For Business

Funktionen von Therefore™

Workflow
Wer entscheidet, über welchen Weg ein Schriftstück im Büro weitergeleitet wird, wie lange es unterwegs ist, und welche Aufgaben dabei erledigt werden?  Oft ist es schwierig festzustellen, wo sich ein Originaldokument gerade befindet und was passiert, wenn es im Prozess irgendwo steckenbleibt.  Mit dem integrierten Workflow von Therefore™ können Sie all diese Variablen steuern und Geschäftsprozesse optimieren.

Damit sparen Sie nicht nur Zeit und Geld, sondern erhöhen auch die Sicherheit und Transparenz des Prozesses. Die Therefore™ Business Edition enthält eine Workflow-Funktion sowie einen Drag & Drop Workflow Designer für einfaches Einstellen und Ändern.


Aufbewahrung
Viele Unternehmen führen Änderungen im Dokumentenmanagement durch, um die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen sicherzustellen und die strenge Aufbewahrungspflicht von Dokumenten zu erfüllen zu können.  Die unrechtmäßige Vernichtung von Dokumenten kann zivil- und strafrechtliche Folgen haben.  Andererseits schreiben Datenschutzgesetze eine Vernichtung bestimmter persönlicher Daten nach deren Verwendung vor. Mit Therefore™ können Sie Dokumente nach einer definierten Aufbewahrungsfrist automatisch löschen und alte Dokumentversionen vom Server entfernen.


Sicherheit

Zugangskontrolle
Der Zugang zum Therefore™-System und den hier gespeicherten Dokumenten wird über drei verschiedene Sicherheitsebenen gesteuert. 

  1. Der Hauptzugang erfolgt über das Microsoft® Windows Active Directory-System. Hierüber wird der Zugang der Benutzer auf ihre Dokumente und Speicherbereiche gesteuert. Es werden kein zweiter Benutzername und kein zweites Passwort benötigt. Das Active Directory-System erleichtert darüber hinaus die Verwaltung von IT-Aufgaben, da Rechte sowohl einzelnen Benutzern sowie Benutzergruppen zugewiesen werden können. 
  2. Mit den Therefore™-Sicherheitsfunktionen kann der Administrator Optionen bei gewissen Benutzergruppen entfernen. Meistens handelt es sich dabei um Schreib- und Druckrechte. 
  3. Beim Rechteserver handelt es sich um eine integrierte Option, die die Verwendung einer externen Tabelle ermöglicht. Dies wird hauptsächlich genutzt, um unterschiedliche Zugangsstufen innerhalb einer Gruppe zu erstellen. Das System liest zunächst die Active Directory-Tabelle und ermöglicht dann einem Administrator, den ansonsten nicht erlaubten Zugriff auf eine bestimmte Datei oder ein bestimmtes Dokument zu erteilen.

Digitale Signaturen
Die Echtheit von Inhalt und Herkunft eines Dokuments kann nur über eine fälschungssichere Speicherung sichergestellt werden. Jedes Dokument auf dem Therefore™-Server enthält eine digitale Signatur, durch die die Echtheit aller darin enthaltenen Informationen bestätigt wird. Beim Abrufen eines Dokuments wird die Signatur vom Therefore™-Server überprüft, um sicherzustellen, dass der Benutzer gültige Informationen erhält.


E-Mail-Archivierung
Mit Therefore™ können alle mit einem bestimmten Auftrag oder Projekt verbundenen Ausdrucke, elektronischen Dokumente und E-Mails in einem strukturierten Format gespeichert und archiviert werden. So ist die gesamte E-Mail-Korrespondenz zu einem Thema zusammen mit den Dokumenten und der weiteren Korrespondenz verfüg- und überprüfbar. Dies ist besonders hilfreich, da ein gespeichertes Dokument oft nicht alle Informationen enthält. Sonstige wichtige Informationen finden sich zumeist in der weiteren Korrespondenz.

Für Endbenutzer gibt es keinen Unterschied zur Outlook®-Benutzeroberfläche, allerdings müssen sie sich über Kapazitätsbeschränkungen keine Sorgen machen.


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