For Business

Was ist Dokumentenmanagement?

Wo speichern Ihre Mitarbeiter Dokumente und wie finden Sie diese dann wieder?

  • die meisten Anwender arbeiten mit Ordner-Strukturen; eine sehr gute und logische Struktur, jedoch unterscheidet sich diese von Mitarbeiter zu Mitarbeiter
  • dann haben wir unseren e-Mail Posteingang ebenfalls mit einer personalisierten Ordnerstruktur, die in der Regel jedoch anders aufgebaut ist, als die Ordnerstruktur  in Windows
  • zusätzlich nutzen wir eine Papierablage; diese  kann von einzelnen Mitarbeitern, Abteilungen oder dem gesamten Unternehmen genutzt werden; auch hier ist die Struktur oft auf Basis der Vorgaben und Vorlieben eines Mitarbeiters oder einer Abteilung erstellt worden
  • und wie sieht es mit der temporären Ablage auf Speichermedien aus?

Oft spielen diese 4 Szenarien gemeinsam eine Rolle – überall werden wichtige  Informationen gespeichert – teilweise aktuell, teilweise aber auch  nicht. Das Resultat ist eine sehr unzufriedenstellende Situation: Dokumente werden nicht gefunden, gehen verloren und ein unbefugter Zugriff  kann nicht verhindert werden.

Das Problem hat zwei Hauptursachen:
Zunächst die hierarchische Baum Struktur. Auch wenn es klar und logisch erscheint, wie wir Dokumente abspeichern, ist jede Ablagestruktur anders, weil Mitarbeiter unterschiedliche Aufgaben haben und  eine andere Vorgehensweise pflegen. Wenn Ablagesysteme wachsen und Informationen von mehr als einer Person genutzt werden, wird es problematisch.
Duplizieren Mitarbeiter Informationen und Dokumente, um eine Kopie in jedem Archiv zu haben, sei es als E-mail, auf der Festplatte, im Netzwerk oder auf USB-Sticks, dann ist es äußerst kompliziert, hierbei den Überblick über aktuelle Versionen zu behalten.

Verabschieden Sie sich von Ihrer bisherigen Ablagestrukture und stellen Sie sich stattdessen folgende Fragen:
* Welche Art von Dokumenten verwenden Sie?
* Welche Index-Informationen möchten Sie nutzen, um diese wiederzufinden?

Möchten Sie beispielsweise einen Vertrag speichern, können Sie diesen direkt über ein Multifunktionssystem einscannen; das Dokument wird daraufhin mit einem Index versehen, bevor es in dem Dokumentenmanagement System Therefore gespeichert wird. Alternativ kann das Dokument auch über jede andere Desktop Applikation erfasst werden.
Die  Index-Informationen ersetzen jegliche Art der Ordnerstruktur, da jeder Nutzer mit Zugangsrechten ein Dokument aus einem zentralen Archiv abrufen kann. Kopien werden somit  überflüssig, Sie haben nur noch eine zentrale Stelle, um Dokumente zu speichern, zu suchen, zu verteilen und zu sichern. 

Das ist der Hauptnutzen eines jeden Dokumentenmanagementsystems , es beinhaltet aber noch viele weitere  Möglichkeiten.
• Dokumenten-Workflows
• E-Mail Archivierung
• batch-Scanning
• Dokumenten-Sicherheit
• automatische Erfassung aus Warenwirtschaftssystemen
• die Speicherung auf sicheren Medien wird ermöglicht

Canon ist sich bewusst, dass Dokumentenmanagement Probleme nicht nur durch das Fehlen einer Dokumentmanagement-Software begründet werden können - die Situation ist weitaus komplexer.
• die Geschäftsführung sollte eine klare Vorstellung zur Handhabung von Informationen haben
• Mitarbeiterverantwortlichkeiten müssen klar definiert und kommuniziert werden
• Unternehmensprozesse müssen klar definiert sein
• die existierende Hardware und Softwarestruktur muss analysiert werden

Canon kann Ihnen helfen, all diese Bereiche zu definieren, und entwickelt mit Ihnen eine Dokumentenmanagementlösung, die speziell auf Ihre Anforderungen angepasst ist. Die Canon Lösung verwaltet Ihre Daten deutlich effizienter.

Fazit: Unsere Business Consultants analysieren alle wichtigen Bereiche und entwickeln eine Komplettlösung – nicht nur die Softwareaspekte werden betrachtet.
Wir analysieren Ihre bestehenden und definieren neue Prozesse, die Ihnen helfen, in Zukunft deutlich effektiver zu arbeiten. Zusätzlich  unterstützen wir Sie bei der Implementierung der neuen Lösung und bieten kontinuierliche Unterstützung des Live Systems.

Wir  beginnen zunächst mit der Implementierung von "quick wins" , verlieren dabei aber das Gesamtbild nicht aus den Augen, frei nach dem Motto „Denke groß, handle klein“. 
Die Lösung kann zuächst in einer Abteilung implementiert und langfrisitg auf das gesamte Unternehmen ausgeweitet werden.

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