Canon Scanlösung für Rechtsanwälte

Der Elektronische Rechtsverkehr (ERV) zwischen Gerichten, Behörden, Rechtsanwälten, Notaren und Unternehmen gehört in vielen Bereichen längst zur Realität und wird Schritt für Schritt weiter ausgebaut. Waren es zu Beginn lediglich Eingaben in das Urkundenregister Archivium, so ist die elektronische Einbringung von Dokumenten ins Firmenbuch heute bereits gängige Praxis. Im Juni dieses Jahres wurde zudem die strukturierte Grundbucheingabe auf Gerichtsseite implementiert, sodass hier gleichfalls die Einbringung auf elektronischem Weg forciert wird.

Nicht zuletzt fordern auch Kunden und Partner immer öfter die rasche Zusendung von Informationen ein. Daraus ergibt sich für die Mitarbeiter in Kanzleien die Notwendigkeit, eine Flut von Akten, Dokumenten und Berichten zu digitalisieren, zu beschlagworten und anschließend zu archivieren. Kurzum: in Kanzleien wird deutlich mehr gescannt. Dies hat Canon zum Anlass genommen und gemeinsam mit ADVOKAT eine intelligente Lösung für den effektiven, einfachen und zeitsparenden Umgang mit Schriftsätzen geschaffen.
Die Rechtsanwälte Dr. Bernhard Loimer (Loimer Scharzenberger-Preis Rechtsanwälte Partnerschaft), Dr. Harald Schwendinger und Dr. Brigitte Piber (Schwendinger & Piber Rechtsanwälte) sprechen im Interview über Ihre Erfahrungen mit der Canon Scanlösung.

 

Canon: Worin sehen Sie die Heraus- und Anforderungen an Ihre Kanzlei?

Dr. Schwendinger: In den letzten Jahren ist speziell der administrative Aufwand in unserer Kanzlei stark angestiegen. Die Herausforderung lag vor allem in der Digitalisierung der Papierdokumente. Denn der Prozess ist oftmals ein sehr langer und - ohne spezialisierte elektronische Kommunikationsmittel - auch sehr mühsamer. Kurz: für die Kanzlei einfach zu ineffizient.
Dr. Loimer: Wenn ich als moderner Anwalt wahrgenommen werden möchte, muss ich auf Anfragen meiner Mandanten sofort reagieren können und nicht erst nach Stunden. Dazu muss aber auch meine EDV auf der Höhe der Zeit sein. Unsere Kanzlei betreut Hunderte von Mandanten, deren Akten schnell und unbürokratisch verfügbar sein müssen. Mir war klar, dass derartige Anforderungen nur mit einer entsprechenden Scanlösung erfüllt werden können, die direkt in unsere Kanzleisoftware ADVOKAT integriert wird.

 

Canon: Wie kann man sich das vorstellen?

Dr. Loimer: Wir nutzen ein modernes Multifunktionsgerät samt professioneller Scanlösung mit externem Touchscreen und integrierter USB-Tastatur. Diese Kombination ermöglicht mir und den übrigen Kanzleimitarbeitern schon beim Scannen auf sämtliche Akte im System zuzugreifen und die zu erfassenden Papierdokumente unmittelbar dem entsprechenden Mandanten zuordnen zu können. Dank der Schnittstelle zu ADVOKAT wird das Dokument direkt mit dem entsprechenden Akt verknüpft und steht sofort zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung.

 

Canon: Wie unterstützt Sie die integrierte Scanlösung von Canon bei der Digitalisierung von Dokumenten?

Dr. Schwendinger: Die Beschleunigung des gesamten Arbeitsablaufs und die direkte Zuordnung der Dokumente zum jeweiligen Akt sind die wesentlichen Vorteile der Lösung. Sind die Dokumente erfasst, werden sie in elektronischer Form einfach und schnell an die jeweiligen Benutzer verteilt - in ADVOKAT wird beispielsweise sofort eine Meldung ausgegeben, wenn neue Post zur Bearbeitung eingelangt ist. Durch die vollständige Erfassung der Papierdokumente können viele Arbeitsschritte durchgeführt werden ohne den entsprechenden Handakt suchen zu müssen.
Dr. Piber: Die Lösung unterstützt uns auch bei Eingaben für das Firmen- und Grundbuch im elektronischen Urkundenarchiv Archivium. Durch die intelligente Namensvergabe beim Erfassen der Dokumente spüren wir eine deutliche Entlastung im administrativen Bereich - vor allem der Zeitaufwand beim Import in Archivium lässt sich so drastisch reduzieren. Auf diese Weise haben wir wieder mehr Zeit für unsere eigentlichen Kernaufgaben.
Dr. Loimer: Zusätzlich können mit der Canon Lösung Dokumente direkt vom Scansystem per Mail versendet werden, wobei der Versand gleichzeitig auch im elektronischen Postausgang des jeweiligen Mitarbeiters dokumentiert wird - das lästige und umständliche Vorher-an-sich-selbst-senden gehört somit der Vergangenheit an.

 

Canon: Können Sie abschätzen, wieviel Zeit Sie durch den optimierten Umgang mit Ihren Schriftsätzen gewinnen?

Dr. Loimer: In unserer Kanzlei (Anm.: 2 Rechtsanwälte, 2 Kanzleikräfte) sparen wir durch die vollständige Integration der Scanlösung in ADVOKAT im Schnitt vier bis fünf Stunden pro Woche bei der digitalen Erfassung der Dokumente.

 

 

Canon: Wie sieht es eigentlich mit der Verrechnung von Kopierkosten aus?

Dr. Piber: Kopierkosten werden gerne unterschätzt und den Klienten oft gar nicht erst extra verrechnet. Auch hier unterstützt uns die Schnittstelle von Canon zur ADVOKAT-Suite: Denn die exakten Druck- und Kopierkosten werden auf Wunsch automatisch im jeweiligen Akt als Barauslage erfasst. So stehen uns alle mit einem Akt verbundenen Aufwände auf Knopfdruck zur Verfügung.

Canon: Vielen Dank für das Gespräch.

Möchten Sie mehr über die Canon Lösung für Rechtsanwälte erfahren, dann kontaktieren Sie uns bitte zwecks Vereinbarung von Detailgesprächen oder einer Präsentation in Ihrer Kanzlei.

spacer
					image