Nach dem Lesen des Artikels haben Sie ein Verständnis dafür, wie Sie maximale Sicherheit und Compliance für Ihr Druck- und Flottenmanagement erreichen können.

Meine Gespräche mit Kunden und Interessenten zeigen, dass sich immer mehr Unternehmen der Wichtigkeit von Sicherheit und Compliance für ihre Drucklandschaft samt Hardware, Netzwerk und Software bewusst werden.
Dem war vor wenigen Jahren noch nicht so. Es überrascht mich aber nicht, da sich Hackerattacken auf Drucker bzw. Drucksystem in den letzten Jahren häufen.

Aber was kann man tun, um seine gesamte Druckerflotte und darüber hinaus sein Firmennetzwerk zuverlässig zu schützen?

Managed Print Service (MPS) – also wenn ein externer Dienstleister Ihre Druckinfrastruktur verwaltet und optimiert – ist Ihnen sicher ein Begriff.

Was weniger bekannt ist:
Nur, weil Sie einen MPS beauftragt haben, heißt das noch nicht, dass Ihre Druckinfrastruktur wirklich sicher aufgestellt ist. In diesem Artikel erfahren Sie, worauf es für ein sicheres Druck- und Flottenmanagement im Rahmen eines Managed Print Services ankommt.
Wir werden uns auch ansehen, welche bewährten Lösungsansätze es gibt und wie Sie den passenden MPS-Anbieter finden, um Ihre Sicherheitsstrategie reibungslos und ohne Mehraufwand umsetzen.

Sicherheit und Compliance müssen auf allen Ebenen gewährleistet sein, um das Risiko eines Datenverstoßes zu minimieren. Also auf System-, Netzwerk- und Dokumentenebene. Sehen wir uns dafür einmal alle Ebenen und die jeweils wichtigsten Maßnahmen für sie an:

Auf dieser Ebene geht es um den Schutz der Funktionalität Ihrer Systeme und der auf diesen gespeicherten Daten. Das können Sie durch verschiedene Mechanismen erreichen:

Vor dem Einsatz (Before Use):
Ihre Geräte können und sollten bereits gegen Sicherheitsbedrohungen geschützt sein, bevor Sie sie an das Netzwerk anschließen. Dafür kann bspw. ein sicherer Startprozess sorgen. Und zwar, indem er nach Änderungen am Startcode, dem Betriebssystem, der Firmware und den auf den Geräten installierten Applikationen sucht und so die Ausführung von nicht autorisiertem Code verhindert.
Darüber hinaus sollten Sie ein Zugangsmanagement implementieren, sodass nur berechtigte Personen Zugang zu den Geräten haben, beispielsweise mittels Karten, Ihrem Handy oder Fingerabdruck.

Während der Nutzung (In Use):
Während der Nutzung des Systems empfehlen sich zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie Virenscanner und Verschlüsselung. Tools für das Sicherheitsinformations- und Ereignismanagement (SIEM) sowie Flottenmanagement haben sich hier ebenfalls bewährt.

Nach der Nutzung (After Use):
Am Ende der Nutzungsdauer sollten Sie die Daten löschen. Bspw. durch eine DSGVO-konforme Festplatteninitialisierung. Sie können je nach Ihren internen Richtlinien zwischen verschiedenen Optionen wählen, z. B. Löschung mit Zertifikat, Schreddern mit Zertifikat oder Übergabe an den Dienstleister, der die Festplatten recycelt. Oder Sie müssen die Festplatten intern entsorgen – aber das muss ich Ihnen dann ja nicht erzählen.

Auf Netzwerkebene sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Multifunktionsdrucker (MFP) keine Sicherheitsschwachstelle für Ihr Netzwerk darstellen. Sorgen Sie deshalb dafür, dass aktuelle Schutzmechanismen in der Netzwerkkommunikation intakt und dass Ihre Geräte damit kompatibel sind. Nachfolgend ein paar Beispiele.

Verschlüsselte Kommunikation:
Mit Transport Layer Security (TLS) 1.2/1.3, IPSEC und WiFi Protected Access 3 (WPA3) verschlüsseln Sie Daten, die über Ihr Netzwerk gesendet werden.

Sicherheitsrichtlinien-Management und IEEE-802.1X-Authentifizierung:
Hier legt der Sicherheitsadministrator bestimmte Regeln für die Kommunikation mit dem Drucker (MFP) fest. Diese Regeln betreffen viele Bereiche, wie zum Beispiel die Art der Verbindung (direkt oder WLAN), die Nutzung von USB, welche Netzwerkkommunikation erlaubt ist, welche Ports genutzt werden dürfen, wie man sich authentifizieren muss und wie komplex Passwörter sein müssen.
Außerdem wird geprüft, ob ein Nutzer durch einen speziellen Server zugelassen wird. Wenn die Prüfung positiv ist, erhält der Nutzer Zugriff auf bestimmte Dienste. Wenn nicht, wird der Zugriff verweigert.

Automatisiertes Zertifikatsmanagement:
Ein automatisiertes Update und die Gültigkeitsüberprüfung von digitalen Zertifikaten kann die Sicherheit auf der Netzwerkebene nicht nur deutlich verbessern, es kann auch eine deutliche Kostenersparnis bewirken. Digitalen Zertifikaten kommt eine entscheidende Rolle in der modernen Netzwerksicherheit zu, da sie dazu dienen, die Authentizität und Integrität der Kommunikation zwischen den Geräten im Netzwerk zu gewährleisten. Diese Zertifikate müssen regelmäßig aktualisiert werden, um zu verhindern, dass sich durch veraltete Zertifikate Sicherheitslücken auftun.
Das Problem: Zertifikate manuell zu aktualisieren, ist nicht nur sehr zeitaufwendig, sondern auch kostspielig, wenn Sie viele Geräte haben und deshalb mehrere Fachkräfte damit betrauen müssen. Einsparungen im fünfstelligen Bereich sind da meiner Erfahrung nach keine Seltenheit.

Wenn Sie also einige hundert Geräte oder mehr in Ihrer Drucklandschaft haben, sollten Sie sich nach Möglichkeiten umsehen, die Gültigkeitsprüfung und die Aktualisierung der Zertifikate zu automatisieren.
Keine Sorge – ich stelle Ihnen gleich eine kostenlose Lösung dafür vor.

Auf dieser Ebene geht es um Funktionen, die Manipulationen an Ihren Dokumenten und Datendiebstahl erschweren.
Auch hier können verschiedene Sicherheitsmechanismen eingesetzt werden, wie bspw. eine Two-Factor-Authentification, ein Access Management System (z. B. eine Beschränkung der Sendeziele), das Verschlüsseln von PDFs, sowie System- oder Anwender-Signaturen.

Sicherheit als Standard, nicht optional: Wie Sie mit Canon Ihre Sicherheitsstrategie reibungslos auf Ihr Druck- und Flottenmanagement übertragen