Business Process Management

Digitale Rechnungsverarbeitung

Die Liquiditätssteuerung ist essenziell für jedes Unternehmen. Doch eine manuelle Rechnungsbearbeitung ist ineffizient und fehleranfällig – das kostet Zeit und geht ins Geld. Wir setzen auf einen einfachen, intelligenten Umgang mit Rechnungen. So haben Sie Ihren Cashflow im Griff – das spart Zeit und schont die Nerven.

Effizienz von Rechnungsläufen steigern

"Mit dieser Lösung haben wir Transparenz in der Eingangsrechnungsverarbeitung geschaffen, die Abläufe digital neu strukturiert und Prozesse beschleunigt." Silke Scheler, Senior Financial Controller, Crown Gabelstapler GmbH & Co. KG

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Unsere Lösung im Überblick

In 5 Schritten zur digitalen Rechnungsverarbeitung

Wie die digitale Rechnungsverarbeitung funktioniert, welche logischen Schritte aufeinander folgen und wie das Ganze aussieht, sehen Sie in folgenden Punkten.

Empfohlener Schritt 1 vor der Eingangsrechnung - Bestellanforderung und Bestellung

Vor der Eingangsrechnung wird in der Regel bestellt. Häufig gibt es im österreichischen Mittelstand aus dem ERP/FIBU System keinen Bestellbezug. Diese eindeutige Nummer kann mit einem Klick in Therefore nach Ihren Vorgaben erstellt werden (zum Beispiel Kalenderjahr und laufende Nummer) und hilft bei der automatisierten Zuordnung von Lieferscheinen, Rechnungen, Auftragsbestätigungen etc. zu einer oder mehreren Eingangsrechnungen. Weiters kann vor der Bestellung über ein Web-Formular eine Bestellanforderung erstellt werden, mit welcher der Einkauf dann die Bestellung absetzt. Somit ist mit wenig Aufwand der komplette Prozess einfach und transparent nachvollziehbar.

Empfohlener Schritt 1 vor der Eingangsrechnung - Bestellanforderung und Bestellung

Schritt 2 - Automatische Erfassung eingehender Rechnungen

Zunächst erfolgt der automatische Import und die Erkennung der Rechnungsinhalte. Ob per e-Mail mit PDF Anhang, Hotfolder oder Webshare, gescanntes Papier vom Multifunktionsgerät oder Scanner: Jede Rechnung oder Gutschrift wird importiert und die Rechnungsinhalte automatisch ausgelesen. Dazu gehören: Rechnungskopf mit Kreditor, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, eigene Bestellnummer, Leistungsdatum/-zeitraum, Währung, Nettobetrag und Steuerbetrag für jeden Steuersatz, Gesamtbetrag, optional auch Positionsdaten. Fehlerhafte Rechnungen (fehlende Pflichtmerkmale oder eigene Bestellnummer) werden Workflow-gesteuert an den Lieferanten geschickt. Duplikate werden erkannt und ebenfalls ausgeschieden, bevor es zur sachlichen Prüfung geht.

Schritt 2 - Automatische Erfassung eingehender Rechnungen

Schritt 3 - Workflow für Prüfung und Freigabe

Der Prüfprozess läuft gemäß Unternehmensanforderungen ab. Standardisiert ausgeliefert und hochflexibel konfigurierbar, einfach angepasst an das bestehende ERP/FIBU System. Die Ableitung des sachlichen Prüfers erfolgt aufgrund der Bestellung, des Kreditors oder anderer Merkmale. Alle erforderlichen Dokumente sind übersichtlich in einem Bestellakt dargestellt und automatisch verknüpft. Der Prüfer wird auf Wunsch per E-Mail von der Workflow-Aufgabe benachrichtigt und kann über das Programm am PC, den Browser oder die mobilen Apps seine Aufgabe erledigen. Vertretungen/Umleitungen bei Abwesenheiten sichern die laufende Verarbeitung. Beliebige Prüfungsschritte mit der Möglichkeit der positionsgenauen Freigabe bilden die Vorgaben des IKS in der Finanzbuchhaltung ab.

Schritt 3 - Workflow für Prüfung und Freigabe

Schritt 4 - Buchung

Die Rechnung ist geprüft und freigegeben, gegebenenfalls bereits um die Kontierung vervollständigt. Der Buchungssatz wird automatisiert an das angebundene ERP/FIBU System übergeben. Bei vollständigem Buchungssatz kann die Buchung und Zahlung ohne weiteren manuellen Eingriff erfolgen. Stati aus dem ERP/FIBU System wie 'gebucht', 'bezahlt' und andere werden in Therefore ebenfalls angezeigt. Somit ist etwa eine Lieferantenauskunft zum Status einer Rechnung auch ohne ERP/FIBU Zugriff möglich.

Schritt 4 - Buchung

Schritt 5 - Monitoring, Dashboards und Reporting

Das Prozessmonitoring steuert den kompletten Ablauf, warnt bei Verzögerungen ('Fristen für Prüfung oder Freigabe überzogen') und eskaliert auftretende Probleme nach den definierten Vorgaben.
Persönliche Dashboards sorgen für einen schnellen Überblick. Diese sind mit vielen Optionen (Kacheln) frei definierbar. Jeder Anwender sieht somit die Informationen, die für ihn relevant sind. Jeder Prozessschritt wird in der Datenbank dokumentiert und ist in der Verlaufshistorie zu jedem Dokument und (Bestell-)Akt sichtbar. Auswertungen wie etwa die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Rechnung können entweder über die integrierte Berichts-Funktion von Therefore gemacht werden oder über eine standardisierte Schnittstelle an Business Intelligence Tools übertragen werden.

Schritt 5 - Monitoring, Dashboards und Reporting

Steigern Sie die Performance Ihrer Rechnungsverarbeitung

Warum es notwendig ist, die Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren und mit automatisierten Prozessen geringere Kosten, bessere Kontrolle sowie Konformität und mehr Produktivität zu erreichen, zeigen wir hier.

Reduzierte Kosten
Canons Rechnungsverarbeitung kann dabei helfen, Verarbeitungszeiten zu verringern, Zahlungsverzug und die damit einhergehenden Mahngebühren zu reduzieren und kostenaufwendige Rechnungsstreitfälle zu vermeiden. Sie kann dazu beitragen, dass Sie Frühzahlerrabatte in Anspruch nehmen können.

Erhöhte Produktivität und Effizienz
Der Zeitaufwand für die manuelle Dateneingabe wird drastisch reduziert und die Eingabegenauigkeit gesteigert, d. h. Sie können sich mehr auf die Umsatzgenerierung oder den Kundendienst konzentrieren. Die Verfügbarkeit der Rechnungsdokumentation bei Nachfragen, Streitfällen und Prüfungen kann verbessert und die Anzahl verlorengegangener Rechnungen reduziert werden.

Mehr Kontrolle
Berichtssysteme zeigen einen eindeutigen Rechnungsstatus, weshalb Sie Lieferantenfragen gleich beantworten können. Prozessberichte ermöglichen Ihnen die Erkennung von Engpässen, verbesserungswürdigen Bereichen und Performanceänderungen im Laufe der Zeit.

Verbesserte Konformität
Die Abfrage und Prüfung von Rechnungsdaten ist von grosser Bedeutung, um sicherzustellen, dass sie korrekt erfasst wurden. Daten müssen zudem sicher archiviert werden – was bei umfangreichen Papierdokumenten kostenaufwendig ist –, um regulative Anforderungen einzuhalten und Betrug vorzubeugen.

So gelingt die Modernisierung Ihres Unternehmens

Canon helped a business to modernise with an Invoice Processing system
Dank der schnellen, fehlerfreien Lösung von Canon konnten wir den Rechnungsprozess vereinfachen.

Ján Lipták

Finance Director, DB Schenker Tschechien

Die Herausforderung

Nach Jahren der Expansion verzeichnete der führende internationale Logistikdienstleister DB Schenker Tschechien einen wesentlichen Anstieg an erhaltenen Rechnungen. Dieser verursachte einen Verwaltungsengpass. Daher setzte sich das Unternehmen zum Ziel, seine manuelle Rechnungsbearbeitung zu modernisieren.

Canon’s Invoice Processing system streamlined workflows and automated invoice data capture
Canon’s Invoice Processing system streamlined workflows and automated invoice data capture

Die Lösung

Wir stellten DB Schenker Tschechien einen ausgegliederten ganzheitlichen Rechnungsverarbeitungsservice bereit, mit Sitz beim Canon Delivery Centre in Prag. Das Ergebnis ist ein schnelleres, effizienteres System, das auf harmonisierten Workflows sowie einem automatisierten Erfassen, Validieren und Abgleichen von Rechnungsdaten aufbaut.

Die Vorteile

Die Rechnungsbearbeitung dauert nur noch halb so lang. So ist DB Schenker Tschechien in der Lage, alle eingehenden Rechnungen innerhalb von 24 Stunden zu bearbeiten. Dank unserer Lösung kann das Unternehmen fünf Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung jetzt anderweitig einsetzen – was weitere betriebliche Verbesserungen nach sich zog.

Canon halved the time taken to process invoices

5 gute Gründe, sich für uns zu entscheiden

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Die Kontrolle über Ihren Cashflow - dank Canon Rechnungsverarbeitung.

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