Hilfswerk Salzburg: Organisations-Erleichterung mit Canon DMS

Das Hilfswerk ist einer der größten gemeinnützigen Anbieter gesundheitlicher, sozialer und familiärer Dienste wie Pflege und Altenbetreuung, Kinderbetreuung und Jugendarbeit, sowie Beratung und Bildung in Österreich. Zählte das Salzburger Hilfswerk in den Anfängen 1988 drei Mitarbeiter und zehn Kunden, so sind es heute bereits über 600 hauptberufliche und zahlreiche freiwillige Mitarbeiter, die monatlich 2.500 Menschen in den Bereichen Pflege, Familie und Soziales betreuen. Mittlerweile zählt das Hilfswerk zu den größten Anbietern sozialer Dienstleistungen im Bundesland Salzburg. Die Landesgeschäftsstelle in Salzburg sowie 9 Familien- und Sozialzentren mit 15 Außenstellen garantieren eine flächendeckende Versorgung mit sozialen Dienstleistungen im gesamten Bundesland. Der Organisationsleiter Lukas Kaps berichtete im Interview mit Canon über seine Erfahrungen mit der neuen Dokumentenlösung.

Hilfswerk

Lukas Kaps, Organisationsleitung

 

Canon:

Herr Kaps, in Ihrem Unternehmen wird einiges gescannt und automatisch verarbeitet, oder?

 

Kaps:

Das ist richtig - allerdings handelt es sich bei unseren Dokumenten nicht um gedruckte Rechnungen, sondern um die händisch ausgefüllten Dienstformulare unserer Außendienstmitarbeiter. Konkret verarbeiten wir die Leistungs-erfassungsberichte unserer Tagesmütter, Jugendzentren und Essen-auf-Rädern Fahrer für die Buchhaltungsabteilung.

 

Es geht hier um die Abrechnung und damit auch um die Auszahlung der Leistungen unserer externen Mitarbeiter - wir sind also angehalten diese Daten tunlichst bis zum 5. des Monats bereitzustellen.  Den Termin zu halten war in der Vergangenheit für die monatlich rund 1.000 anfallenden Formulare nicht immer ganz leicht, denn die Formulare mussten zum Scannen zuerst in die Zentrale gebracht werden.

 

 

Das haben vielfach die Zivildiener gemacht, die dafür teilweise extra aus den 9 Außenstellen, den Familien- & Sozialzentren, anfahren mussten. Vor dem eigentlichen Scannen mussten wir die Formulare dann wieder in die drei Gruppen (Tageseltern, Essen auf Rädern und Jugendzentren) trennen - das war fehleranfällig und hat lokal einiges an Ressourcen gebunden. Spät- & Nachlieferungen bedeuteten einen erheblichen Mehraufwand und waren immer ein Horror. Beim Abarbeiten der verschiedenen Scanstapel kam es immer wieder dazu, dass Notizen auf der Rückseite übersehen wurden, Post-its verloren gingen, usw… Und zum Schluss musste wieder alles an die Außenstellen gesendet werden, damit die Formulare für ev. Prüfungen vor Ort zur Verfügung standen. Kurz: der Prozess war alles andere als optimiert.

 

Da war es fast ein Segen, dass uns - weil es den Hersteller für die Scansoftware nicht mehr gab - keine Updates für aktuelle Betriebssysteme zur Verfügung standen, und wir uns nach Alternativen umsehen mussten. Aufgrund der Tatsache, dass in unseren Außenstellen bereits Canon Multifunktionsgeräte vorhanden waren, wurde Canon von Anfang an in den Entscheidungsprozess für die Neuanschaffung miteinbezogen.

Und weil wir diese vorhandenen Systeme gleich zum dezentralen Scannen der Formulare verwenden konnten, haben wir uns relativ rasch für den Einsatz der Scansoftware Capture Pro von IRIS [gesprochen: ‚Airis‘] entschieden. Soweit ich weiß hält Canon Anteile an diesem Unternehmen. Das wir uns damit auch einen verlässlichen Partner an Land gezogen haben, der uns für viele Jahre und kommende Betriebsysteme zur Verfügung steht, hat uns in der Entscheidung nur bestärkt.

 

In nur 3 Monaten haben wir‘s dann von der Beauftragung bis zum Produktiveinsatz der neuen Software geschafft. Unsere Außenstellen-Mitarbeiter senden uns die unterschiedlichen Formulare nun einfach per Knopfdruck über das Interface ihres Canon Multifunktionssystems - dazu wurden fixe Scanziele, sogenannte Favoriten-Buttons, in den Sendeeinstellungen der Systeme definiert.

 

Die Dateien landen dann automatisch in den jeweiligen Freigabeordnern bei uns am Server, werden aber von der Software noch mal vorsichtshalber auf ihren Typ hin überprüft, bevor der eigentliche Verarbeitungsprozess beginnt.

 

Canon:

Wie sieht denn dieser neue, optimierte Scanprozess aus, Herr Kaps?

 

Kaps:

Bevor die Volltexterkennung der handschriftlichen Einträge zu laufen beginnt, werden die Seiten erstmal geradegerichtet und die roten Linien ausgeblendet. Zur Überprüfung des Gelesenen werden mir dann alle Ergebnisse am Schirm angezeigt.  Hier kann ich dann beispielsweise überprüfen, ob die Null wirklich eine Null ist, oder vielleicht doch eine Sechs. Im Normalfall sind wir in ein paar Minuten damit durch.

 

 

Danach werden die diversen Prüflogiken bzw. Plausibilitätskontrollen angewandt. So wird beispielsweise überprüft,ob die Beginnzeit einer Tätigkeit auch immer vor deren Endzeit liegt. Weiters werden auch Leistungsbeschreibungen in die nächsten Zeilen kopiert, sofern die leer sind usw.  Die auf diese Weise gewonnenen Informationen werden im XML-Format ausgegeben und an unser Abrechnungssystem - in diesem Fall Sybase - übergeben.

 

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass der gesamte Ablauf nun innerhalb eines Tages erledigt werden kann - früher waren dafür zumindest 3 Tage nötig. Wir haben dabei aber nicht nur den Zeitraum für die Erfassung verkürzt, sondern gleichzeitig unseren gesamten nachgelagerten Abrechnungsprozess in der Lohnverrechnung und Fakturierung optimiert.

 

Jeder hat nun mehr Zeit, sich auf seine Kernaufgaben zu konzentrieren:

die Verantwortung über die Richtigkeit der Daten beispielsweise - die können wir nun wieder in den Außenstellen belassen, wo sie auch hingehört. Und Kosten gespart haben wir auch, denn die unnötigen Formular-Transporte zwischen uns und den Außenstellen wird es zukünftig nicht mehr geben.

 

Und was für mich auch sehr wichtig ist: der gesamte Prozess lastet nicht mehr nur auf meinen Schultern. Das System ist so einfach gehalten, dass auch meine Vertretung die Abrechnung erledigen kann, selbst wenn er das nur alle heiligen Zeiten machen muss - z. B. ich mal krankheitshalber ausfallen sollte.

 

Canon:

Da kann ich nur sagen: Kleines Projekt, aber große Wirkung. Herzlichen Dank für diese anschauliche Schilderung ihres Abrechnungsprozesses.

 

Herr Kaps, unsere Unternehmenskultur "Kyosei" verlangt ja, dass keiner unserer Stakeholder - das sind Shareholder, Kunden, Mitarbeiter, Umwelt und Gesellschaft - auf Kosten des anderen langfristig bevorzugt oder benachteiligt werden darf. Ein alter Japaner würde es in etwa so übersetzen: „Nimm von deiner Umwelt nie mehr, als du zu geben bereit bist.“  Wie wichtig ist es für Ihr Unternehmen, dass man mit den Canon-Systemen, die sie in der Zentrale einsetzen, auch klimaneutral drucken kann?

 

Kaps:

Freiwilliges Engagement ist ein unbezahlbarer Gewinn für die Gesellschaft. Ohne die vielen freiwilligen HelferInnen, die im und für das Hilfswerk tätig sind, könnten wir beispielsweise viele Dienstleistungen gar nicht durchführen.

 

Canon ist nach meinem Wissensstand derzeit der einzige Anbieter, der so ein Programm realisiert hat. Wenn ich das damals richtig verstanden habe, werden dabei ja sämtliche CO2-Emissionen die beim Betrieb eines Canon imageRUNNER Systems entstehen durch die Investition in Emissionszertifikate, die von nachhaltigen Klimaschutzprojekten stammen, kompensiert.

 

Canon:

Ganz richtig Herr Kaps - vom Strom- und Tonerverbrauch bis hin zu den Emissionen, die der Canon Techniker bei Installation und Service verursacht - der gesamte ökologische Fußabdruck, den ein imageRUNNER ADVANCE System verursacht, wird neutralisiert.  Die Kosten dafür werden zur Gänze von Canon übernommen. *  In diesem Sinne bedanken wir uns für das Gespräch, und wüschen weiterhin viel Erfolg mit unseren Lösungen!

 

*(Anmerkung der Redaktion: Mehr dazu unter www.canon.at/klimaneutral


 

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