Dokumenten Management in der Praxis – LTE-Group

Das private Bahnunternehmen LTE setzt auf Optimierungsmaßnahmen mit Canon Dokumenten Management Systemen. Quintessenz des Kunden: "Zusammenfassend kann man sagen, dass die LTE vorhandene Prozesse transparenter, kontrollierter, und effizienter gestalten und somit die betriebliche Effizienz deutlich steigern konnte." Alexander Masek, Controller des Unternehmens LTE, reflektierte beim CCF Graz im Gespräch mit Canon über die neue DMS Lösung - lesen Sie hier die spannenden Details!


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Canon:
Herr Masek, Sie sind bei LTE im Controlling tätig. Können Sie uns etwas über Ihren Aufgabenbereich erzählen?

 

LTE (Masek)
Die LTE-Group, ihres Zeichens ein privates Eisenbahnverkehrsunternehmen mit Niederlassungen in Österreich, Ungarn, Tschechien, der Slowakei, den Niederlanden, Deutschland und Rumänien hat im Jahr 2013 rund 5 Millionen Tonnen auf der Schiene transportiert.
Wir beschäftigen derzeit über 180 Mitarbeiter, davon sind ca. 50% als Lokführer tätig. In Österreich sitzt ein Mitarbeiter in der Administration und 2,5 FTEs im Controlling (für Österreich).

Als Head of Controlling bin ich sowohl für sämtliche Belange des Controlling und der Finanz zuständig, als auch Leiter für Spezialprojekte.Im Zuge meiner zweiten Funktion habe ich es mir unter anderem zur Aufgabe gemacht, das interne Kontrollsystem zu erweitern und deutlich zu verstärken. Im Logistikbereich wurden wir bereits 2006 erfolgreich ISO 9001 zertifiziert. Auch bei den Eisenbahnen haben wir uns erfolgreich SQAS (Safety and Quality Assessment System) auditieren lassen. Also war es an der Zeit, verbesserte Standards in der Verwaltung und im Controlling einzuführen. Vor allem in der Administration und Verarbeitung von Rechnungen war der Kontrollmechanismus nicht weit entwickelt. Vieles wurde noch mit MS Excel & Co. produziert, das man anderswo heutzutage schon direkt aus ERP-Systemen bekommt - beispielsweise unsere eigenen Rechnungen.

Die gleich Einstellung hatte unser Geschäftsführer und wollte, dass hier Abhilfe geschafft wird…

 

Canon:
Und da fiel Ihre Wahl ausgerechnet auf das DMS System von Canon. Wie kam es dazu?

 

LTE (Masek):
Nun ja, die Entscheidung ein DMS-System anzuschaffen, wurde schon getroffen, als ich noch gar nicht beim Unternehmen war. Als langjähriger Canon-Kunde im Bezug auf Drucker- & Multifunktionsgeräte hat unser Betreuer mit unserem Geschäftsführer immer wieder über derartige Optimierungsmöglichkeiten gesprochen. Aufgrund der erfolgreichen Zusammenarbeit in der Vergangenheit lag es nahe, dass wir uns auch die Canon-Lösung näher angesehen haben. Soweit ich das eruieren konnte, gab es 3-4 intensivere Termine - unter anderem eine Produktdemonstration mit unseren eigenen Dokumenten -  bis die Entscheidung zugunsten der Canon Lösung gefällt wurde. Niemand sonst hat sich so um uns gekümmert und zu verstehen versucht, was wir für unser Unternehmen benötigen.
Ursprünglich war das System als elektronisches Archiv für betriebliche Belange gedacht zum Beispiel die Ablage diverser Unterlagen zu den Lokomotiven.

Nach meinem Eintritt und der intensiveren Auseinandersetzung mit der Leistungsfähigkeit des Systems ist mir bewusst geworden, dass wir das DMS mit seiner Workflow-Fähigkeit wesentlich weitreichender einsetzen könnten. Vor allem unter Berücksichtigung einer verstärkt benötigten Compliance und im Hinblick auf meinen Wunsch, die elektronische Rechnungslegung in Zukunft einzuführen, habe ich den Vorschlag eingebracht, die Prozesse der Eingangs- sowie Ausgangsrechnung als auch den Prozess der Reisespesen in Therefore abzubilden. Dies gefiel unserem Geschäftsführer sehr gut und er hat mir den Auftrag erteilt, dies umzusetzen.

 

Canon:
Da traf es sich gut, dass man mit unserer Lösung nicht einfach nur elektronische Dokumente verwalten, sondern auch gleich ganze Arbeitsabläufe integrieren kann.

Wie sind Sie das Projekt angegangen?


LTE (Masek):
Ich habe an einer ähnlichen Canon-Veranstaltung zum Thema Rechnungsläufe letzten Herbst in Wien teilgenommenund viele wertvolle Inputs für mein Projekt sammeln können.
Im Anschluss daran haben wir 2 gut vorbereitete Workshops mit den Canon-Experten abgehalten.
Die waren für mich im Vorfeld des Projekts sehr wertvoll - haben sie uns doch dabei geholfen, unsere internen Abläufe im Hinblick auf die technische Umsetzung in Therefore zu durchdenken und wenn notwendig anders zu strukturieren.

Hätten wir blindlings drauf losgestartet, wer weiß, ob ich heute hier als Positivreferenz sitzen würde…
 

Canon:
Wie sahen denn die Workflows aus, die dabei herausgekommen sind?

 

LTE (Masek):
Eigentlich sehr einfach - meine ersten Entwüre sind sich auf A4-Zetteln ausgegangen. Wie eine Spesenabrechnung erfolgen sollte, kann sich jedermann gut vorstellen: Keine Belege, kein Geld. Das war relativ einfach.
Aber der Teufel steckt, wie so oftim Detail - bzw. in der Umsetzung :-)

Weit mehr gefordert waren wir aber beim 2. Projekt: bei der Verknüpfung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen.

Als Beispiel kann man Mietrechnungen für Lokomotiven heranziehen, welche von der LTE AT getragen, aber zum Teil an die LTE Töchter weiterverrechnet werden. Diesen Prozess haben wir mit Hilfe der Canon Experten sehr gut im DMS abbilden und diesen mit einem komplexeren Freigabe-Workflow versehen können. Bei der Umsetzung solcher Komplexitäten war die Erfahrung der Canon Mitarbeiter sehr wertvoll

 

Canon:
Wenn Sie von Erfahrung sprechen: Die Software gibt es seit über 10 Jahren am österr. Markt. Und vor etwas mehr als 4 Jahren hat der Canon Konzern sie in sein Standard-Portfolio aufgenommen. Damit ist Ihre Investition noch besser geschützt, denn unser Konzern legt Wert auf langjährige Partnerschaften. Mittlerweile halten wir 49 % des Softwareunternehmens und entwickeln das Produkt laufend weiter.
Auch der Know-How Transfer zwischen unseren Mitarbeitern und dem Entwicklungspool in Mödling konnte dadurch intensiviert werden - mittlerweile arbeiten auch Mitarbeiter von beiden Häusern im jeweils anderen Unternehmen.
Apropos Know-How Transfer: Wie sind denn Sie mit der Software selbst zurecht gekommen?

 

LTE (Masek):
Die neue Arbeitsweise und Workflows wurden im Zuge eines Workshops von mir den betroffenen Mitarbeitern vorgestellt. Zusätzlich habe ich eine kleine Bedienungsanleitung erstellt und diese via Email an die Kollegen verteilt. Dies waren kurze How-To’s anhand derer sie sofort wussten, wie sie bspw. eine Rechnung richtig freigeben konnten beziehungsweise an andere Kollegen delegieren. Der Umstellungsaufwand hielt sich dementsprechend in Grenzen.
Von der Softwareseite hat uns vor allem der offene Charakter und der damit verbundene, hohe Individualisierungsgrad begeistert. Unser IT-Verantwortlicher kommt eigentlich aus der Logistik und ist kein begnadeter Programmierer, aber gemeinsam mit seinem Enthusiasmus sind wir sicherlich in der Lage, die Software in Zukunft selbstständig weiter zu entwickeln.

Es tut auch aus Finanzsicht gut, wenn man weiß, dass man nicht für jede Weiterentwicklung gleich einen Consultant oder Programmierer ins Haus bitten muss, dem für eine rasche Umsetzung dann natürlich die Erfahrung in unserem Geschäftsumfeld fehlt.
Aber sollte doch mal Unterstützung notwendig sein, dann steht uns ein lokales und - wie wir schon mehrfach feststellen durften - vor allem kompetentes Support-Team zur Verfügung.

Auch paneuropäisch wenn’s sein müsste - was für die Ausrichtung unseres Unternehmens hinkünftig gar nicht so unwichtig sein könnte…

 

Canon:
Bleiben wir noch kurz bei den Workflows.
Sie sagten vorhin, dass ihre auf einem A4-Zettel Platz gehabt haben. Das muss aber nicht unbedingt immer so sein. Wir haben Kunden, die knapp 1½ Jahre nach der Einführung mit Workflows arbeiten, für die man schon einen Großformat-Drucker braucht, um es auf Papier noch lesen zu können.
Wie ging es Ihnen denn eigentlich bei der Umsetzung ihres Projekts. Gab es da Schwierigkeiten? Und falls ja, wie haben sie damit umgehen können?

 

LTE (Masek):
Die Umsetzung war Anfangs nicht einfach, da die Mitarbeiter schon seit vielen Jahren mit den bestehenden Prozessen vertraut waren und diese auch gut gelebt hatten. Die Logik eines elektronischen Archives war für viele zu Beginn schwer verständlich.

Ohne dem Machtwort unseres GFs, der die Einhaltung der neuen Prozesse strikt einforderte, und meiner ständigen Präsenz bei den Mitarbeitern um diese an die Umsetzung zu erinnern, hätten wir das Projekt niemals in dieser kurzen Zeit so erfolgreich abschließen können. Eine gewisse Veränderungsbereitschaft muss also schon vorausgesetzt werden. 
Wir haben von der Unterschrift bis zum Go-Live nicht einmal 3 Monate benötigt. Und heute nach weiteren 3 Monaten Echtbetrieb gibt es kaum noch Kollegen, die sich an der neuen Arbeitsweise stoßen.

 

Canon:
Weil Sie gerade 3 Monate gesagt haben: haben Sie sich als Finanzleiter eigentlich auch die Amortisationszeit für Ihr Projekt ausgerechnet?

 

LTE (Masek):
Aufgrund der Tatsache, dass die Entscheidung zum Kauf der Software bereits vor meinem Start bei der LTE getroffen wurde und dass vielerlei Prozesse wesentlich verändert werden sollten, um den gewünschten international aufgestellten Konzern umzusetzen, war der ROI eher nachrangig.
Der bisherige Projektaufwand stellt sich bis dato als wesentlich geringer dar, als der Nutzen, welchen wir aus der Neugestaltung und Umsetzung der neuen Prozesse mittels Therefore gewonnen haben. Schnelligkeit, kontrollierte Strukturen, und Effizienz sind meiner Meinung nach die Hauptschlagworte, mit welchen man den ROI für die LTE derzeit charakterisieren kann. Man kann gut sagen, dass das DMS dem Unternehmen sehr gut tut.


Canon:
Inwiefern tut sie denn Ihrem Unternehmen gut, Herr Masek?

 

LTE (Masek):
Hier etwas wesentliches, wir haben das Risiko zum Beispiel Rechnungen nicht zu bearbeiten bzw zu vergessen eliminiert. Das System informiert per E-Mail sogar den User über anfällige Aufgaben oder verhindert, dass der User etwas vergisst. Das lässt sich auch von unterwegs problemlos bewerkstelligen.
Auch bei Rückfragen im Vertretungsfall und bei Audits sind wir nun deutlich schneller - ich würde sagen, trotz höherem Aufwand beim Eingeben bzw. Einlagern der Dokumente sind es immer noch 20-30% Zeitgewinn.
Dadurch dass alles strukturiert im System abgelegt wird, gibt es auch keinen Klärungsbedarf. Die Suchzeiten von Letztversionen der jeweiligen Dokumente reduzieren sich damit auf ein Minimum.

–Als Projektleiter ist die Umsetzung neuer betrieblicher Prozesse wie beispielsweise unsere Personaldaten bzw. die notwendigen Schulungsdokumente für unsere Lokführer für die zweite Hälfte von 2014 angedacht. Nachdem der Zugriff über Mobile Devices ja problemlos möglich ist, eröffnen sich uns hier ganz neue Möglichkeiten.

Aber auch die automatische Verarbeitung von Rechnungen, die ich im Herbst in Wien gesehen habe, möchte ich mir nochmals genauer ansehen. Die verspricht einiges an Potential.

 

Kundenzitat

„Zusammenfassend kann man sagen, dass die LTE vorhandene Prozesse transparenter, kontrollierter, und effizienter gestalten und somit die betriebliche Effizienz deutlich steigern konnte."


Hier geht es zur Case Study....

 

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