Business Process Management

Digitale Poststelle

Ohne das richtige System ist die Postsortierung ein Zeitfresser. Zudem passieren Fehler und man weiß nie, ob die Post tatsächlich beim richtigen Empfänger angekommen ist. Die Digitale Poststelle von Canon beschleunigt die zentrale Bearbeitung der eingehenden Post sowie die elektronische Verteilung von Formularen und Dokumenten in betriebliche Workflows.

Schneller arbeiten mit digitaler Poststelle

"Von der Digitalisierung unserer Eingangspost und der damit verbundenen Optimierung unserer Prozesse profitieren unsere Versicherten und unsere Mitarbeiter in gleichem Maß." Oliver Holz, Leiter DMS Betrieb, KKH Versicherung Hannover

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Die Schritte zur Digitalen Poststelle

Wie eine Digitale Poststelle funktioniert, welche logischen Schritte aufeinander folgen und wie das Ganze aussieht, sehen Sie in folgenden Punkten.

Schritt 1

Als erstes gilt es, die Ist-Situation zu analysieren: wie funktionieren die Verteilung der physischen sowie digitalen Post derzeit? Ein wesentlicher Punkt ist die Koordination der beteiligten Abteilungen bzw. Unternehmen, sollten Sie ein größerer Kunde sein: welche Projektschritte laufen über wen, wie sehen die technische Umsetzung und die rechtlichen Aspekte aus. Um all diese Fragen kümmern wir uns mit unseren erfahrenen Leuten und klären Schritt für Schritt die Details und Verantwortlichkeiten.

Schritt 1

Schritt 2

Die Post soll strukturiert werden: dafür müssen Postadressen umgeleitet werden, oder die Abholung der physischen Post erfolgt durch ein Servicezentrum, zB unserem Partner „Laube“. Sämtliche Briefe in jeder denkbaren Form, die beispielsweise bei Versicherungen, Leistungsfragen betreffen, werden dann zunächst mit Hochleistungs-Dokumentenscannern digitalisiert.

Schritt 2

Schritt 3

Die Dateien werden mittels Scan-Client-Software mit den entsprechenden Metadaten für den folgenden Workflow versehen. Je nach Komplexität der Inhalte gilt es Dokumente möglichst detailliert für die automatische Weiterbearbeitung zu kategorisieren - eine Aufgabe, die nur mit einem Mix aus automatisierter Scanprozedur und manueller Dienstleistung zu lösen ist. Genau diesen Mix bieten wir mit unserem Partner an.

Schritt 3

Gut zu wissen

Warum kann ich keine Standardlösung kaufen? Die Mischung aus IT-Systemen, die Art und Weise, wie Unternehmen Dokumente verwalten, und die Herausforderungen, denen sie sich gegenübersehen, sind für jedes Unternehmen unterschiedlich. Die Einführung einer effektiven digitalen Poststelle zur Automatisierung der Dokumentenprozess-Workflows erfordert eine maßgeschneiderte Lösung, die möglicherweise in Ihre bestehenden Systeme integriert werden muss.

Gut zu wissen

Automatisieren Sie Ihre Eingangspost

Schneller arbeiten, Kosten senken, Dienstleistungen verbessern und Eingangspost effektiver verarbeiten? Die Vorteile einer Digitalen Poststelle hier im Überblick.

Effizienzsteigerung durch automatische Postverarbeitung
Mitarbeiter können sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und es wird nicht nur Papier, sondern auch Zeit eingespart.

Die Reduzierung manueller Eingriffe ermöglicht einen effektiven Personaleinsatz
Ihre Mitarbeiter können mehr leisten – in kürzerer Zeit und sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Schnellere Postverarbeitung erhöht die Kundenzufriedenheit und Kundenbindung
Sie können so schnell, effektiv und mit den richtigen Informationen auf Kundenanfragen reagieren.

Mitarbeiter können überall auf Dokumente zugreifen und mit Kollegen gemeinsam nutzen
Durch die verbesserte Zusammenarbeit wird die Produktivität gesteigert und die Motivation der Mitarbeiter erhöht.

Vertrauliche Informationen werden einfach und sicher verteilt und verwaltet
Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und vertraglicher Pflichten.

Die Poststelle der Zukunft

Exploring the digital mailroom of tomorrow
Diese Lösung hat die Produktivität erhöht und die Reaktionszeit gegenüber Kunden verringert.

Alan Watson

Relationship Manager, Aegon UK

Die Herausforderung

Aegon, eine internationale Lebensversicherung, suchte nach einem schnelleren Weg, die Post zwischen Aegon und seinen zwei Millionen britischen Kunden zu verarbeiten. Die Postbearbeitung bei Aegon war teuer, arbeitsintensiv und ineffizient. Entsprechend litt der Kundenservice darunter.

Critical Document Governance ensures that critical documents are sent to the right place at the right time
Our Digital Mailroom solution streamlined and automated key workflows

Die Lösung

Im Rahmen eines mehrstufigen Projekts implementierten wir unsere digitale Poststellenlösung. So konnte Aegon seine Postbearbeitung auf ein neues Niveau bringen. Unser Ziel war es, die wichtigsten Arbeitsabläufe zu harmonisieren und automatisieren. Die Post wird nun extern an einem neuen zentralen Standort verarbeitet und gespeichert.

Die Vorteile

Mit dieser Lösung wird die Post in der Hälfte der Zeit verarbeitet. Die Arbeitskosten halbieren sich, und durch weniger Ausdrucke und Lageraufwand sinken die Gesamtkosten um ein Viertel. Dank schnelleren Reaktionszeiten sind die Kunden zufriedener. Auch hat Aegon jetzt die volle Prozesskontrolle und weniger Compliance-Risiken.

Our Digital Mailroom new system gave Aegon full process control and reduced compliance risks.

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