ENGEL AUSTRIA setzt auf Canon Managed Print Services

Die Engel Austria GmbH ist als Einzelmarke der weltweit größte Hersteller von Spritzgießmaschinen und zugleich eines der führenden Unternehmen im Kunststoffmaschinenbau. Mit dem neuen umfassenden Dienstleistungskonzept „Managed Print Services“ von Canon konnten die Servicequalität verbessert und die der interne Aufwand reduziert werden. Sämtliche Outputgeräte wie Laserdrucker und MFDs der österreichischen Standorte wurden in ein gemeinsames komfortables Accounting und Controllingsystem eingebunden. Canon sprach mit dem Projektleiter, Hrn. Hermann Wahl, über die nun outgesourcte Druck- & Outputumgebung des Unternehmens.

Canon: Herr Wahl, auf Ihrer Visitenkarten steht schlicht und einfach „Informatik“. Aus unseren Vorgesprächen habe ich mitgenommen, dass Sie für den gesamten Bereich IT-Endgeräte verantwortlich sind.
Dazu gehört neben Telefon, Internet & PC ja auch die Druckausgabe…
Können Sie uns etwas über diesen Bereich in Ihrem Unternehmen erzählen?

ENGEL AUSTRIA (Hermann Wahl, MBA): Wie bei vielen anderen Firmen auch, wurde der Themenblock „Drucken“ bei uns EDV-seitig lange Zeit unbeaufsichtigt gelassen.

Über die Jahre sind aufgrund der individuellen Anfragen und Beschaffungen der verschiedenen Fachabteilungen über 400 Ausgabesysteme von mehreren Herstellern an unseren 3 Hauptstandorten in Österreich angeschafft worden. Viele kleine A4-Systeme - ich würde sagen mehr als 2/3 aller Geräte -, ein paar größere Multifunktionssysteme und sogar Produktionsmaschinen & Großformatsysteme gab es bei uns.
Wir haben diesen Bereich in der Vergangenheit immer wieder vernachlässigt, weil andere Dinge stets wichtiger waren. Und es ist gut, dass wir wichtige Dinge selbst machen. Bei der unkontrolliert gewachsenen Anzahl an Druckern, Faxgeräten, Kopierern und multifunktionalen Systemen - wir hatten sicherlich 10 verschiedene Geräteklassen in den Büros herumstehen - hat aber niemand mehr eine Übersicht über die damit einhergehenden laufenden Kosten gehabt:
der hohe Aufwand für Cartridges & Toner, und vor allem das damit verbundene Bestellwesen. Die schier unüberschaubare Menge an unterschiedlichen Verträgen und Liefervereinbarungen: das war das Schlimmste für mich.

Und natürlich die große Anzahl an unterschiedlichen Druckertreibern, die einiges an IT-Unterstützung erfordern - 32bit hier, 64 bit da - Störungsmeldungen & Reparaturaufträge schreiben: Für diese Admin-Themen rund ums Drucken wendeten unsere EDV-Mitarbeiter sicherlich 15 oder noch mehr Prozent ihrer Zeit auf - und das muss wirklich nicht sein. Und durfte es auch schlussendlich nicht sein, da die IT-Abteilung zum Profit-Center umstrukturiert bzw. gesundgeschrumpft wurde.


Canon: Und damit war Ihr Unternehmen nicht allein … laut einer aktuellen Gartner-Studie haben über 90 % der Unternehmen keinen Überblick über ihre Druckkosten. Auch besitzen die meisten Organisationen bis zu zehn Mal mehr Drucker, als sie benötigen und bei diesen liegt die Auslastung unter 4 %.


ENGEL AUSTRIA (Hermann Wahl, MBA): Das war bei uns früher auch sicherlich der Fall. Es ist aber nicht so, dass wir die Problematik nicht erkannt hätten. Die Idee eines „Druckernutzungsvertrages“ - also einer Konsolidierung & Standardisierung und anschließendem Outsourcing der kompletten Drucklandschaft - geistert ja schon länger in unserem Haus herum.

Allerdings bin ich jetzt schon der 3. IT-Verantwortliche, der sich dem Thema annehmen durfte. In den vergangenen 8 Jahren ist es keinem meiner Vorgänger ist es gelungen, ein derartiges Projekt auch nur annähernd zu stemmen.

Mal war das Konzept nicht ausreichend durchdacht, mal hat einfach der Zeitpunkt nicht gepasst, aber in den meisten Fällen ist der „Vogel“ aufgrund der zahlreichen Wünsche & Animositäten/Widerstände der verschiedenen Abteilungen viel zu schnell fett geworden, als dass er noch hätte fliegen können.

Mir war klar, dass wir das Gesamtprojekt in mehrere „verdauliche“ Happen aufdröseln mussten, die unsere Organisation verkraften kann.

Und bei diesem Vorhaben haben wir uns von Experten beraten lassen. Wir haben zu Beginn mehrere Anbieter eingeladen - 5 um genau zu sein -, uns ihre Herangehensweise an derartige Projekte zu präsentieren. Und ich muss sagen, das Konzept von Canon hat uns von Anfang an sehr gefallen.


Canon: Vielleicht können Sie uns dazu ein paar Einzelheiten schildern…

ENGEL AUSTRIA (Hermann Wahl, MBA): Nun ja, als erstes haben wir eine Kompletterhebung des Ist-Standes in Auftrag gegeben - damit wir wissen von welchem Einsparungspotential wir reden können. Eine solche Beratungsdienstleistung ist natürlich nicht kostenlos, und auch wenn meine Spezialisten derartige Analysen durchaus selbst durchführen könnten: Ihre Zeit war mir dafür zu kostbar.

Neben Canon wurde auch ein 2. Unternehmen - sozusagen zu Absicherung der Ergebnisse - eingeladen, ein sog. Site-Audit durchzuführen. Dabei werden im Rahmen von Vor-Ort-Begehungen und durch den Einsatz von Snapshots mittels Netzwerk- Software alle vorhandenen Ausgabesysteme und deren monatliche Volumina erfasst. Zusätzlich hat man für ca. 4 Wochen sämtliche Druckaufträge im Haus mitprotokolliert - natürlich nur nach Zustimmung und Überwachung durch uns. Diese Daten wurden konsolidiert, analysiert und aufs Jahr hochgerechnet.
Heute - fast 11 Monate später - können wir sagen, dass wir mit der Erstanalyse recht nahe an unser tatsächliches Volumen herangekommen sind.

Basierend auf diesen Ergebnissen haben wir dann mit 3 Anbietern weiterführende Gespräche gesucht. Die darin entstandenen technischen und kaufmännischen Fragestellungen - so um die 20 Stück - haben wir alle Hersteller beantworten lassen. Canon hat uns in dieser Phase seine Kompetenz und sein ernsthaftes Interesse an unserem Unternehmen bewiesen, indem sie als einziger keine Frage unbeantwortet ließen.

Schlussendlich ließen wir 2 Unternehmen antreten, um bei einer Teststellung bei uns im Haus ihre Ansätze unter Beweis zu stellen.
Dazu haben wir eigens Usergruppen zusammengestellt, die die System auf Herz und Nieren - oder soll ich besser sagen: auf Praxistauglichkeit und Usability zu testen. Sogar unsere Arbeitsmediziner haben wir Emissionsmessungen zu Lärm- und Ozonbelastung durchführen lassen.

Canon hat hier durchwegs Top-Ergebnisse erzielt. Zum einen wurde speziell der Bereich Usability von unseren Usern in den selbst entwickelten Bewertungsbögen gelobt, zum anderen konnten unsere Techniker bei den modernsten Systemen überhaupt keine Belastungswerte feststellen.

Als uns dann schlussendlich auch noch das kaufmännische Angebot, das mit 50% in unsere Bewertung eingeflossen ist, überzeugt hatte - wir konnten einen Großteil der bestehenden Systeme mitübernehmen -, war die Entscheidung schnell gefällt und Canon bekam den Zuschlag zum Outsourcing unserer kompletten Druckinfrastruktur im Office-Bereich.


Canon: Wie sieht Ihre Druckinfrastruktur denn heute aus, Herr Wahl?

ENGEL AUSTRIA (Hermann Wahl, MBA): Wir haben auf unseren 3 Standorten im Moment 282 Ausgabegeräte, das sind um ein Drittel weniger als noch vor einem Jahr, oder anders gesagt: Im Schnitt teilen sich 6 Mitarbeiter jeweils ein Gerät.
Dabei wurde sichergestellt, dass kein Arbeitsplatz mehr als 10 Meter vom nächsten Druckausgabe-System - zumeist ein S/W-Laserdrucker - und keine 30 Meter vom nächsten farbfähigen Multifunktionssystem entfernt ist.
Das alles in einem All-In Wartungskonzept, also mit einheitlichen Preisen für Farbe & S/W-Seiten. Das erlaubt uns auch abrechnungstechnisch ein hohes Maß an Flexibilität.

Unsere Mitarbeiter sind mit der neuen Situation übrigens mehr als zufrieden. Viele von uns können nun auf eine deutlich bessere Infrastruktur zurückgreifen als zuvor. Heften, in Farbe und A3 Drucken oder etwas als Durchsuchbares PDF oder sogar Wordfile Einscannen zum Beispiel, das war alles nicht selbstverständlich und auch nicht für jeden verfügbar.


Canon: Verstehe. Sie haben soeben verschiedene Rahmenbedingungen wie die max. Wegstrecke bis zum nächsten System erwähnt. Gibt es noch weitere KPIs, an denen Sie den Erfolg der Zusammenarbeit mit Canon messen?


ENGEL AUSTRIA (Hermann Wahl, MBA): Im Rahmen des Outsourcing-Vertrages haben wir noch eine Responsetime von unter 6 Stunden, sowie eine 99,8% Uptime, sprich Verfügbarkeit der Ausgabegeräte, vereinbart. Das wird laufend gemessen und vierteljährlich berichtet.


Canon: Und wie steht es um die Administrationserleichterungen, die Sie angestrebt haben?

ENGEL AUSTRIA (Hermann Wahl, MBA): Dadurch dass wir uns auf einen einzigen Ansprechpartner reduziert haben, fallen ja bereits viele Sorgen weg, bspw. wenn es um Tonerbeschaffung, Wartungsaufträge oder Helpdesk-Anfragen geht.

Seit 2011 versorgen ganze 3 Mitarbeiter die gesamte IT der ENGEL-Gruppe, darunter über 2.000 Nebenstellen und 700 Mobiltelefone. Da bleibt kaum Zeit für administrative Dinge im Outputbereich. Hier helfen uns Features, wie automatische Störungsmeldungen im sogenannten „Host-Monitor“ enorm. Dabei werden unternehmensweit alle kritischen Fehlermeldungen der gesamten Druckflotte auf einem einzigen Übersichts-Schirm ausgegeben.

Und damit wir bspw. Helpdesk-Calls dementsprechend einfach absetzen können, hat Canon jedes Ausgabegerät mit QR-Code Stickern versehen, über die meine Admins sofort die notwendigen Informationen zum Gerät abrufen und mitsenden können.

Bei Canon kommt alles aus einer Hand: sogar die Zusatzsoftware für die Abrechnung der Druckkosten, die wir im Einsatz haben. Soweit mir bekannt, sind Sie an diesen Unternehmen sogar maßgeblich beteiligt, sodass ich mir auch um die Zukunftsicherheit unserer Investitionen keine Sorgen machen muss…


Canon: Wenn ich hier kurz einhaken darf: Hinsichtlich der Canon-Beteiligungen an Partnerfirmen ist zu sagen, dass es als japanisches Unternehmen Teil unserer Konzernstrategie ist, langfristige Partnerschaften mit Lieferanten einzugehen. Canon hält Anteile an sämtlichen Partnerunternehmen, deren Lösungen heute präsentiert wurden. Bei uniFLOW - das ist die Abrechnungssoftware die bei Ihnen im Hintergrund läuft - sind es 78 % und bei Therefore - über diese DMS-Lösung werden wir mit Herrn Staller in Kürze sprechen - sind es knapp 50%. Und bei IRIS, einer preisgekrönten Scanerfassungs-Suite, sind es mittlerweile über 90%.

Aber weil Sie gerade über die Abrechnung der Druckkosten gesprochen haben… erzählen Sie uns doch bitte etwas mehr darüber.

ENGEL AUSTRIA (Hermann Wahl, MBA): Schon allein aufgrund des reduzierten Maschinenparks - nehmen wir hier nur die geringere AFA - und der neuen, einheitlichen Seitenpreise können sich unsere bisherigen Einsparungen sehen lassen.

Aber Dank der Canon-Abrechnungssoftware uniFLOW wissen wir jetzt auch laufend bestens Bescheid, welche Abteilung wie viel druckt, kopiert & scannt und welche Kosten damit einhergehen.
Bei uns ist jeder Mitarbeiter im Active-Directory einer eindeutigen Kostenstelle zugeordnet und daher werden dessen Druckkosten auch gleich auf den richtigen Fachbereich gebucht und auch verrechnet - das funktioniert übrigens auch für Scans & Kopien. Und das Beste daran: wir haben damit Null Mehraufwand, denn die Reports werden automatisch an unser SAP-System übergeben.

Die bloße Weiterverrechnung der Outputkosten an den jeweiligen Fachbereich allein reicht allerdings nicht. Die laufenden Berichte zeigen uns nämlich auch welches enormes Einsparungspotenzial noch vor uns liegt: Wir haben uns nämlich bis vor Kurzem noch einen für mich besorgniserregend hohen Farbanteil von knapp 13% geleistet - und das bei nur einem Drittel farbfähiger Systeme. Wenn man nun berücksichtigt, dass eine Farbseite bei uns das 10-fache einer Schwarz-Weiß Seite kostet, ist das ein ziemlicher Budgetbrocken.

Deshalb haben wir eine Printing-Policy definiert, bei der alle Druckertreiber standardmäßig auf Schwarz/Weiß & doppelseitige Ausgabe eingestellt sind. Aber natürlich gibt’s da immer wieder ein paar User, die diese Einstellungen auf ihrem lokalen System verändern, daher müssen wir die Einstellungen in regelmäßigen Abständen zurücksetzen.

Die größte Einsparung konnten wir aber nach dem letzten Canon-Review erzielen. Denn als wir die jeweiligen Fachabteilungen auf den Kostenblock „Farbseiten“ hingewiesen haben - unter anderem haben wir festgestellt, dass monatlich knapp 15.000 Seiten aus Outlook in Farbe gedruckt werden - konnten wir eine deutliche Reduktion im Farbanteil erkennen. Im Moment halten wir bei etwa 7%.

Verstehen Sie mich bitte nicht falsch - es geht nicht darum Farbseiten per se zu verhindern - wir möchten bloß, dass keine unnötige Ausdrucke mehr gemacht werden: Ausgedruckte E-Mails mit Attachements oder Links zu Unternehmenswebseiten zum Beispiel.


Canon: Österreichweit liegt der Farbanteil übrigens bei 22% - das sagen zumindest unsere 25.000 angebundenen Multifunktionssysteme mit automatischer Zählerstandsmeldung - seien Sie versichert, dass sie mit Ihrer Strategie auf dem richtigen Weg sind.

Apropos richtiger Weg: Wie sehen denn ihre nächsten Schritte in Bezug auf die Output-Strategie ihres Unternehmens aus?

ENGEL AUSTRIA (Hermann Wahl, MBA): Wir werden den Bereich weiterhin optimieren … „lassen“. Es ist gut, dass wir wichtige Dinge selbst machen. Die automatisierbaren, repetitiven Dinge aber, die gebe ich gerne außer Haus - speziell wenn es die Kernkompetenz des anderen ist.
Alles in allem, war es die durchgängig hohe Betreuungsqualität seitens der Canon-Mitarbeiter vor UND vor allem auch nach dem Kauf, die uns darin bestätigt, mit Canon als unseren Hauptlieferanten die richtige Wahl getroffen zu haben.

Aus unseren laufenden Review-Gesprächen habe ich mitgenommen, dass es noch eine Reihe an Möglichkeiten gibt, um zum Beispiel den überfüllten Papierkörben neben den Ausgabefächern unserer Drucksysteme Herr zu werden - Sie nennen das „Follow-Me“ Druck, wenn ich mich nicht irre.


Canon: Herr Wahl, ich bedanke mich für die Einblicke, die Sie uns in Ihr Unternehmen gestattet haben.
Viel Erfolg bei Ihren nächsten Optimierungsschritten.

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