Künstliche Intelligenz optimiert die Nutzung von Therefore™

Die Bedeutung von künstlicher Intelligenz in der Dokumentenverwaltung liegt in der Effizienzsteigerung, und mit der schrittweisen Einführung von künstlicher Intelligenz ist eine neue Dimension der Dokumentennutzbarkeit in Sicht.  

Künstliche Intelligenz hilft vielen von uns bereits heute, relevante Informationen schnell zu finden, zu analysieren, Zusammenfassungen zu erstellen und Texte und Bilder zu verfassen. Bei richtiger Einführung reduziert künstliche Intelligenz also in Zukunft manuelle Arbeit, vereinheitlicht Prozesse und verbessert allgemein die Auffindbarkeit und sowie die Qualität von Informationen.  

KI ist zu einem natürlichen und sich weiterentwickelnden Bestandteil des modernen Dokumentenmanagements geworden. Die Kundenbedürfnisse treiben die Entwicklung voran und diversifizieren die Anwendungsfälle.

Copilot lässt sich in das Therefore-System integrieren und macht Dokumente für künstliche Intelligenz verfügbar. Durch die Integration hat der Benutzer neben der Suche auch die Möglichkeit, nach deren Inhalt zu fragen. Dank der bereits guten Suchfunktionen lassen sich Dokumente mühelos im System finden, aber mit künstlicher Intelligenz ist beispielsweise auch Folgendes möglich:  

1. Strukturierung und Analyse von Bewerbungen. Copilot kann Bewerbungen sortieren, analysieren und individuelle Interviewfragen erstellen.
2. Schneller Vergleich von Dokumenten. Unterschiede zwischen Vertragsversionen oder Aktualisierungen von Anweisungen lassen sich im Handumdrehen finden, ohne dass eine manuelle Durchsicht erforderlich ist.
3. Zusammenfassung umfangreicher Projektunterlagen. Der Benutzer kann Fragen zum Gesamtkontext stellen, ohne jede einzelne Datei öffnen zu müssen.
4. Umwandlung langer Inhalte in übersichtliche Zusammenfassungen. Projektunterlagen, Anweisungen und Berichte lassen sich leicht in leicht verständliche Zusammenfassungen umwandeln.

Derzeit funktioniert künstliche Intelligenz am besten in begrenzten Anwendungsfällen. Ein organisationsweites Datenmanagementmodell und die Sichtbarkeit der Daten erleichtern die Suche nach guten Anwendungsfällen.

Künstliche Intelligenz ist so nützlich, wie es die Daten und ihre Qualität zulassen. Drei Grundpfeiler der Dokumentenverwaltung sind dabei besonders wichtig:

1) Metadaten
Metadaten steuern, was künstliche Intelligenz sieht und wie sie das Material versteht. Wenn diese unklar sind, muss künstliche Intelligenz raten.   

2) Zugriffsrechte, Identifikatoren und Datensicherheit
Nur ausgewählte Inhalte sollten für die künstliche Intelligenz freigegeben werden. Die Sichtbarkeit wird durch Kategorien, Rollen und Identifikatoren eingeschränkt. Sensitivitäts- und Aufbewahrungskennungen sowie deren Überwachung werden in Zukunft für die sichere Nutzung von KI von zentraler Bedeutung sein.  

3) Schrittweise Einführung
Am besten geht man schrittweise vor:  

● Beginnen Sie mit einer Proof-of-Concept-Phase.
● Testen Sie mit einer begrenzten Benutzergruppe.
● Erweitern Sie schrittweise auf die gesamte Organisation

Dieses Modell stellt sicher, dass die Ergebnisse gemessen werden können, die Qualität erhalten bleibt und die Menschen mit der Veränderung Schritt halten. Mit der Weiterentwicklung der künstlichen Intelligenz muss auch das Wissen der Organisation mitwachsen, planen Sie daher Anwendungsfälle auch mit Blick auf die Zukunft.

Die Kombination von künstlicher Intelligenz und Dokumentenmanagement ist heute bereits Realität und keine Zukunftsmusik.
Therefore™ und Copilot heben die Nutzung von Dokumenten auf eine neue Ebene: Das Suchen wird zu einer neuen Form der Recherche, und Informationen werden zu einer aktiven, wertschöpfenden Ressource.  

Wenn Metadaten, Zugriffsrechte und Datensicherheit stimmen, kann KI Ihrem Unternehmen mehr Wert bringen als jeder andere bisherige Entwicklungsschritt im Dokumentenmanagement.