Energie AG Linz: platz- und kostensparendes Druckerkonzept

120 Jahre Energieversorgung - 1892 schlug mit dem Bau der ersten Dampfzentrale in St. Wolfgang die Geburtsstunde der öffentlichen Stromversorgung in Oberösterreich. Jene Gesellschaften, die in der Folge zur OKA und später zur Energie AG Oberösterreich wurden, sind seit mehr als 116 Jahren mit dem Bekenntnis zur sicheren Stromversorgung die Basis für die erfolgreiche Entwicklung von Oberösterreich. Heute versorgt die Energie AG mehr als eine Million Menschen mit elektrischer Energie, eine weitere Million im In- und Ausland mit sauberem Trinkwasser und erbringt Entsorgungsdienstleistungen für sechs Millionen Menschen in Zentral- und Osteuropa. Die neue Konzernzentrale Power Tower in der Böhmerwaldstraße wurde im September 2008 bezogen. Mit dem modernen Gebäude vereint die Energie AG Oberösterreich erstmals alle Konzernunternehmen unter einem Dach und setzt einen städtebaulichen Akzent im Linzer Bahnhofsviertel. Darüberhinaus wurde ein völlig neues Druckerkonzept erfolgreich umgesetzt - mit Canon Komplettlösungen, über das wir mit Mario Zopf der Konzern IT ein interessantes Interview führen durften.

M. Zopf: Mein Name ist Mario Zopf, ich bin bei der Energie AG Oberösterreich in der Konzern IT der Business Services GmbH beschäftigt. Mein Aufgabenbereich umfasst alles was mit Anwender-und Client Services zu tun hat. Als solches sind die Multifunktionsgeräte in meinem Bereich. Im Zuge des „Powertower“-Projektes war das Multifunktionsthema ein großes Anliegen und wurde von mir betreut.

Canon: Herr Zopf. Bei Ihnen war die Umstellung der Drucklösung begünstigt durch die Übersiedlung vom alten in ein neues Haus. Somit gab es einen klaren Schlussstrich unter der alten Druckerinfrastruktur und einen eindeutigen Start der Neuen. Was waren die Motive für die Umstellung?

M. Zopf: Bei uns wurde beschlossen die Konzernzentrale neu zu bauen. Wir haben ca. 600 Arbeitsplätze am Standort Linz in der Zentrale. Vor dem Neubau hatte ich eine Vorlaufzeit und im Zuge der Planung dieses Neubaus wurde beschlossen wie die Architektur und die Büros aussehen werden.  Da war schlichtweg kein Platz für Drucker.
In unserem Fall wäre es um 400 Drucker gegangen. Es war nicht vorstellbar den zusätzlichen Stellplatz für 400 Drucker aufzubauen, abgesehen von der Abwärme und der Abluft die diese produzieren.
Aus dem Grund machten wir ein Vorprojekt in dem wir die größeren drei Anbieter gebeten haben uns Konzepte für eine Teststellung zu liefern. Wir haben dann an einem Standort in Gmunden und in Linz eine zwei jährige Testphase gemacht um zu lernen, was mit Multifunktionsgeräten alles schief gehen kann, beziehungsweise, was sich an Kundenwünschen entwickelt und wie wir damit umgehen wollen.
Wir haben dann in der Endphase des Baus eine Multifunktionsgerätelösung ausgeschrieben und uns letztendlich zu Gunsten Canon entschieden.

Canon: Es ist für mich ein interessanter Ansatz Geräte nicht nach dem üblichen Hauptkriterium „Kaufpreis“ zu entscheiden sondern die Kalkulation so auszuweiten, dass Stellfläche, Abwärme, Belüftung usw. in die Berechnung des Projekts miteingeflossen sind. Ebenso für mich interessant, den Mitarbeitern gar nicht erst den Platz anzubieten ihre Drucker aufzustellen.

M. Zopf: Das war sicher auch eine Portion Zufall, dass der Stellplatz nicht berechnet wurde. Aber wie sie wissen hat jeder eine Unzahl an Kopierer, Scanner und Drucker. Moderne Schreibtische sind nicht mehr so groß wie früher. Früher waren Schreibtische schon alleine größer, weil große Monitore Platz haben mussten, heute haben wir alle Flachbildschirme. Und wenn man weniger Schreibtischfläche braucht, passen sich natürlich auch die Größe der Büros an.  So wäre der Platz für alle diese Geräte einfach gar nicht hier gewesen.

Canon: Und mit einem Stichtag sind die Leute in das neue Haus übersiedelt und haben somit ihre alten Geräte zurückgelassen 

M. Zopf: Ja.
Zum Einen wurden alle neuen Geräte vorab implementiert. In zwei Wochenenden wurde das gesamte neue Gebäude wieder besiedelt. Es gab den klaren Auftrag für die Mitarbeiter ihre alten Drucker stehen zu lassen, und auch den Auftrag an das Übersiedlungsteam, wenn ein Drucker für die Übersiedlung bestimmt wurde, ihn trotzdem stehen zu lassen.

Canon: Gab es da Widerstände?

M. Zopf: Es gab aus zwei Gründen keine Widerstände. Es war ein klarer Vorstandsauftrag und ein klares Konzept. Wir betrieben viel Aufwand um den Leuten zu transportieren, was die neuen Geräte können. Wir haben es geschafft an 600 Leute zu kommunizieren, dass sie nun künftig alle A3, in Farbe, doppelseitig drucken und scannen können. Das waren Möglichkeiten die die Mitarbeiter früher nur punktuell hatten.

Canon: Sie hatten also volle Rückendeckung vom Vorstand der das Projekt mitgetragen hat. Anders wäre es wahrscheinlich auch nicht so leicht möglich gewesen.
 
M. Zopf: Wir hatten uns eigentlich vor dem ersten Tag gefürchtet wie die Beschwerden wohl sein werden, aber es gab keine Einzige. Wir waren nach dem Einzug überrascht wie gut das neue System angenommen wurde.

Canon: Das heißt die Leute haben jetzt zentrale Drucksysteme mit mehr Funktionalität als zuvor. Wie funktioniert denn das heute mit der Verbrauchsmaterial Zulieferung? Laufen die Leute immer noch quer durch das Haus um sich das Papier oder Toner zu holen?

M. Zopf: Grundsätzlich ist es so, dass wir mehrere Gesellschaften und Abteilungen im Haus haben. So sind zum Beispiel Papiereinkauf und Papierlieferung unterschiedliche Bereiche.
Diese haben uns sehr gut geholfen. Sie liefern das Papier über das gesamte Gebäude. Früher war es so, dass unterschiedliche Abteilungen Papier, Toner oder Drucker geliefert und verrechnet haben. Heute wird alles „kaufmännisch“ an die IT geliefert und wir verrechnen dann an die entsprechenden Abteilungen.

Canon: In welcher Form verrechnen Sie da?

M. Zopf: Nachdem ich mit den Papierkosten belastet werde, verrechne ich mit den Druckkosten auch gleich anteilig die Papierkosten weiter.

Canon: Kommen da noch weitere Faktoren dazu?

M. Zopf: Wir haben ein zweistufiges Verfahren. Zum Einen wollten wir den Wildwuchs verhindern. Wenn wir nur den reinen Seitenpreis weitergäben, dann würde jeder Abteilungsleiter mindestens fünf Multifunktionsgeräte fordern, weil ja alle Seiten das Gleiche kosten. Aus diesem Grund gibt es bei uns einen Grundpreis für das Gerät. Der besteht aus der Gerätemiete, den Wartungskosten, aus den Kosten für den Netzwerkanschluss, den Supportkosten der IT, usw. Diese werden transparent im Mietpreis hinterlegt. Parallel dazu gibt es noch einen Seitenpreis der nach A4, A3, Farbe usw. unterschieden wird. Wir machen eine monatliche Abrechnung in der auch dieser Mietpreis analog zu den verursachten variablen Kosten aufgeschlüsselt wird. Das heißt der, der am meisten druckt auf einem Gerät, zahlt auch anteilig den größten Mietanteil.

Canon: Somit haben sie eine Vollkostenzuordnung je nach Verbrauch der Kostenstellen. Und die Kostenstelle ist nicht eine Peron sondern eine ganze Abteilung. Diese Abrechnung klingt sehr kompliziert. Wie läuft das am Monatsende praktisch ab? 

M. Zopf: Wir haben uns in uniFLOW einen speziellen Bericht erstellen lassen der uns am Monatsende eine fixfertige Auswertung liefert und diese wird automatisch in SAP übergeben und abgerechnet.

Canon: Somit ist Ihr Aufwand minimal und sie gewinnen aber die komplette Transparenz was, wer, wann macht.

M. Zopf: Es hat heute jeder Kostenverantwortliche die komplette Transparenz über seine Druckausgaben.
Er hat zum einen den Überblick und zum anderen die Steuermöglichkeit entsprechende Order auszugeben um das Druckverhalten in seinem Bereich zu ändern. Er kann also seine Mitarbeiter auffordern den Farbanteil oder den A3 Anteil zu verändern.

Canon: Wie sind die Mitarbeiter an diese Lösung herangeführt worden? Gab es Schulungen?

M. Zopf: Wir sind einer Empfehlung von Canon gefolgt und so gab es pro Gerät einen Gerätepaten. Das ist ein Hauptansprechpartner für das Gerät. Der sitzt in der Regel auch neben dem Gerät. In den meisten  Fällen ist das das Sekretariat. Die haben immer ein Auge auf das Gerät und sind der Hauptansprechpartner, wenn jemand eine Frage zum Kopieren oder anderen Funktionen hat. Diese Leute aktivieren dann auch die IT, wenn es um speziellere Probleme geht. Zusätzlich haben wir auch das Canon Wartungspaket „e-Maintenance“, dass die Geräte selbstständig Fehler melden und Toner bestellen.

Canon: Das ist eigentlich ein Standard bei den meisten Canon Kunden, was aber wie man sieht in der Praxis sehr von Vorteil ist.

M. Zopf: Darüber hinaus haben wir dafür gesorgt, dass bei jedem Gerät Ablageflächen und Schränke vorhanden sind um Papier und Toner zu verstauen. Auf jeder Pinnwand haben wir eine A3 Seite angebracht, wo zum einen die Geräteinformationen, der Name des Gerätepaten und eine kurze Beschreibung der wichtigsten Funktionen zusammengefasst sind.

Canon: Gab es in dem ganzen Projekt eine Ersparnis?

M. Zopf: Grundsätzlich gab es eine Ersparnis. Sie aber genau zu beziffern ist schwierig, weil wir wenige Informationen von früher haben. Man kann nur schwer sagen, was wir vorher an Druckkosten hatten. Heute wissen wir das sehr genau. Aber wir wissen das heute die Gesamtkosten heute unter dem liegen, was früher rein die Toner und Patronenbewirtschaftung gekostet hat.
 
Canon: Es scheint, dass das große Einsparungspotential oft erst später im Verlauf eines Projektes erkannt wird. Kaum jemand ermittelt wie Canon die Ausgangssituation vor einer Umstellung bereits ein Jahr im Vorfeld und zählt Druckertreiber, Stromverbrauch, Geräte usw..So kann man die Einsparung der harten  Druckkosten (Hardware, Klickpreis, …) und die weichen Druckkosten wie die abnehmenden Administrationskosten usw. am genauesten ermitteln.

M. Zopf: In unserem Fall haben wir in etwa 400 Drucker auf 32 Multifunktionsgeräte reduziert. Und damit ist klar das alleine die Einsparung der IP Adressen, Netzwerkanschlüsse und geringeren Supportkosten Einsparungen bringen müssen.

Canon: Zusammenfassend kann ich festhalten, dass bei ihnen

  • der Mitarbeiter im Mittelpunkt steht,
  • dass sich das Arbeitsplatzklima weit verbessert hat, da keine Tischdrucker mehr vorhanden sind,
  • die Abrechnung nach Kostenstellen statt nach Mitarbeitern
  • und die neue Kostentransparenz und die damit ermöglichte Steuerbarkeit für die effektivste Auslastung ihrer Flotte
  • und die daraus resultierende Kostenreduktion.

Ich bedanke mich für das zu kurze Gespräch und freue mich auf die anschließenden Diskussionen.
 

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