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Wie man im hybriden Arbeitsumfeld die Produktivität nicht nur aufrechterhält, sondern sogar noch steigert

Entdecken Sie, wie Sie Prozesse in einer hybriden Arbeitsumgebung optimieren können, von der Verlängerung eines Kundenvertrags bis zur Genehmigung einer Lieferantenrechnung.

Wie man im hybriden Arbeitsumfeld die Produktivität nicht nur aufrechterhält, sondern sogar noch steigert

Menschen in einem großen Büro, die an ihren Laptops arbeiten

Sie wollen, dass Ihre Teams sich immer und überall auf die Technik verlassen können?

In der Vergangenheit stand der Begriff „Büroangestellte“ nicht nur für den Ort, an dem die Menschen arbeiteten, sondern auch für die Art der Arbeit, die sie verrichteten – datenbasiert und in den letzten zwei Jahrzehnten vom Computer geprägt.

In den vergangenen Jahren hat sich das Konzept der Büroarbeit wieder gewandelt. Anstatt an einen bestimmten Ort gebunden zu sein, erlauben Unternehmen ihren Mitarbeitenden immer häufiger, von überall aus zu arbeiten, vorausgesetzt, sie sind produktiv.

Viele unserer Kunden streben langfristig dieses hybride Arbeitsmodell an, bei dem mehrere Arten von Arbeitsplätzen kombiniert werden: der zentrale oder dezentrale Firmensitz, die Wohnung der Mitarbeitenden, gemeinsam genutzte Co-Working-Bereiche und das Zugabteil oder die Abflughalle auf Reisen.

Da hybrides Arbeiten immer häufiger praktiziert wird, stellt sich für IT-Führungskräfte nicht mehr die Frage, wie man das Arbeiten außerhalb des Büros ermöglicht, sondern wie man es optimiert, um es so produktiv wie möglich zu machen.

Im Folgenden gehen wir auf vier häufig gestellte Fragen von Unternehmen ein, die ihre Produktivität in einer hybriden Arbeitsumgebung aufrechterhalten und beschleunigen möchten, und erklären, welche Antworten Canon darauf hat.

Viele Abteilungen sind nach wie vor auf papiergebundene Abläufe angewiesen. Wird dadurch die Einführung eines hybriden Modells schwieriger?

Es ist völlig normal, dass Unternehmen auf papiergebundene Dokumente angewiesen sind. Das macht die Umstellung auf ein hybrides Arbeitsmodell nicht unmöglich, aber es kann sie verkomplizieren.

Es ist nicht notwendig, unbedingt und sofort auf ein ausschließlich digitales Modell zu wechseln, doch es ist entscheidend, die Abhängigkeit vom Druck nach und nach zu verringern. So wird es nicht nur leichter für Ihre Teams, von unterschiedlichen Standorten aus zu arbeiten, sondern es führt auch zu Einsparungen – sowohl in finanzieller als auch in ökologischer Hinsicht.

Bei Canon haben wir uns auf die Verwaltung und Integration komplexer Dokumenten-Workflows spezialisiert, die papiergebundene und digitale Prozesse kombinieren. Wir haben erkannt, dass die meisten Unternehmen auf dem Weg zur Digitalisierung sind, und wir können Sie dabei unterstützen. Unabhängig davon, wie die individuellen Schwerpunkte in Ihrem Unternehmen verteilt sind, können wir Ihnen maßgeschneiderte Unterstützung bei der Umstellung auf ein Hybridmodell bieten.

Wie stellen wir sicher, dass die Teams, die auf papiergebundene Workflows angewiesen sind, bei verteilten Belegschaften weiter effektiv arbeiten können?

Zwar kann es immer noch notwendig sein, dass sich Mitarbeitende zu bestimmten Zeiten an einem zentralen Ort aufhalten, doch sie sollten nicht eingeschränkt werden, weil sie drucken oder scannen müssen.

Canon bietet Hardware für alle Arten von Arbeitsplätzen an, von Desktop-Geräten fürs Homeoffice bis hin zu leistungsstarken Multifunktionssystemen für den Einsatz im Büro. Unsere Systeme verfügen über eingebaute Verbindungsmöglichkeiten, die es Ihren Teams erlauben, auf die benötigten Dokumente zuzugreifen, selbst von außerhalb des Büros.

Beispielsweise können Sie mit unserer imageRUNNER ADVANCE DX C5800 Serie Dokumente direkt in Cloud-Anwendungen wie OneDrive und Dropbox oder in bestehende Workflow-Anwendungen scannen. Durch eine Software, die auf maschinellem Lernen basiert, können sie auch automatisch gespeichert oder kategorisiert werden, so dass sie einfacher nutzbar sind und Arbeitsabläufe standortunabhängig fortgesetzt werden können, während gleichzeitig manuelle Fehler vermieden werden.

Dank der Kompatibilität mit mobilen Anwendungen wie Canon Print Business und uniFLOW Online Print & Scan können Mitarbeitende sogar von unterwegs Dokumente zum Druck senden oder digitalisierte Dokumente auf ihrem Handy empfangen und so ihre Arbeit effizient erledigen, egal wo sie gerade sind.

Wir kombinieren unsere Hardware mit einer umfangreichen Palette an Software zur nahtlosen Zusammenarbeit. Lösungen wie Canon Workspace Collaboration – Prozess-Automatisierung bieten Dokumentenmanagement und Kollaborationsoptionen in Perfektion für hybride Unternehmen. Es handelt sich um eine cloudbasierte, ortsunabhängige Plattform, die es den Mitarbeitenden ermöglicht, Dokumente sofort und von überall aus zu finden, sicher abzurufen und zu bearbeiten.

Wir wissen, dass Prozessautomatisierung die Produktivität der Mitarbeitenden unterstützt, doch müssen wir das Budget im Auge behalten. Welche Automatisierungs-programme sind zur Stärkung einer verteilten Belegschaft zu priorisieren?

Im ersten Schritt sollten Sie klären, welche Probleme innerhalb Ihrer Arbeitsabläufe entstehen, wenn sie verlagert werden. Prozess-Automatisierung ist ein sehr nützliches Instrument, um sich wiederholende, strukturierte Aufgaben vollständig zu übernehmen oder zu unterstützen. Wenn Sie das im Zusammenhang einer hybriden Belegschaft sehen, sollten Sie sich auf die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben konzentrieren, die normalerweise von Personen vor Ort erledigt werden müssen.

Canon hat große Erfahrung in der Unterstützung von Unternehmen bei der Verwaltung dieser Prozesse. Durch unsere Technologien werden die Abläufe effizienter, Ihre Mitarbeitenden werden entlastet und können sich auf wertvollere Aufgaben konzentrieren.

Unsere Cloud Workspace Collaboration – Prozess-Automatisierung bietet vorkonfigurierte und automatisierte Workflows für gängige Geschäftsabläufe wie Vertragsmanagement und Fakturierung. Unsere Kunden können von sich aus direkt digitale Arbeitsabläufe aktivieren und so dafür sorgen, dass das Geschäft standortübergreifend effizient abläuft.

Eine Frau in Rot außerhalb eines Gebäudes, die ihr Handy hält und lächelt.

Der Wechsel zu einem hybriden Modell schafft zusätzliche Komplexität für Ihre IT. Wie schafft man es, dass diese zusätzliche Arbeit nicht überhand nimmt?

IT in einer hybriden Arbeitsumgebung zu verwalten, ist nicht einfach. Es gibt viele Aspekte zu berücksichtigen, von der Sicherstellung, dass Teams auf ihre Daten und Dokumente zugreifen können, bis hin zur Vermeidung neuer Sicherheitslücken.

Um hybrides Arbeiten möglichst effizient zu gestalten, ist es wichtig, dass Sie Ihre IT-Infrastruktur stets in ihrer Gesamtheit betrachten. Auch wenn Ihr Unternehmen in unterschiedliche Standorte strukturiert ist, arbeiten sie nicht unabhängig voneinander. Ihre Teams müssen miteinander kommunizieren und sich nahtlos verbinden können. Ein zerstückelter IT-Ansatz, bei dem Tools und Lösungen schnell zusammengeschustert werden, kann zu gestörten Arbeitsabläufen und Integrationsproblemen führen, die weitere Verzögerungen und Schwierigkeiten nach sich ziehen.

Vor diesem Hintergrund geht es nicht nur um die bloße Bereitstellung von Technik, sondern um die planvolle Selektion und Einführung von Technologie, die nahtlos und standortübergreifend zusammen funktioniert. Das haben wir in den Mittelpunkt unserer Digital Transformation Services gestellt: ein Ökosystem aus Hardware, Software und Dienstleistungen zu erschaffen, das effektives Arbeiten von überall aus unterstützt. Diese bewährten Technologien sind so konzipiert, dass sie perfekt ineinander greifen, um Komplikationen und Ausfallzeiten für die Mitarbeitenden und das IT-Team zu reduzieren.

Wir wissen auch, dass die Verwaltung einer Systemflotte zumindest Kopfzerbrechen bereitet, doch besonders heikel wird es dann, wenn sich die Geräte nicht einmal auf dem lokalen Firmengelände befinden. uniFLOW Online, unsere cloudbasierte Software, bietet eine einheitliche Plattform, die alle Arbeitsstätten miteinander verbindet. Über diese Plattform wird Ihre Flotte zentral verwaltet, unabhängig davon, wo sich die Geräte befinden: von den Nutzerberechtigungen bis hin zur Überwachung der Druckerauslastung – und das alles von dort aus, wo Sie gerade arbeiten.

Produktivität nach Plan

Die Produktivität ist eng mit dem Endergebnis eines Unternehmens verknüpft und steht daher ganz oben auf der Prioritätenliste jeder Führungskraft. Deswegen sind viele besorgt über die Auswirkungen, die eine Umstellung ihres traditionellen Betriebsmodells hinsichtlich der Produktivität der Mitarbeitenden haben wird.

Aber mit dem richtigen Partner und dem richtigen Ökosystem ermöglicht hybrides Arbeiten nicht nur die Aufrechterhaltung des „Business as usual“. Vielmehr bietet es Chancen, bestehende Arbeitsabläufe zu überdenken und zu optimieren, um die Produktivität zu steigern.

Die Investition in das richtige Technologie-Fundament hilft Ihnen nicht nur, das hybride Arbeiten im Hier und Jetzt zu verbessern. Für die Zukunft Ihres Unternehmens ist es eher noch wichtiger, dies als Chance zur ständigen Optimierung zu sehen. Dieses Fundament hilft der IT das Unternehmen auf Veränderungen vorzubereiten, so dass es sich in Zukunft leichter weiterentwickeln und optimieren lässt.

Eine Illustration im Comic-Stil von drei Erwachsenen von der Titelseite von Hybrid in Action

Hybrides Arbeiten in Aktion!

Erfahren Sie mehr darüber, wie das technologische Ökosystem von Canon produktives, hybrides Arbeiten in Ihrem Unternehmen ermöglicht.

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