Canon Komplettlösung bei Siemens VAI: 6-stellige Einsparungen

Das österreichische Anlagenbauunternehmen Siemens VAI Metals Technologies GmbH (Ehemaliger VOEST-Alpine Industrieanlagenbau GmbH & Co) mit Sitz in Linz ist der Metallurgiezweig von Siemens Industrial Solutions (ehemals Siemens Industrial Solutions and Services). Hauptprodukte des Unternehmens sind Anlagen zur Metallerzeugung und -verarbeitung. Die Siemens VAI deckt den gesamten metallurgischen Anlagenbau einschließlich der metallurgischen Automation ab. Die Infrastruktur der VAI wurde kürzlich mit einer Canon Komplettlösung ausgestattet, zu der wir den ICT-Verantwortlichen der VAI, Hrn. Joachim Berger, im Interview befragen durften.

Siemens VAI, Hr. Berger: Mein Name ist Joachim Berger, ich bin in der Abteilung Informationstechnik der Siemens VAI tätig und dort für die Betreuung der Infrastrukturprojekte, wie zum Beispiel das „Green Printing @ Metals" wo wir gemeinsam mit Canon eine interessante Lösung gefunden haben.

Canon: Herr Berger: Wie sind Sie auf Canon gekommen? Was war Ihr Problem? Warum haben Sie sich für Canon entschieden?

Berger: Die Ausgangssituation in unserem Unternehmen war wahrscheinlich grundsätzlich ähnlich wie bei vielen anderen Konzernen. Wir haben sehr viele Individualdrucker gehabt und eine Mischung aus alten Kopierern und Druckern. Wir wollten einfach auf der grünen Wiese beginnen und alle Drucker komplett manage bar machen. Das war eine Grundvoraussetzung des Projekts.

Und warum wir uns für Canon entschieden haben ist ganz einfach: der Siemens Konzern hat zwei Verträge, einen mit Canon und einen mit einem Mitbewerber. Aufgrund der Vorgeschichte, der guten bestehenden Zusammenarbeit und der besseren und ganzheitlichere Lösung haben wir uns für Canon entschieden.

Canon: Wie sieht diese Lösung konkret aus?

Berger: Wir hatten ursprünglich 400 Drucker im Unternehmen. Um Kosten zu sparen, haben wir diese auf 150 Stück an zentralen Orten reduziert. Wir hatten nicht das Glück ein neues Gebäude zu beziehen, sondern sind selbst in vielen Gebäuden vertreten und mussten mit unzähligen Räumlichkeiten umgehen. Das ist uns mit den 150 Geräten sehr gut gelungen. Wir hatten vorher kein manage bares System. Wir wussten nicht wie viel wird gedruckt haben, beziehungsweise nicht was wir gedruckt haben, ob Farbe, Schwarz-weiß, …Genau das wollten wir lösen,

Canon: Da stellen sich für mich zwei interessante Fragen: Die eine bezieht sich auf die neue Transparenz und die andere: Sie haben 250 Leuten ihre Drucker weggenommen? Problemfrei? Gab es Widerstände?

Berger: Es war ein Glücksfall, dass das ganze Projekt vom Vorstand stark gestützt wurde.Wir hatten eine klare Anweisung vom Vorstand der Siemens VAI um Kosten in unterschiedlichen Bereichen zu reduzieren. Wir haben hier ein großes Einsparungspotential erkannt und haben das auch dem Vorstand mitgeteilt. Eine der Grundvoraussetzungen war, dass wir sicherstellten, dass standardmäßig nur mehr doppelseitig und schwarz-weiß gedruckt wird. Wir waren in einer Phase der Restrukturierung, und es wurde viel eingespart. Durch das war es einfacher unsere Maßnahmen umzusetzen.

Die IT Abteilung hat in allen Fachbereichen im Business, EDV Berater als Ansprechpartner. Mit ihnen gemeinsam haben wir im Vorfeld alle Drucker erhoben. Es wurde genau geklärt, welche Drucker abgebaut werden und welche Anforderungen künftig in den Stockwerken benötigt werden.

Über diese Berater wurde das neue Druckkonzept in die Abteilungen getragen. Für den Informationsfluss war das, dass Beste was uns passieren konnte, weil alle Mitarbeiter im Feld direkt informiert wurden. Auch wir haben in der Umsetzung mit den Leuten gesprochen und die Vorteile des neuen Systems erläutert.

Aber Sie haben recht, klarerweise ist es sehr schwierig, jemandem seinen Drucker wegzunehmen. Wir hätten die Drucker natürlich auch tonerseitig einfach aushungern lassen können, aber das ist natürlich sehr schwierig, weil sich das über fünf bis zehn Jahre ziehen könnte, weil sehr viele Toner im Haus vorrätig waren. Aber wir hatten beschlossen das Konzept umzusetzen.

Canon: Und die abgebauten Drucker wurden einfach weggeschmissen?

Berger: Nein, weil wir in unserem Projekt auch noch das Ziel hatten, die Drucker die ja voll funktionsfähig waren, nicht einfach wegzuwerfen. So etwas wäre ja im Sinne eines Green Printing Projekts nicht löblich. Nachdem die Schulen in Oberösterreich keine sehr gute EDV-Ausstattung haben, sind wir an den Landesschulrat getreten, und haben ihm die Drucker die voll funktionsfähig waren und noch von einem Techniker überprüft wurden, übergeben. Der Landesschulrat hat dann die Drucker an einzelne Schulen übergeben.

Canon: Sehr löblich und ungewöhnlich zugleich.Ich möchte noch einmal auf die geforderte Kostentransparenz zurückkommen.Haben Sie diese nun mit der neuen Lösung erhalten?

Berger: Genau. Das Problem das wir vorher hatten war, dass wir nicht wussten wie viel wurde gedruckt. So konnten wir nur Schätzungen aufgrund des großen Papierverbrauchs machen. Wir hatten eine unglaubliche Mischung aus alten schwarz-weiß Geräten und ganz wenigen Farbgeräten. Wir wussten, dass der Farbanteil um Vieles höher sein wird als er vorher war, wussten aber nicht exakt wie viel er vorher war.

Und das war unser eigentliches Ziel: eine managebare Umgebung zu haben und somit endlich wissen: wie viel wird gedruckt und was wird gedruckt. Wir wollten wissen in welchen Stockwerken wir zum Beispiel eine Über-Auslastung der Geräte haben bzw. welche Geräte zu klein konzipiert sind und in welchen Stockwerken wir andere Geräte brauchen.

Das war uns ganz wichtig damit wir den Fuhrpark managen können.

Canon: Das heißt die Berichte dienen nicht der Personenkontrolle sondern der Flottensteuerung?

Berger: So ist es. Das ist uns ganz wichtig. Die ganzen Informationen die wir aus dem System gewinnen, beziehen sich nur auf Kostenstellenebene und werden nicht auf den Mitarbeiter heruntergebrochen.

Canon: Erfolgt die Abrechnung bei Ihnen dann manuell?

Berger: Gemeinsam mit den Experten von Canon haben wir da Gott sei Dank eine automatische Lösung gefunden. Wir fahren einen eigenen Report direkt aus uniFLOW heraus und spielen diesen direkt in SAP ein und dort wird dann nach Kostenstellen verrechnet.

Canon: Was bedeutet eigentlich „Green Printing"?

Berger: Wir wussten, dass wie bereits besprochen, das wegnehmen der Drucker nicht ganz so einfach wird. So haben wir die Zeichen der Zeit genutzt und „etwas Grünes" gemacht. Zum Einen wurden wir die alten Geräte nicht verschrotten sondern gestiftet, und zum anderen wollten wir etwas für die Umwelt tun.

Es gibt in der VAI eine eigene Abteilung die sich mit Umweltschutz und ökologischen Themen beschäftigt. Gerade im Bereich des Anlagenbaus, wo man im Bereich CO2 Emissionen immer sehr vorsichtig sein muss, haben wir erkannt, dass Canon hier eine Lösung hat, die sich „klimaneutral Drucken" nennt. Das haben wir als Aufhänger genutzt, dieses Projekt umzusetzen, damit wir wirklich nur klimaneutral drucken.

Das heißt wir haben nur Geräte gekauft mit denen man auch klimaneutral drucken kann und haben mit einem Partner von Canon und zwar „Climate Partner" dann auch die anderen Geräte die wir noch im Hause hatten, welche nicht von Grund auf klimaneutral waren, nachzertifizieren zu lassen damit wir auch wirklich durchgehend klimaneutral sind.

Canon: Verwenden sie das auch in Ihrer Kommunikation nach außen?

Berger: Im Moment nicht, weil das sehr schwierig ist in einem Konzern etwas flächendeckend zu ändern das nach Außen geht, wie zum Beispiel Briefköpfe und so weiter.

Canon: Das heißt sie sind intern bereits weiter als sie nach außen momentan erzählen können.

Berger: So ist es.

Canon: Ich unterstelle kein Projekt geht komplett reibungsfrei über die Bühne. Wie waren ihre Erfahrungen mit Canon in einem so komplexen Projekt?

Berger: Das ist ganz klar. Das weiß jeder der in der IT beschäftigt ist, dass wenn man eine neue Software einführt, es Höhen und Tiefen geben kann. Wir haben natürlich kleinere Probleme gehabt und auch kurzzeitig größere Probleme. Aber gemeinsam mit Canon und den Experten von nt-Ware die dahinter stehen und die diese Lösung programmiert haben, haben wir dann sehr schnell eine Lösung gefunden. Das war vom Ablauf her eigentlich optimal. Das hat sehr gut funktioniert.

Canon: Gibt’s eigentlich bei einer Reduktion von 400 auf 150 Drucker eine Ersparnis die man beziffern kann?

Berger: Beziffern kann ich sie nicht aber die Einsparung liegt jährlich im sechs-stelligen Bereich.

Canon: An direkten Druckkosten, da viele Seiten einfach nicht mehr produziert werden? Wegen der günstigeren Einkaufskonditionen? Oder weil manche Schritte für die Mitarbeiter einfacher geworden sind?

Berger: Zum einen fallen die extrem teuren Tonerzukäufe weg die wir für die kleinen Geräte hatten. Es fallen wahnsinnig viele Infrastrukturkosten weg, weil wir viele Drucker abgebaut haben. Also fallen viel Netzwerkanschlüsse und Druckerqueues weg. Da wurde sehr viel eingespart.

Dann haben wir noch den großen Vorteil, dass man sehr viel Papier einsparen konnte. Das müssen wir ehrlich sagen, dieser Zwang zum doppelseitig Drucken, der hat uns im letzten Jahr 1,3 Mio. Seiten Papier eingespart.

Canon: Wenn ich also zusammenfassen darf:

  1. Sie haben den Mitarbeiter in den Mittelpunkt gerückt.
  2. Haben Drucker abgebaut, aber dafür Mehrleistung in einem grünen Umfeld geschaffen.
  3. Sie haben ihre Abrechnung nicht auf Personen sondern auf Abteilungsebene und diese ist direkt mit einer Schnittstelle in SAP integriert. Mit einem gewünschten Zwischenstopp für die manuelle Überprüfung. Aber schon so aufbereitet, dass kein extra Aufwand notwendig ist die Daten zu überspielen.
  4. Das klimaneutrale Drucken ist für Sie ein wichtiges Thema und da haben Sie in Canon einen Partner gefunden, der ihnen nicht nur Hardware sondern auch das Papier klimaneutral mit Climate Partner liefern kann.
  5. Und im Endeffekt ist dabei eine Kostenreduktion im sechsstelligen Bereich herausgekommen.

Berger: Ja, genau so verhält es sich in der Praxis.

Canon: Dann bedanke ich mich ganz herzlich für den Augenblick und freue mich auf detaillierte Gespräche im Anschluss.

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