Morré beschäftigt insgesamt 16 Mitarbeiter.

Ausgangssituation:

Bis zur Einführung von uniFlow verfügte Dr. Morré über ein Canon MFP der mittleren Leistungsklasse (iR2800), auf welchem unter anderem sämtliche Kopien und Ausdrucke für Klienten getätigt wurden. Diese Kopien und Ausdrucke wurden eher unregelmäßig in einer zentralen Liste aufgezeichnet und an die jeweiligen Klienten verrechnet. Bei ca. 500 Klienten bedeutete dies einen relativ hohen administrativen Aufwand, durch die ungenauen Aufzeichnungen waren die Kopier- und Druckkosten nicht wirklich transparent.

Lösung:

Die bestehende iR2800 wurde gegen ein System der neuesten Generation iRC2380i ausgetauscht. Zusätzlich wurde der uniFLOW Output Manager auf einem Windows 2003 Druckserver installiert. Die Benutzer der Kanzlei, sowie die einzelnen Klienten, erhielten jeweils eine zugewiesene Kostenstelle im uniFLOW OM. Die Benutzer konnten einen eigenen numerischen bzw. alphanumerischen PIN-Code wählen.

Einer der großen Vorteile dieser Lösung ist unter anderem der einfache Ablauf: Der Benutzer meldet sich mit seinem persönlichen PIN-Code auf der Canon IRC2380i an.


Nach der Anmeldung hat der Benutzer die Möglichkeit, den gewünschten Klienten auszuwählen.


Die letzten sechs benutzten Klienten werden automatisch angezeigt, des Weiteren besteht die Möglichkeit, nach bestimmten Kriterien zu suchen. Nach Auswahl des Klienten öffnet das Display des Canon Systems für die gewünschte Weiterverarbeitung. Nach getätigtem Kopier- oder Scanvorgang wird die Anzahl der Seiten bzw. Scans im uniFLOW OM gespeichert.

Schickt ein Benutzer einen Druckjob zur Canon IRC2380i, erscheint folgendes Fenster am Rechner des Benutzers:


Wie direkt am Gerät hat der Benutzer auch hier die Möglichkeit, den Klienten auszuwählen bzw. zu suchen. Durch Bestätigen wird der Druckjob im uniFLOW OM gespeichert. Damit ist es jetzt möglich, alle Druck-, Kopier- und Scannjobs seitengenau an den Klienten weiter zu verrechnen. Systemjobs ohne Klientenrelevanz werden einer allgemeinen internen Kostenstelle zugeordnet. Wünscht der Klient eine Übersicht der für ihn getätigten Kopien und Drucke, ist dies jederzeit einfach mittels Knopfdruck möglich:


Nutzen:

Durch die Einführung des uniFLOW OM bei Dr. Morré  konnte die Erfassung und Verrechnung von klientenbezogenen Systemjobs erheblich vereinfacht werden. Die Weiterverrechnung an die Klienten erfolgt wesentlich professioneller und gewährleistet jederzeitige Transparenz. Der verminderte Aufwand für die Abrechnung bedeutet für die Mitarbeiter von Dr. Morré mehr Zeit für andere wichtige Tätigkeiten. Darüber hinaus ist der tagesaktuelle Überblick über Kosten sowohl intern als auch für Klienten jederzeit auf Knopfdruck möglich.

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