Hogast im Interview über neue Drucklösung

Hogast ist die führende Einkaufsorganisation der Hotellerie und Gastronomie - sie repräsentiert ein Einkaufsvolumen von 657,6 Mio. €. Sie ist genossenschaftlich organisiert und bietet ihren Mitgliedern ein umfassendes Paket an branchenspezifischen Dienstleistungen, die diesen einen Vorteil in finanzieller, zeitlicher und informativer Hinsicht bietet. Der Erfolg der hogast beruht auf dem "magischen Dreieck", das durch das Zusammenwirken von 2193 Mitgliedsbetrieben, 1015 Lieferanten und der hogast gebildet wird. Daraus entsteht eine Win-win-win-Situation, von der alle Seiten profitieren. Canon befragte hier den Finanzchef der Organisation, Hrn. Rupert Voithofer, zu der stattgefundenen Neustrukturierung und rigorosen Konsolidierung der Druck- und Kopierlandschaft.

Interview mit Hogast,
Rupert Voithofer, Finanzvorstand


Canon:
Herr Voithofer, Sie als Finanzvorstand sind verantwortlich für die einzelnen Budgetkosten in Ihrem Unternehmen. Gibt es in Ihrem Konzept auch einen eigenen Posten für den Bereich Print- & Outputmanagement? Es gibt ja Studien, die belegen, dass die Produktion von Dokumenten bis zu 3 % des Umsatzes eines Unternehmens verschlingen kann …


Voithofer:
Stimmt, das passiert dann, wenn man eine unkontrollierte Anzahl an Druckern, Faxgeräten, Kopierern und multifunktionalen Systemen herumstehen hat und auch keine Übersicht über die damit einhergehenden laufenden Kosten: der hohe Aufwand für Tinte und Toner, das damit verbundene Bestellwesen und eine hohe Anzahl an Druckertreibern, die einiges an IT-Unterstützung erfordern - für Themen rund ums Drucken wenden diese Mitarbeiter bis zu 15 % ihrer Zeit auf - und das muss wirklich nicht sein.

Auch wir hatten früher keine Ahnung, was eine gedruckte Seite in unserm Unternehmen kostet. Und damit waren wir nicht allein … laut einer aktuellen Gartner-Studie haben über 90 % der Unternehmen keinen Überblick über ihre Druckkosten. Auch besitzen die meisten Organisationen bis zu zehn Mal mehr Drucker, als sie benötigen und bei diesen liegt die Auslastung unter 4 %. Auch bei uns war das bis vor etwa zwei Jahren der Fall.

Die Hogast ist über die Jahre stetig gewachsen. 1976 hatten wir als Einkaufsgenossenschaft mit gerade mal 17 Betrieben begonnen. Heute betreuen unsere 96 Mitarbeiter über 2100 Mitgliedsbetriebe in ganz Österreich. Dafür ist unser alter Stammsitz in Wals-Siezenheim einfach zu klein geworden. Kurzum: wir haben in Anif bei Salzburg eine neue Konzernzentrale errichtet.

Und bei der Planung des neuen Gebäudes haben wir uns auch bezüglich einer Outputmanagement Strategie beraten lassen. Wir haben uns einige Anbieter angesehen: das Gesamtkonzept von Canon hat uns aber restlos überzeugt.  
 
Vor der Übersiedelung hatten wir im Office zwei zentrale Kopierer, über 15 Inkjets, 6 Laserdrucker unterschiedlichster Hersteller und ein paar analoge Faxe herumstehen. Sie können sich vorstellen, dass das einen ziemlichen Wildwuchs an unterschiedlichen Cartridges, Tonern und Treibern mit sich zog. An Kostenwahrheit war - schon aufgrund der Geringwertigen Wirtschaftsgüter - gar nicht erst zu denken. Übersiedelt haben wir schließlich nur ein einziges Fax - das steht heute im Empfang. Insgesamt  haben wir uns von über 25 Geräten auf 5 reine Multifunktionssysteme an ausgewählten Standorten in unserem Unternehmen zusammengeschrumpft.

Canon:
Hr. Voithofer, jetzt verwenden doch alle den gleichen Gangdrucker und somit sind deren gedruckten Dokumente doch für alle sichtbar, geschweige denn, dass die vielen Druckjobs womöglich nur die Ausgabefächer der Systeme verstopfen und jeder seinen versehentlich mitgenommenen Dokumenten nachlaufen muss.

Voithofer:
Das sind zwei sehr heikle Themen, die Sie hier ansprechen: Lassen Sie mich mit der Datensicherheit beginnen.

Auch bei uns im Haus gibt es eine Menge sensibler Informationen wie die Protokolle der Aufsichtsratssitzungen, Dienstverträge, Vereinbarungen mit unseren Mitgliedern & Lieferanten und natürlich sämtliche Daten der Personalabteilung und der Lohnverrechnung.

Damit ein Dokument bei uns nicht in falsche Hände gerät, müssen sich unsere Angestellten an jedem Drucksystem ausweisen, sei es durch Eingabe ihres Pin-Codes oder indem Sie ihren Finger über den Leser ziehen - das gleiche System verwenden wir übrigens auch zur Identifikation beim Zutritt in die verschiedenen Bereiche unseres Gebäudes.

Sobald Sie erfolgreich am System identifiziert wurden, haben Sie Zugang zu all ihren Druckaufträgen - egal in welchem Stockwerk sie sich befinden. Ich glaube Sie nennen das „My Print Anywhere“.

Und beim Scannen müssen die User auch nichts mehr einstellen: Denn durch die Authentifizierung weiß das System ja genau, wohin die Scans gesendet werden sollen.

Canon:
Aber Sie haben auf diese Weise ihren Mitarbeitern & Kollegen doch den geliebten, oftmals als unabkömmlichen empfundenen Arbeitsplatzdrucker weggenommen. Gab es denn da keinen Aufruhr in der Belegschaft?

Voithofer:
Keineswegs. Denn erstens kam der Beschluss zum Umstieg auf ein reines MFP-Konzept einstimmig zustande und zweitens sind unsere Mitarbeiter mit der neuen Situation mehr als zufrieden.

Wir drucken, kopieren & scannen auf insgesamt 5 Multifunktionssystemen, die gleichmäßig über die Stockwerke verteilt wurden: kein Arbeitsplatz ist mehr als 30 Meter vom nächsten Ausgabesystem entfernt - und das bisschen Bewegung tut uns allen gut.

Auch unser Druckverhalten hat sich dadurch positiv verändert. Ich persönlich sammle beispielsweise meine Druckjobs und hole sie einfach während einer Kaffeepause ab, das unterbricht mich weniger von meiner Arbeit. Und was für mich als Finanzvorstand vielleicht noch wichtiger ist: wir drucken nicht mehr jeden Zettel aus.

Außerdem können wir einstellen, dass Drucke nach einer bestimmten Vorhaltezeit einfach gelöscht werden. Die typischen Fehldrucke aufgrund falscher Druckeinstellungen oder falscher Versionen, sowie die klassischen Freitagnachmittag Druckjobs für’s Wochenende, die dann aber zumeist nicht mehr abgeholt wurden, fallen dadurch weg.

Zudem gehören nun viele lästige Themen wie der gesamte Bestellprozess für Tinte & Toner oder die Lärmbelästigung im Büro nun der Vergangenheit an. Wir haben auch deutlich weniger Druckertreiber als früher: den Standarddrucker für Schwarz-Weißdruck und einen weiteren für Farbdruck um genau zu sein. Das entlastet auch unsere interne EDV-Abteilung.

Diesen Dingen weint einfach niemand nach … ich wage sogar zu behaupten, dass es mittlerweile eine 100 %-ige Zufriedenheit mit der Lösung gibt. Zumindest gab es in den letzten 2 Jahren keinen einzigen Beschaffungsantrag für einen Drucker. Es ist sogar schon öfters vorgekommen, dass andere Unternehmen sich an uns gewandt haben, um aus erster Hand zu erfahren, ob man eine rigorose Druckerkonsolidierung organisatorisch durchsetzen kann.

Um auf die zuvor erwähnten überfüllten Ausgabefächer zurück zu kommen: gerade durch dieses „My Print Anywhere“ Konzept kommen die gar nicht erst zu Stande. Es werden ja nur noch jene Druckjobs ausgegeben, die auch tatsächlich notwendig waren - und das sind deutlich weniger als man glaubt. Bei uns im Haus ist das Seitenvolumen beispielsweise im Vergleich zu früher um rund 15% gesunken.

Kosten, die gar nicht entstehen, sind mir die Liebsten.

Canon:
Bleiben wir kurz bei den Kosten, Herr Voithofer. Wie behalten Sie nun den Überblick?

Voithofer:
Nun ja, wir wissen nun ziemlich genau, welche Abteilung wie viel druckt, kopiert & scannt und welche Kosten damit einhergehen. Diese Printing-Intelligence-Reports bekomme ich automatisch zu Monatsende vom System zugestellt.

Diese Berichte belegen, dass wir unsere reinen Druckkosten bisher schon um 20% senken konnten. Sie zeigen aber auch welches enormes Einsparungspotenzial noch vor uns liegt: Wir leisten uns nämlich derzeit - bei einem durchschnittlichen Monatsvolumen von knapp unter 60.000 Seiten - einen unglaublich hohen Farbanteil von über 50%. Wenn man nun berücksichtigt, dass eine Farbseite das 7 bis 10-fache einer Schwarz-Weiß Seite kostet, ist das ein ziemlicher Brocken.

Mein Ziel ist es, durch Gespräche mit den jeweiligen Abteilungszuständigen, diesen Farbanteil langfristig unter 25% zu bringen.

Verstehen Sie mich bitte nicht falsch - es geht nicht darum Farbseiten per se zu verhindern - wir möchten bloß, dass keine unnötige Ausdrucke mehr gemacht werden: Ausgedruckte E-Mails mit Attachements oder Links zu Unternehmenswebseiten zum Beispiel.

Canon:
Herr Voithofer, herzlichen Dank für Ihre Ausführungen … und viel Erfolg bei der weitern Umsetzung Ihrer Druckstrategie.

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