„Umzug mit digitalisierten Ordnern“

Als Mobilitätspartner und Infrastrukturbetreiber hat die ASFINAG alle wesentlichen Hebel in der Hand, um die Mobilität in Österreich von morgen bedarfsgerecht, kundenorientiert und nachhaltig zu gestalten.

Mit dem Umzug in den Austro Tower, das neue Headquarter der ASFINAG in Wien, wollte das Unternehmen keine analogen „Altlasten“ in Form von Dokumenten und Ordnern übersiedeln und so übernahm Canon als Scandienstleister das Digitalisierungsprojekt.

„Die Herausforderungen bei diesem Projekt lagen eher auf der organisatorischen als auf der technischen Seite. Immerhin mussten an die 500.000 Seiten digitalisiert, beschlagwortet und richtig abgespeichert werden. Dass alles so professionell abgelaufen ist, wie geplant, war schon eine organisatorische Meisterleistung.“

Bei der Weiterentwicklung der internen und externen Services spielt die Digitalisierung aller Prozesse eine zentrale Rolle. Die ASFINAG internen IT-Experten*innen betreuen eine umfassende und moderne Systemlandschaft. Die Liste der IT-Services und Tools spiegelt die Vielfalt der Aufgaben und Projekte wider, dazu gehören das Mautsystem, die Tunnel- und Verkehrsleittechnik und die Vernetzung der gesamten Infrastruktur. Know-how im Bereich Data Science, IT-Informationssicherheit, Business-IT-Gesamtlösungen und ERP-Prozessen runden die Palette ab.

Mit dem Umzug in den Austro Tower, das neue Headquater der ASFINAG in Wien, wurden auch die Prozesse und Abläufe weiter optimiert und digitalisiert. Dabei wollte das Unternehmen keine analogen „Altlasten“ in Form von Dokumenten und Ordnern übersiedeln und so schrieb man ein entsprechendes Digitalisierungsprojekt aus.

Lösung

Mehrere Anbieter nahmen an der Ausschreibung gemäß Bundesvergabegesetz teil, wobei sich Canon mit seinem Angebot „Canon Standard Scan Service“ durchsetzen konnte, bestätigt Wolfgang Tomek. „Die Herausforderungen bei diesem Projekt lagen eher auf der organisatorischen als auf der technischen Seite. Es galt die unterschiedlichsten Dokumente, wie Verträge, Pläne, technische Unterlagen in loser oder gebundener Form, zu scannen und wieder den einzelnen Teams zur Verfügung zu stellen. Immerhin mussten an die 500.000 Seiten digitalisiert, beschlagwortet und richtig abgespeichert werden. Dass alles so professionell abgelaufen ist, wie geplant, war schon eine organisatorische Meisterleistung.“

Nutzen

Die Abholung der physischen Dokumente und das Scannen erfolgte durch den Canon-Partner Laube. Über die hochleistungsfähige OCR-Software wurden die Dokumente in indexierte PDF/Adateien umgewandelt und verfügen somit über eine Volltextsuche. „Die Qualität der gelieferten digitalen Dokumente ist wirklich hervorragend. Die Mitarbeiter*innen können die Volltextsuche in vollem Umfang nutzen“, sagt Tomek und versichert, dass in der Praxis noch keine Probleme aufgetreten sind. Ein durchdachtes Qualitätsmanagement sorgt hier für eine optimale Lesbarkeit der Dokumente. Etwaige Probleme werden bereits beim Scannen erkannt und unmittelbar behoben. Im Vorfeld wurde auch festgelegt, welche Dokumente in physischer Form retourniert und welche vernichtet werden sollen. Selbstverständlich erfolgt die Vernichtung DSGVO-konform.

Abschließend wurden von Wolfgang Tomek die Erfahrungen folgendermaßen zusammengefasst: „Die Umsetzung der definierten Aufgabenstellung setzt man bei solchen Projekten sowieso voraus. Ob es dann wirklich gut läuft, wird erst dann sichtbar, wie zusätzlich auftretende Fragen gelöst werden. Dazu braucht es ein klares Projektmanagement und eine offene Kommunikation aller Beteiligten. Wichtig ist darüber hinaus, wie der Auftragnehmer auch auf kurzfristige Änderungen eingeht. Bei all diesen Punkten war Canon sehr flexibel!“

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