Dokumenten Management in der Praxis - Alu Zaun Kollarits

Die Firma Alu Zaun Kollarits hat sich auf die Produktion von hochwertigen ALUMINIUM und EDELSTAHL-Zäunen, Toren, Türen, sowie Geländern und Carports spezialisiert. Seit der Gründung des Familienunternehmens 1996 ist es das Ziel der Eigentümer, ein Qualitätsprodukt zu erzeugen, mit dem die Kunden ein Leben lang Freude haben. Alu Zaun Kollarits ist eines der führenden Unternehmen in diesem Bereich und über die letzten Jahre stark gewachsen. Der Organisationsleiter, Oliver Seidler, gab uns beim Canon Customer Forum für ein ausführliches Interview über seine Erfahrung mit der aktuell implementierten Canon Lösung.

Canon:

Herr Seidler, auf Ihrer Visitenkarte steht schlicht und einfach „Organisation & Planung“. Können Sie uns etwas über Ihren Aufgabenbereich erzählen?

 

KOLLARITS (Seidler)

Meine Aufgabe als ORGA-Leiter besteht darin, die Prozesse - speziell die Auftragsabwicklung - in unserem Unternehmen zu optimieren. Zusätzlich kümmere ich mich noch mit 2 weiteren Personen um den IT-Support sowie um die bei uns eingesetzte Individual-Software zur Angebotserstellung. 

Die Firma ist seit ihrer Gründung im Jahr 1996 äußerst erfolgreich und stark gewachsen. Mittlerweile betreiben wir 3 Standorte in Österreich, 1 in München und eine Produktionsstätte mit eigener Pulverbeschichtung in Ungarn. Insgesamt sind etwa 130 Mitarbeiter beschäftigt - rund 80 davon in der Produktion, knapp 20 im Vertrieb und nochmal soviel in Administration, Konstruktion & Planung.

 

Da es mehrere Verkaufsbüros in Österreich gibt, gleichzeitig aber die technische Ausarbeitung und Freigabe eines Auftrags in der Zentrale erfolgt, gab es aufgrund der Tatsache, dass einem Auftrag meist mehrere Angebote, Ausarbeitungen und auch Änderungen des Auftrages vorausgehen, auch zahlreiche Probleme, eine Menge an Informationen abzugleichen und oft keine zentrale Übersicht über laufende Angebote und Aufträge.

Als ich vor etwa 4 Jahren in die Firma eingetreten bin, war es nicht unüblich, dass für einen einzigen Auftrag „zig“ E-Mails - letztlich auch im Kreis - geschickt und abgelegt wurden - die allerdings dann an den unterschiedlichsten Bearbeitungs-Orten.

Noch dazu kommt ein hoher Individualitätsgrad unseres Endproduktes: zu den 30 Basismodellen kommen noch mehrere Ebenen Personalisierungsmöglichkeiten. Oftmals ist der Vertriebsmitarbeiter in verschiedenen Phasen der Projektumsetzung zu informieren oder beizuziehen. Damit sind vor allem die Prozesse, Planung, und Ausarbeitung sehr komplex und natürlich die Produktion sehr individuell.

 

Die Koordination verschiedener personenbezogener Aufgaben und auch Zuständigkeiten konnte ohne elektronische Unterstützung einfach nicht mehr bewältigt werden. Deshalb haben wir uns entschieden daran etwas zu ändern, bestehende Strukturen anzupassen und neue einzuführen.

 

Eine zentrale Ablage war der erste Schritt.

 

Canon

Und da fiel Ihre Wahl auf das DMS System von Canon. Warum eigentlich?

 

Kollarits (Seidler)

Wir sind schon seit langer Zeit Canon Kunde bei Multifunktionsgeräten. Auf die DMS-Lösung hat uns ein aufmerksamer Canon Betreuer hingewiesen - von selbst wären wir nicht auf die Idee gekommen, dass ihr so etwas auch macht. Aber damals gab’s auch nicht solche Informationsveranstaltungen, wie diese hier :-)

 

Nach einer ausführlichen Produktdemonstration und einigen Recherchen über Alternativen war die Entscheidung aber schnell zugunsten der Canon Lösung ausgefallen. Schließlich gibt es das Produkt schon seit über 10 Jahren und es steht ein großes und kompetentes Support-Team dahinter.

 

Die Canon Software Therefore selbst hilft dabei Dinge zu strukturieren, hat uns aber vor allem durch ihren offenen Charakter und den damit verbundenen, hohen Individualisierungsgrad fasziniert.Genau so etwas wollte ich für unser Unternehmen haben - etwas woran man selbst weiterentwickeln kann und nicht jedes mal einen Consultant oder Programmierer ins Haus bitten muss, dem für eine rasche Umsetzung dann natürlich die Erfahrung aus unserer ganz spezifischen täglichen Anwendungspraxis fehlt.

 

Canon

Was legen Sie denn nun für Daten in dem DMS ab?

 

Kollarits (Seidler)

Alle Stamm- und Bewegungsdaten werden bei Kollarits in einem für uns entwickelten WWS/CRM System gespeichert - das war und ist auch weiterhin unser führendes System.Wir mussten lediglich einen neuen Ordnungsbegriff -  eine Vorgangsnummer - einführen, an dem das DMS aufsetzen kann. Damit können wir alle Dokumente - selbst jene die noch vor einer Auftragsvergabe entstehen - geordnet ablegen.

 

Alles was an Messeanfragen, Vorabangeboten und Kostenvoranschlägen erstellt wird, ist auf diese Weise einfach und vor allem rasch wiederzufinden. Unsere Vertriebsmitarbeiter arbeiten alle dezentral und sind ständig unterwegs, daher war es notwendig, dass sie auch mobile Clients Zugriff auf die Dokumente haben können. Das gelingt uns mit Therefore in Kombination mit Tablets ganz gut.

 Vielleicht das Wichtigste: bei Rückfragen oder Eingaben der Kunden sind wir nun deutlich schneller - ich würde sagen, trotz vermehrten Aufwand beim Eingeben der Dokumente sind es immer noch 20-30%. Auch die Bearbeitung von Änderungen wurde durch das System stark vereinfach und vor allem: nachvollziehbar. Es gibt keinen Klärungsbedarf, also keine Suchzeiten von Letztversionen der jeweiligen Dokumente mehr.

 

Canon

Was speichern Sie denn eigentlich alles in Ihrem DMS?

 

Kollarits (Seidler)

Neben den zuvor genannten Dokumenten, ist die Technische Checkliste unser wichtigstes Dokument im Prozess. Zusammen mit dem kaufmännischen Datenblatt und der Auftragsbestätigung stellen sie die wesentlichen Dokumente in unserem Auftrags-Ablauf.

 

Aber wir überlegen bereits weitere Kategorien in das elektronische Archiv zu überführen - beispielsweise unsere Personalakten und der Firmenfuhrpark.

 

Canon

Nur eine elektronische Ablage aller Dokumente war Ihnen aber zu wenig. Sie wollten ja Ihre Prozesse optimieren. Wie konnte sie unsere Lösung darin unterstützen?

 

Kollarits (Seidler)

Bei uns beginnt ein „Auftrag“ eigentlich erst mit der Abnahme der Naturmaße. Erst dann können die Konstruktionsplanung und der damit verbundene Kostenvoranschlag verbindlich werden und der eigentliche Planungs- & Produktionsprozess beginnen.

 

Und genau diese Strecke: Von der Auftragsbestätigung bis zum Beginn der Produktion, die haben wir als elektronischen Workflow in Therefore abgebildet. Nach gemeinsamen Workshops mit Canon, in denen wir die Kernprozesse für Angebote, Aufträge und Fertigung analysiert haben, waren wir relativ rasch in der Position mit einem Pilotprojekt loszulegen. Das hat keine 3 Monate gedauert.

 

Wichtig war dabei auch, dass über das System Aufgaben automatisiert vergeben und auch gleich abgearbeitet werden konnten - natürlich auch hier im Bedarfsfall über die mobilen Clients unserer Außendienstmitarbeiter. 

Im Laufe der Zeit haben wir das System selbst weiter optimiert und laufend erweitert. Jetzt, knapp 1½ Jahre seit der Einführung, arbeiten wir mit einer sehr weit fortgeschrittenen Variante: wir befinden uns mittlerweile in der 34. Release-Version - das Ding braucht schon einen Großformat-Drucker um es auf Papier noch lesen zu können.

Wir haben bspw. Eskalationsschleifen eingebaut, die uns warnen, wenn der kritische Pfad zum Liefertermin in Gefahr ist.

Auch die Freigaben der Konstruktionspläne für unsere 30 Fachhändler sowie eine automatische Rücklauf-Überwachung der gefertigten Auftragsbestätigungen sind in der Zwischenzeit in den Workflow integriert.

 

Wie ich zuvor gesagt habe: es war mir wichtig, dass wir eigene Ideen von Kollarits selbständig und relativ direkt umsetzen werden können…

 

Canon

Muss man denn dafür Programmierkenntnisse haben? Bei Ihnen ist das ja der Fall…

 

Kollarits (Seidler)

Nein. Nicht für die Erstellung und Abbildung von Prozessen. Wer ein Visio-Diagramm zeichnen kann, der kann auch Workflows in Therefore abbilden.

 

Canon:

Wie ging es Ihnen denn mit der Einführung dieses elektronischen Vertriebsprozesses?

 

Kollarits (Seidler)

Nun ja. Wenn man sich für die elektronische Archivierung entscheidet, muss man das auch konsequent umsetzen. Ein nur halbherziges Umsetzen führt zu nur fallweisen Nutzungs-Erfolgen. Und keinem Mitarbeiter ist ein System zuzumuten, dass „nur manchmal“ für ihn auch von Nutzen ist!  So etwas geht ganz schnell „nach hinten los“. Es kann also nicht jeder weniger Arbeit damit haben als vorher.

 

Wenn man die Mehrarbeit beim Eingeben der Dokumente aber, wie in unserem Fall gut verteilt bzw. teilweise auch automatisiert, gibt einem der Erfolg schnell Recht.

Sämtliche Angebote & damit verbundenen Bestätigungen werden bei uns - komplett ohne Userinteraktion - via von Therefore zur Verfügung gestellte Importscripts - in das DMS eingespielt.

 

Natürlich hatten auch wir anfangs mit teilweise großer Skepsis und Negativmeldungen zu kämpfen. Aber sobald die misstrauischen Mitarbeiter gesehen haben, wie viel mehr jene, die das System von Anfang an bestmöglich nutzen, in der gleichen Zeit geschafft haben, war der Bann schon gebrochen.

 

Der Vertriebsmitarbeiter hat heute zeitgerechte Information zu seinen Aufgaben und wird automatisch informiert wenn Aufgaben anstehen oder solche durch andere Mitarbeiter an ihn zugeteilt werden.

Gleichzeitig kann er Aufgaben heute leichter und vor allem nachweisbar an andere Personen delegieren.

Die Ausarbeitung der Aufträge erfolgt transparent und die standortübergreifende Bearbeitung wird durch die elektronische Führung des Prozesses stark vereinfacht. Jeder Mitarbeiter weiß einfach wann, was wo und bei wem liegt und damit ist die Bearbeitung weniger zeitintensiv und verlangt weniger Aufmerksamkeit. Vieles passiert automatisch im Hintergrund.

Die Verwendung mobiler Geräte ist durch die Integration mit Therefore und den verbundenen Workflows wirklich eine große Unterstützung für den Vertriebsmitarbeiter.

 

Sorgen Sie für Verwendung - das ist das beste Mittel gegen Nörgler.

 

Canon

Verstehe - mehr Arbeitszufriedenheit & kürzere Durchlaufzeiten mit insgesamt weniger Mehrarbeit als befürchtet. Sie haben zuvor erwähnt: ca 20% Zeitersparnis.

Klingt alles einleuchtend. Bleibt aber immer noch die Investition …

 

Herr Seidler, die Amortisationszeit für so ein DMS … wie schnell rechnet sich das?

Haben Sie sich das vielleicht mal angesehen?

 

KOLLARITS (Seidler)

Einen konkreten Return-On-Investment für unsere Therefore-Integration hab ich mir bislang nicht ausgerechnet. Aber so offensichtlich positiv, wie es sich für unseren Betrieb darstellt - da steht die Frage „ROI nach 6 oder erst 14 Monaten“ nicht wirklich im Vordergrund.

 

Canon

Meine Herren, ich danke Ihnen allen für die anregende und facettenreiche Diskussion.

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