Druck- & Outputmanagement bei Knapp AG

Die Knapp AG mit Sitz in Hart bei Graz, ist ein österreichischer Hersteller für Intralogistiklösungen und Systeme im Bereich Lagerlogistik und Lagerautomation. Seine Leistungen umfassen die Konzeption und Entwicklung, die Umsetzung als Generalunternehmer sowie die Nachbetreuung. DI Dr. Bernhard Psonder, seines Zeichens Bereichsleiter der Division Global Procurement & Supply Chain Management, stand uns beim Canon Customer Forum in Graz für ein Interview zum Themenkreis Print- und Outputmanagement zur Verfügung.

 

Canon: Herr Psonder, auf Ihrer Visitenkarte steht „Global Procurement & Logistik“. Aus unseren Vorgesprächen habe ich mitgenommen, dass Sie für ein jährliches Einkaufsvolumen von etwas über 200 Mio EUR verantwortlich sind. Gibt es in diesem Budget auch einen eigenen Posten für den Bereich Print- & Outputmanagement? Es gibt ja Studien, die belegen, dass die Produktion von Dokumenten bis zu 3 % des Umsatzes eines Unternehmens verschlingen kann …

Psonder: Stimmt, das passiert dann, wenn man eine unkontrollierte Anzahl an Druckern, Faxgeräten, Kopierern und multifunktionalen Systemen herumstehen hat und auch keine Übersicht über die damit einhergehenden laufenden Kosten: der hohe Aufwand für Tinte und Toner, das damit verbundene Bestellwesen und eine hohe Anzahl an Druckertreibern, die einiges an IT-Unterstützung erfordern - für Themen rund ums Drucken wenden diese Mitarbeiter bis zu 15 % ihrer Zeit auf - und das muss wirklich nicht sein.

Auch wir hatten früher keine Ahnung, was eine gedruckte Seite in unserm Unternehmen kostet. Und damit waren wir nicht allein … laut einer aktuellen Gartner-Studie haben über 90 % der Unternehmen keinen Überblick über ihre Druckkosten. Auch besitzen die meisten Organisationen bis zu zehn Mal mehr Drucker, als sie benötigen und bei diesen liegt die Auslastung unter 4 %, das war bei uns nicht anders. Wir sind über die Jahre stetig gewachsen. Heute zählt die Knapp AG zu den führenden System- und Lösungsanbietern im Bereich Lagerlogistik und Lagerautomation. Weltweit haben wir 26 Niederlassungen und Vertretungen, unser Hauptsitz liegt in Hart bei Graz.

Schon 2005 in meiner Zeit als Bereichsleiter für die Zentralen Dienste - dabei drehte sich alles um Einkauf, IT & Facility Management - habe ich mich um die Bereinigung unserer Druckerlandschaft bemüht. Wir haben uns damals einige Anbieter angesehen und ich muss sagen, das Gesamtkonzept von Canon hat uns restlos überzeugt.

Was wir alles vor der Konsolidierung hatten, daran kann ich mich gar nicht mehr genau erinnern. Teilweise wussten wir es - schon aufgrund der Geringwertigen Wirtschaftsgüter - schlicht und einfach auch gar nicht. Und kostenmäßig wusste überhaupt niemand, woran wir waren - das Problem wucherte viel zu lange unter der Wahrnehmungsgrenze.

Die Dinge waren einfach da - manche davon auch kaputt, aber sie waren zumindest da.

Die EDV-Abteilung kümmerte sich um die Drucker und das FM um die Kopierer. Sie können sich vorstellen, dass das einen ziemlichen Wildwuchs an unterschiedlichen Cartridges, Tonern und Treibern mit sich zog - von den verschiedenen, unnötigen Beschaffungsprozessen will ich gar nicht erst reden. Als gelernter Logistiker fallen mir derartige Prozesskosten sofort auf. Das sind alles Kosten, die bei einer sog. TCO (Total Cost of Ownership) Analyse berücksichtigt werden sollten. Und diese Analyse haben wir angestellt. Heute drucken, kopieren & scannen wir auf 42 modernen Multifunktionssystemen, die gleichmäßig über die Stockwerke verteilt wurden. Bei 1.300 Mitarbeitern kommen wir so auf eine Quote von 30 :

Canon: Aber Sie haben auf diese Weise ihren Mitarbeitern & Kollegen doch den geliebten, oftmals als unabkömmlich empfundenen Arbeitsplatzdrucker weggenommen. Gab es denn da keinen Aufruhr in der Belegschaft?

Jetzt müssen doch alle den gleichen Gangdrucker verwenden und somit sind deren Druckjobs doch für alle sichtbar, geschweige denn, dass die vielen Druckjobs womöglich nur die Ausgabefächer der Systeme verstopfen und jeder seinen versehentlich mitgenommenen Dokumenten nachlaufen muss?

Psonder: Keineswegs. Unsere Mitarbeiter sind mit der neuen Situation mehr als zufrieden. Viele von uns können nun auf eine deutlich bessere Infrastruktur zurückgreifen als zuvor. Heften, in Farbe und A3 drucken oder etwas einscannen zum Beispiel, das war alles nicht für jeden verfügbar.

Darüber hinaus haben wir sichergestellt, dass kein Arbeitsplatz mehr als 30 Meter vom nächsten Ausgabesystem entfernt ist - und das bisschen Bewegung tut uns allen gut.

Auch unser Druckverhalten hat sich durch die Umstellung positiv verändert. Wir drucken einfach nicht mehr jeden Zettel aus. Ich persönlich beispielsweise „sammle“ meine Druckjobs und schicke sie erst kurz vor einer Kaffeepause ab.

Zudem gehören nun viele lästige Themen wie der gesamte Bestellprozess für Tinte & Toner oder die Lärmbelästigung im Büro nun der Vergangenheit an. Wir haben auch deutlich weniger Druckertreiber als früher: den Standarddrucker für Schwarz-Weißdruck und einen weiteren für Farbdruck um genau zu sein. Das entlastet auch unsere interne EDV-Abteilung.

Diesen Dingen weint einfach niemand nach … ich wage sogar zu behaupten, dass es mittlerweile eine nahezu 100 %-ige Zufriedenheit mit der Lösung gibt. Zumindest gab es in den letzten 2 Jahren keinen einzigen Beschaffungsantrag für einen Drucker.

Um auf Ihre Frage zu den Sicherheitsbedenken zu antworten: Auch bei uns im Haus gibt es eine Menge sensibler Informationen wie die Protokolle der Aufsichtsratssitzungen, Dienstverträge und natürlich Daten aus Personalabteilung und Lohnverrechnung. Diese sensiblen Bereiche sind bei uns baulich voneinander getrennt, sodass derartige Probleme nicht auftreten.

Was wir aber noch vereinzelt finden, sind kleine Multifunktionssysteme in den Geschäftsführerzimmern - ich schätze ihren Anteil auf 2%. Aber auch diese gehören bald der Vergangenheit an…

Canon: Da muss ich Nachhaken. Was haben Sie denn vor Herr Psonder…?

Psonder: Wir sind kurz davor ein sog. FollowMe System bei uns zu realisieren. Damit ein Dokument nicht in falsche Hände gerät, müssen sich unsere Angestellten dann an jedem Drucksystem ausweisen, sei es durch Eingabe ihres Windows-Logins oder - viel einfacher - indem Sie ihre Mitarbeiterkarte über den Leser ziehen - das gleiche System verwenden wir übrigens auch zur Identifikation beim Zutritt in die verschiedenen Bereiche unseres Gebäudes.

Sobald Sie erfolgreich am System identifiziert wurden, haben Sie Zugang zu all ihren Druckaufträgen - egal in welchem Stockwerk sie sich befinden.

Und beim Scannen müssen die User auch nichts mehr einstellen: Denn durch die Authentifizierung weiß das System ja genau, wohin die Scans gesendet werden sollen.

Oder kurz: Noch mehr optimierte Prozesse…

Canon: Herr Psonder, wenn ich Sie noch kurz bitten darf uns zu beschreiben, wie man in ihrem Unternehmen mit den outputbezogenen Kosten verfährt…

Psonder: Nun ja, wir wissen Dank der Canon-Abrechnungssoftware uniFLOW bestens Bescheid, welche Abteilung wie viel druckt, kopiert & scannt und welche Kosten damit einhergehen. Ich bekomme automatisch zu Quartalsende diverse Printing-Intelligence-Reports vom System zugesandt.

Canon: Hand auf’s Herz Herr Psonder: Lesen Sie diese Berichte…?

Psonder: Da haben Sie einen wunden Punkt erwischt. In der Vergangenheit haben wir uns dafür kaum die notwendige Zeit genommen.


Diese Berichte belegen, dass wir unsere reinen Druckkosten bisher schon um 20% senken konnten.
Sie zeigen aber auch welches enormes Einsparungspotenzial noch vor uns liegt: Wir leisten uns nämlich derzeit - bei einem durchschnittlichen Monatsvolumen von mehr als 210.000 Seiten - einen unglaublich hohen Farbanteil von knapp 30%. Wenn man nun berücksichtigt, dass eine Farbseite das 7 bis 10-fache einer Schwarz-Weiß Seite kostet, ist das ein ziemlicher Brocken.


Nehmen wir die Handykosten zum Vergleich: bei Monatsabrechnungen bis 100,- EUR wird niemand was sagen, ab 500,- EUR werde ich aber verständigt und der Mitarbeiter muss mir das erklären können. Ähnliche Schmerzgrenzen wollen wir beim Drucken einführen.

Verstehen Sie mich bitte nicht falsch - es geht nicht darum Farbseiten per se zu verhindern - wir möchten bloß, dass keine unnötige Ausdrucke mehr gemacht werden: Ausgedruckte E-Mails mit Attachements oder Links zu Unternehmenswebseiten zum Beispiel.


Mein Ziel ist es, durch Gespräche mit den jeweiligen Abteilungszuständigen, diesen Farbanteil langfristig unter 25% zu bringen. Und bei diesem Vorhaben lassen wir uns in Zukunft von den Canon Experten beraten. Diese Beratungsdienstleistung ist natürlich nicht kostenlos, und auch wenn meine Spezialisten derartige Analysen durchaus selbst durchführen könnten: Ihre Zeit ist mir dafür zu kostbar.

Wir haben diesen Bereich in der Vergangenheit immer wieder vernachlässigt, weil andere Dinge stets wichtiger waren. Und es ist gut, dass wir wichtige Dinge selbst machen. Die automatisierbaren, repetitiven Dinge gebe ich gerne außer Haus - speziell wenn es die Kernkompetenz des anderen ist.

Canon: Diese Kernkompetenz nennen wir bei uns „Managed Print Services“. 

Ich sehe, wir haben es hier mit einem Profi zu tun. Vielen Dank, Herr Psonder, für Ihre Ausführungen … und viel Erfolg bei der weiteren Umsetzung Ihrer Druckstrategie.

 

Artikel: Gartner stuft Canon im 2011 MPS Magic Quadrant als „Leader“ ein

 

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