Warum Informationen das Lebenselixier eines jeden Unternehmens sind – und wie man sie effektiv nutzen kann

Das Sammeln von Daten ist in allen Unternehmen nahezu allgegenwärtig, insbesondere infolge der weit verbreiteten Digitalisierung nach Pandemie. Doch allzu oft werden sie nicht optimal genutzt. In den Unternehmen weiß man, dass Daten gesammelt und daraus Erkenntnisse gewonnen werden müssen. Aber es fehlt oft an effizienten Möglichkeiten, diese Informationsschätze zu verwalten und zu analysieren.

Es ist die Aufgabe der IT-Leiter, die richtigen Fragen zu stellen. Wie werden die Daten gesammelt? Wie werden sie analysiert? Und werden sie dazu genutzt, um bessere Entscheidungen zu treffen?

Zunächst jedoch muss ein Bewusstseinswandel stattfinden. In den Unternehmen wurden Informationsmanagementsysteme vor allem eingeführt, um die Vorschriften besser einhalten zu können und um die Sicherheit zu erhöhen. Das ist ein reaktiver Ansatz, der dazu führt, dass die IT-Teams auf der Stelle treten.

Mit der zunehmenden Verbreitung neuer Technologien wie KI und der Verarbeitung größerer und komplexerer Datensätze in Unternehmen verändert sich die Rolle, die die Informationen spielen.

Nicht nur unter IT-Führungskräften wächst das Bewusstsein, dass die Entscheidungen für Investitionen in das Informationsmanagement nicht einfach durch Ankreuzen eines beliebigen Fragebogens getroffen werden können. Durch gutes IT-Management können verborgene Werte im gesamten Unternehmen freigesetzt und Prozesse schneller, sicherer und für die Mitarbeitenden lohnender gemacht werden.

Ein gutes Informationsmanagement beginnt mit der Optimierung der Informationsabläufe in einem Unternehmen. Wohin es führt, hängt davon ab, wie ambitioniert die Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträger sind.

Die genaue Kenntnis, wie Informationen durch Ihr Unternehmen fließen, ist ein einfacher, aber wesentlicher Bestandteil der Datenverarbeitung im Einklang mit den Compliance-Verpflichtungen. In stark regulierten Sektoren, z. B. im Gesundheitswesen und bei Finanzdienstleistern, wurden in großem Umfang Informationsmanagementlösungen eingeführt. In diesen Sektoren müssen große Mengen an sensiblen Daten verwaltet werden, z. B. Patientenakten und personengebundene Daten, wodurch die Verbesserung des Informationsmanagements in den Vordergrund rückt.

Auch wenn diese Bereiche bei der Automatisierung eine Vorreiterrolle gespielt haben, hat die starke Konzentration auf die Einhaltung der Vorschriften dazu geführt, dass einige Unternehmen die Chance verpasst haben, das wahre Potenzial ihrer Daten auszuschöpfen.

Die Betonung der Sicherheit und der Einhaltung von Vorschriften hat den Umfang des Informationsmanagements in vielen Unternehmen eingeschränkt und zu einer allzu optimistischen Wahrnehmung der eigenen digitalen Reife geführt.

Die Untersuchung von Canon zeigt, dass die Unternehmen bei der Digitalisierung von Prozessen Fortschritte machen. 94 % der Unternehmen gaben an, dass sie eine Form der Automatisierung eingeführt haben. Auf die Frage nach der Informationssicherheit und den digitalen Prozessen sind 78 % der Entscheidungstragenden der Meinung, dass ihre Unternehmen auf diesem Gebiet bereits „ausgereift“ sind¹.

Trotz dieses wahrgenommenen Reifegrads haben nur 53 % der Entscheidungstragenden die "ersten Schritte" auf ihrem Weg zur Automatisierung unternommen, wobei automatische Zugriffsrechte die am häufigsten genannte Fähigkeit sind².

Dies zeigt, wie wenig automatisierte Verfahren bisher eingesetzt werden. Welche Schritte sollten IT-Entscheidungstragende zur Verbesserung dieser Situation also unternehmen?

Daten sind das Lebenselexir der Unternehmen. Die Nutzung der darin liegenden Werte kann zusätzliche Chancen eröffnen und einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Informationen haben jedoch nur dann einen Wert, wenn sie in Bewegung kommen. Da Unternehmen diese Daten bereits zu Compliance-Zwecken sammeln, sollten IT-Entscheidungstragende nach Möglichkeiten suchen, den Informationsfluss zwischen verschiedenen Teams effizienter zu gestalten. Wenn die richtigen Personen Zugang zu den richtigen Daten haben, ist es viel einfacher, die Prozesse zu optimieren.

Im Gesundheitswesen könnte dies zum Beispiel bedeuten, dass Daten aus Krankenhausakten genutzt werden, um die Abläufe in der Notaufnahme zu optimieren und Engpässe und Ineffizienzen zu ermitteln, um die Wartezeiten für die Patienten zu verkürzen. Einen Schritt zurückzutreten und neu zu bewerten, wie Informationen durch das Unternehmen fließen, kann im Wettbewerb zum entscheidenden Faktor werden.

Haben Sie schon einmal vom "Drehstuhl"-Effekt gehört? Das ist ein Wachstumskiller. Er tritt ein, wenn die Mitarbeitenden zwischen mehreren Anwendungen und Systemen wechseln müssen, nur um Routineaufgaben zu erledigen. Schlimmer noch, er kann die Einführung neuer Technologien wie KI zum Scheitern bringen. Ein robustes Informationsmanagement-Programm verbindet die Schlüsselsysteme und erschafft ein einheitliches Informationsnetz. Dadurch wird die Einführung neuer Technologien erleichtert und gleichzeitig höhere Renditen durch den Zugriff auf hochwertige Daten ermöglicht.

Die Unternehmen sind dabei nicht auf sich selbst gestellt. Ein strategischer Partner mit guter Erfahrung in den Bereichen Informationsmanagement und Geschäftsprozesse kann dabei helfen, die wertvollsten Resultate zu ermitteln und die richtigen Prozesse zu entwickeln, um diese Erkenntnisse zu erschließen. Gleichzeitig erleichtert eine einheitliche Plattform die Verwaltung von Informationen auf unternehmensweiter Basis und die Überwindung von Silos. Ein motiviertes Führungsteam kann Veränderungen durchsetzen und die übergreifende Vision vorgeben.

Lassen Sie uns den Wandel in der Wahrnehmung vorantreiben. Beim Informationsmanagement geht es nicht nur um die Einhaltung von Vorschriften. Es geht darum, ein Unternehmen schneller voranzubringen und auch an unerwarteten Stellen Mehrwerte zu entdecken. Wenn Unternehmen diese Botschaft verinnerlichen, sind sie in einer guten Position, um die Vorteile der Technologien, die die Zukunft prägen, zu nutzen.