GEV Chef Staller über neues Canon DMS

Über 70.000 Ersatzteile für Großküchen werden von GEV bereitgestellt, und über konzessionierte Fachbetriebe für Reparatur und Service vertrieben. Als Drehscheibe zwischen Lieferanten, Servicefirmen und Endverbrauchern steht und fällt die Qualität so mancher Gastroküche, sowie auch einiger Großküchen in sozialen und gesundheitlichen Einrichtungen, mit der logistischen Leistung von GEV. Organisatorisch eine stete Herausforderung, der es gilt auch im Hinblick auf die optimale Büroausstattung Rechnung zu tragen, und dabei so weit wie möglich wirtschaftlich zu agieren. Canon sprach mit dem Geschäftsführer des Unternehmens, Hrn. Friedrich Staller, über die neue Dokumentenarchivierung.

GEV
Hr. Friedrich Staller, Geschäftsführer


Canon:
In einem Unternehmen wie dem Ihren, bei dieser Menge an Teilen, wie geht es Ihnen und Ihren Angestellten da beim Thema „Suchen“?

Staller:
Haben Sie gewusst, dass jeder Mitarbeiter im Schnitt 4 Stunden Arbeitszeit pro Woche mit der Suche nach Informationen vergeudet? Das sind 53 Minuten täglich, oder über 10 % der Arbeitszeit. Diese Suchzeiten lassen sich mittels Dokumentenmanagement-Systemen auf ca. 2 % reduzieren. Und ich muss das schließlich wissen, beschäftige ich mich doch schon seit über 9 Jahren mit dem Thema.


Canon:
Das müssen Sie uns schon genauer erklären Herr Staller, ich dachte Sie vertreiben Ersatzteile für Großküchen?

Staller:
Das stimmt, aber meine Zeit ist mir zu kostbar, als das ich sie mit Suchen verschwenden möchte. Deshalb habe ich mich schon seit 2002 mit der Suche nach dem perfekten DMS auseinander gesetzt. Ich habe viel ausprobiert - aber mit nichts war ich wirklich zufrieden. Ich war auf der Suche nach dem papierlosen Büro: Mein Ziel war und ist alles elektronisch zu archivieren. Und jeder soll nur auf das Zugreifen, was er wirklich zum Arbeiten braucht.

Canon:
Wie dürfen wir uns das vorstellen, Herr Staller, das papierlose Büro ist wahrscheinlich für viele hier etwas sehr Utopisches … im Gegenteil, wir bemerken, dass viel mehr gedruckt wird als noch vor ein paar Jahren.

Staller:
Ich muss das wohl etwas präzisieren: Ohne Papier wird es wohl nie gehen. Aber ich möchte jeden unnötigen Ausdruck vermeiden. So etwas wie die ausgedruckten E-Mails zum Beispiel, die Herr Voithofer der Hogast ebenfalls genannt hat: Die gibt es bei uns nicht mehr.

Was es aber gibt sind Unmengen an Daten & Informationen. Wir haben rd. 14.000 Artikel im Umlauf. Und bei über 3.500 Ausgangsrechnungen & Lieferscheinen im Monat kommt schon einiges an Volumen zusammen, das wir seit Jahresanfang gesammelt in einem zentralen DMS von Canon ablegen. Dazu kommen noch ca. 300 Eingangsrechnungen und eine Unmenge E-Mails. Ach ja, und die Bankauszüge samt Belege ebenfalls.

Was ich jahrelang gesucht habe, war ein kompaktes DMS, das ‚deppensicher‘ - also sehr einfach bedienbar - und vielseitig einsetzbar ist. Verstehen Sie mich nicht falsch: Es gibt viele gut durchdachte Systeme am Markt. Aber für ein kleines, mittelständisches Unternehmen mit gerade mal 7 Mitarbeitern, wie ich eines leite, sind manche DMS-Produkte einfach nicht amortisierbar. Mit dem Therefore Dokumenten Management von Canon habe ich aber nun endlich eine Lösung für mich gefunden die ich nahtlos in mein Geschäftsmodell integrieren konnte

Mein bestehendes ERP-System musste ich nur geringfügig anpassen (lassen). Jedes Dokument, das ich dort erzeuge, wird nun automatisch - mit allen notwendigen Parametern - in Therefore abgelegt. Dazu muss ich nichts weiter beitragen: die Scripts laufen alle im Hintergrund ab und werden automatisch beim Druckbefehl ausgelöst.


Canon:
Und wieso das Ganze? Warum das „doppelt moppeln“?

Staller:
Nun ja, ein DMS ist eben kein ERP-System. Das ERP-System ist unerlässlich für den Geschäftsbetrieb - vor allem für die Buchhaltung. Das DMS-System hilft mir dabei, die Unzulänglichkeiten der ERP-Software abzufedern.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass einer meiner Kunden mal wieder schlampig war und beim Telebanking keine Zahlungsreferenz angegeben hat. Früher hat mir mein Steuerberater diese Zahlungen einfach auf ein Sammelkonto geknallt, dass ich dann mühsam nachgearbeitet habe. Versuchen Sie mal in Ihrem ERP-System alle offenen Rechnungen mit einem bestimmten Bruttobetrag herauszufiltern. Das ist mit meiner ERP-Software quasi unmöglich. In Therefore brauch ich für die Abfrage nur Sekunden.

Noch ein Beispiel gefällig?

Eine Aufstellung über alle noch offenen Gutschriften, die bearbeitet gehören, benötigt in Therefore keine 10 Sekunden … in meiner ERP-Software möchte ich das gar nicht erst probieren müssen.

Das funktioniert übrigens auch alles von extern. Und deshalb konnte ich auch die letzten schönen Sommertage von meinem Whirlpool aus die Buchhaltungsdaten überprüfen …

Es ist einfach sehr praktisch, wenn sich die DMS-Lösung unkompliziert auf die ERP-Systeme aufsetzen lässt - wenn dadurch keine unnötige Mehrarbeit entsteht.

Canon:
Alles klar - keine Mehrarbeit also. Klingt einleuchtend. Bleibt aber immer noch die Investition …
Weil Sie’s zuvor angesprochen haben Herr Staller: die Amortisationzeit für so ein DMS … wie schnell rechnet sich das, falls sich das überhaupt rechnet?

Staller:
Einen konkreten Return-On-Investment für unsere Therefore-Integration hab ich mir bislang nicht ausgerechnet. Aber bei der Arbeitszeit die ich mir und meine Mitarbeiter sich täglich ersparen wird’s wohl kaum ein Jahr sein. Was man investieren muss, ist in einen zweiten Bildschirm. Denn ohne den werden Sie keine rechte Freude haben. Das steigert die Arbeitsproduktivität ungemein. Wer einmal mit 2 Bildschirmen gearbeitet hat, kommt nicht mehr davon los.

Aber denken wir auch an die Kosten, die wir nicht mehr haben, seit wir Therefore angeschafft haben:
Bei den 5.000 Paketsendungen im Monat kommt einiges an Zettelwerk zusammen. Ein herkömmlicher Bene-Ordner fasst rund 300 Seiten … da kommen auch einige Laufmeter pro Jahr (9+) zusammen, die ich nun nicht mehr in Papierform aufbewahren muss. Dem papierlosen Büro bin ich damit schon wieder einen Schritt näher.

Finanzamt-tauglich oder wie man neudeutsch sagt: compliancesicher ist das System ja. Sonst hätten wir nicht auch noch unseren kompletten Altdatenbestand der letzten 7 Jahre in das System importiert. Die dafür Kategorien hab ich mir selbst angelegt - geht ganz einfach, wenn man sich das mal hat zeigen lassen.

Jetzt sind wir gerade dabei E-Mail Regeln zu erstellen, über die die Daten gleich direkt an Therefore übergeben werden, damit auch diese Flut an Informationen bewältigbar bleibt.


Canon:
Ich sehe schon, Herr Staller: Sie sind ein echter Profi was den Umgang mit Dokumenten Management Systemen betrifft. Muss man das denn sein … ein Profi?

Staller:
Nein, ein Profi muss man wirklich nicht sein. Aber Disziplin muss man haben. Bei uns muss jeder Arbeitsauftrag (auch) elektronisch abgeschlossen werden - wenn das DMS am zweiten Bildschirm wartet, ist das weiter keine Hexerei. Wer sich aber daran nicht halten kann, wird sich bei mir nicht lange halten. Ich verlange ja auch von meinen Lieferanten, dass sie ihre Rechnungen so anpassen, dass diese scantechnisch erfasst & weiterverarbeitet werden können.

Aber weil Sie wissen wollten, ob man ein Profi sein muss …Ich geb Ihnen noch ein Beispiel: Nehmen wir das Scannen der Eingangsrechnungen.

Wir haben lediglich 2 Scanprofile auf unserem Scanner eingerichtet: Einen für doppelseitige und einen für einseitige Dokumente. Mehr braucht’s dafür nicht - den Rest erledigt das System. Therefore erkennt über eine Freitextsuche die wichtigsten Felder auf den Rechnungen und Lieferscheinen und legt diese automatisch unter der entsprechenden Kategorie ab. Jede dieser Kategorien wird im Windows Explorer durch Ordnerstrukturen abgebildet. Dass heißt, dass jeder normal begabte Office-User sich daher auch ohne Beschäftigung mit den vielfältigen Suchmöglichkeiten im System zurechtfinden kann.

Canon:
Entschuldigung Herr Staller, da muss ich nochmal nachhaken. Sie haben gerade den Begriff „Freitextsuche“ erwähnt. Was kann ich mir darunter vorstellen, wie funktioniert das?

Staller:
Das System prüft bei jedem Dokument ob irgendwo Schlüsselworte wie „Rechnung“, „Rechnungsdatum“ und dergleichen vorkommen. Die Summe auf der letzten Seite rechts unten, ist zumeist die Rechnungssumme … jede Rechnung sollte nunmal bestimmte Kriterien einhalten - so steht’s zumindest im Gesetz. Und nach diesen Kriterien kategorisiert die Software. Und sollte einmal eine Rechnung eines neuen Lieferanten nicht eindeutig erkannt und korrekt zugewiesen werden können, dann lerne ich sie dem einfach System an. Dazu gibt es einen eigenen Assistenten ...

Canon:
Herr Staller, vielen Dank für die Einblicke, die Sie uns in Ihr Unternehmen und Ihre Arbeitsweise gewährt haben. Von Ihnen können wir wirklich noch etwas lernen.

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