Pro Mente Steiermark - sozial und kostenbewusst mit Canon uniFLOW

Wie Dr. Psonder der Knapp AG stand uns gleichzeitig der IT-Leiter des sozialen Non-Profitunternehmens „Pro Mente Steiermark“ bei unserem Customer Forum in Graz für ein Interview betreffend Druckerlandschaft, Verwaltung, Service, etc., zur Verfügung. Im Jahre 1989 gründete Geschäftsführerin DSA Andrea Zeitlinger das erste Arbeitstrainings-zentrum für psychisch erkrankte Menschen in Graz. Ein kleines, engagiertes Team bestehend aus acht Personen arbeitete damals intensiv im Bereich der Rehabilitation und Reintegration psychisch erkrankter Menschen in den Arbeitsmarkt. Heute, 23 Jahre später, betreut pro mente als psychosoziales Dienstleistungsunternehmen 1.500 Menschen in der ganzen Steiermark. Insgesamt rund 90 Projekte mit über 150 MitarbeiterInnen bieten verschiedene Maßnahmen, u.a. zur beruflichen Wiedereingliederung.

Canon: Herr Schöfl, wie professionell sieht denn die Drucklandschaft bei Pro Mente Steiermark aus?
Als Leiter der IT-Abteilung sind Sie für die Bereitstellung der gesamten EDV-Infrastruktur in diesem Unternehmen verantwortlich. Dazu gehört neben Telefon, Internet & PC ja auch die Druckausgabe…
Und davon gibt es - meinem Wissensstand zu Folge - doch einige Systeme bei Ihnen:
knapp 58 Systeme stehen hier auf meiner Liste: Viele kleine A4-Systeme, ein paar größere Multifunktionssysteme und sogar vereinzelt Produktionsmaschinen & Großformatsysteme. Wie kommt das, bzw was machen Sie damit?

Schöfl: Wir beschäftigen derzeit allein in der Steiermark rund 150 Mitarbeiter, die auf über 35 Standorten in 2 bis 10 Mann-Büros arbeiten. Dazu kommen noch knapp 90 gemeinnützige Projekte - wir verwenden den Begriff „Maßnahmen“ dafür. Die angesprochenen Produktionssysteme beispielsweise: die stehen in von uns betreuten Maßnahmen, wie einem CopyCenter, in denen wir die betreffenden Personen auf den Arbeitsalltag als Designer oder als Mitarbeiter in einer Druckerei vorbereiten (www.promentesteiermark.at).

Eine idealtypische Druckerkonsolidierung, wie von Hrn. Psonder bei der Knapp AG beschrieben, wäre in diesem Umfeld undenkbar. Wir sind aber „rein“ im Sinne von „sortenrein“: d.h. wir haben nur noch einen Lieferanten. Auch wir haben uns mehrere Anbieter angesehen, aber unsere Citrix-Umgebung hat so manchen Lieferanten gleich von vornherein abgeschreckt.

Dadurch dass wir uns auf einen einzigen Ansprechpartner reduziert haben, fallen bereits viele Sorgen weg, bspw. wenn es um Tonerbeschaffung, Wartungsaufträge oder Helpdesk-Anfragen geht. In der Vergangenheit mussten wir oft zusehen, wie sich das eine Unternehmen am anderen „abputzt“, wenn mal was nicht geht - die „Häuslbauer“ unter Ihnen können das sicher gut nachvollziehen, wenn Sie erleben mussten, was feuchte Kellerwände so an Diskussionen nach sich ziehen…

Bei Canon kommt alles aus einer Hand: sogar die Zusatzsoftware für die Abrechnung der Druckkosten, die wir im Einsatz haben. Soweit mir bekannt, sind Sie an diesen Unternehmen sogar maßgeblich beteiligt, sodass ich mir auch für die Zukunftsicherheit unserer Investitionen keine Sorgen machen muss…

Auch wenn es toll ist, wenn man sich um fast nichts mehr kümmern muss - diese Administrationserleichterungen allein waren nicht der ausschlaggebende Grund für die Entscheidung. Denn auch wir als gemeinnützige Non-Profit Organisation müssen gesamtwirtschaftliche Betrachtungen anstellen: d.h. auch von Kostenseite musste alles passen.

Die Flexibilität in der Abrechnung, sowie das All-In Wartungskonzept, bei dem die System sogar bei Unterschreitung eines Minimallevels die Nachlieferungen von Tonern veranlassen, haben uns schließlich überzeugt. Aber auch Umweltaspekte, wie Stromverbrauch & Hitzeentwicklung in den teilw. sehr kleinen Büros wurden bei der Entscheidung berücksichtigt.

Ich greife nur die Tonerproblematik als Beispiel auf: nicht nur der neue Toner kommt automatisch, auch die Leergebinde von Canon müssen nicht erst mühsam zusammengetragen und retourniert werden, sondern dürfen als kostenfreier Gewerbekunststoffmüll gleich vor Ort entsorgt werden.

Alles in allem, war es aber die durchgängig hohe Betreuungsqualität seitens der Canon-Mitarbeiter vor UND vor allem auch nach dem Kauf, die uns darin bestätigt, mit Canon als unseren Hauptlieferanten die richtige Wahl getroffen zu haben.

Canon: Danke für die Blumen - die gebe ich gerne an meine Kollegen in der Steiermark weiter: Es zahlt sich offenbar aus, wenn die Durchschnittszugehörigkeit zu einem Unternehmen bei deutlich mehr als 10 Jahren liegt. Da fällt mir nur der Miele Spruch ein: Verlässlichkeit für viele Jahre…

Um auf Ihre Bemerkung hinsichtlich der Canon-Beteiligungen an Partnerfirmen zurückzukommen: Als japanisches Unternehmen ist es Teil unserer Konzernstrategie langfristige Partnerschaften mit Lieferanten einzugehen.
Canon hält Anteile an allen Partnerunternehmen, deren Lösungen heute präsentiert wurden. Bei uniFLOW - das ist die Abrechnungssoftware die bei Ihnen im Hintergrund läuft - sind es 78 % und bei Therefore - über diese DMS-Lösung werden wir mit Herrn Staller in Kürze sprechen - sind es auch knapp 50%.

Bleiben wir aber noch ein bisschen bei den Kosten, Herr Schöfl. Wie behalten Sie denn den Überblick über Ihre Kostenstruktur? Bei knapp 90 Projekten stelle ich mir das nicht ganz einfach vor…

Schöfl: Das war es mit den händisch erfassten Kopierlisten in der Vergangenheit auch nicht.  Wir haben daher schon vor einiger Zeit auf eine Druckkostenabrechnungslösung aus dem Hause Canon gesetzt, die uns hier weiterhilft. Ich kann sagen, wir wissen jetzt ziemlich genau, wer welche Kosten verursacht.
Jede von uns betreute Maßnahme repräsentiert eine eigene Kostenstelle. Diese Kostenstellen sind beim jeweiligen Mitarbeiter, der in diesen Projekten arbeitet, im AD hinterlegt. Daher werden deren Druckkosten auch gleich auf das richtige Projekt gebucht und auch verrechnet.

Lediglich beim Scannen & Kopieren kann es noch zu Unschärfen kommen, weil wir an manchen Außenstellen auch mehrere Maßnahmen zeitgleich betreiben und uns nicht an den Geräten identifizieren möchten. Daher hat jedes Multifunktionssystem auch noch eine eigene Kostenstelle, die dem Standort zugeteilt ist. Ist kein User bekannt, so wird ersatzweise die Gerätekostenstelle herangezogen. Die Kosten bleiben beim Standort - und das ist im Moment ausreichend.


Canon: Herr Schöfl, ich kenne mich nun aus. Vielen Dank.

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